Zeitwirtschaft : Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)
Seit dem 01.01.2023 ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) für Arbeitgeber und Steuerbüros verpflichtend. Zum 01.01.2025 wurden Verbesserungen im eAU-Abrufverfahren umgesetzt. Dies geht aus Version 2.0 der Grundsätze hervor, die das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) am 30.04.2024 genehmigt hat. Des Weiteren gibt es seit dem 01.01.2025 weitere Rückmeldungen bei den eAU-Abfragen im Rahmen des Datenaustauschs.
Neben der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für Beschäftigte, die rund 90 Prozent des Volumens von jährlich 100 Millionen eAU pro Jahr ausmacht, gibt es weitere Nachweise, die im eAU-Verfahren integriert sind. So sind bereits stationäre Krankenhauszeiten und AU-Bescheinigungen von Durchgangsärztinnen und -ärzten Teil des Verfahrens. Seit dem 01.07.2023 erfolgt eine Prüfung möglicher Doppelbescheinigungen infolge von Krankenkassenwechseln. Seit dem 01.01.2024 können Arbeitsagenturen (AfA) von der eAU profitieren und die Krankmeldungen von Personen, die Arbeitslosengeld beziehen, digital erhalten. Ebenso erfolgt ein Datenaustausch zwischen den Krankenkassen bei einem tagestationären Krankenhausaufenthalt von mehr als sechs Stunden, teilstationäre Krankenhausaufenthalte sind vom Verfahren bislang nicht erfasst.
Elektronische Abfrage durch den Arbeitgeber
Wenn Arbeitgeber Arbeitsunfähigkeitsdaten (= AU) erfahren möchten, stellen sie über das Meldeverfahren eine Anfrage bei der Krankenkasse. Diese prüft, ob AU-Daten vorliegen, und meldet diese an den Arbeitgeber zurück. Dies kann natürlich nur erfolgen, wenn der Krankenkasse auch AU-Zeiten oder stationäre Krankenhausaufenthalte bekannt sind. Das Verfahren wurde angepasst und erweitert, um mehr Transparenz zu schaffen.
Erweiterung der eAU
Bis Ende 2024 galt noch: Zu Beginn eines Krankenhausaufenthalts erhält die Krankenkasse häufig das voraussichtliche Ende des Aufenthalts. Das tatsächliche Ende wird den gesetzlichen Krankenkassen dann bei der Entlassung mitgeteilt. Wenn der Arbeitgeber das tatsächliche Ende erfahren möchte, muss er bisher eine weitere Anfrage stellen. In 2025 wurde das Verfahren für Arbeitgeber erleichtert: Eine erneute Abfrage ist dann nicht mehr nötig. Bei einer stationären Behandlung, die zum Abfragezeitpunkt noch läuft, erhält der Arbeitgeber das voraussichtliche Entlassungsdatum mitgeteilt. Die Krankenkasse übermittelt dann proaktiv das tatsächliche Entlassungsdatum. Dies gilt unter der Voraussetzung, dass eine AU-Abfrage vorliegt und zuvor das voraussichtliche Entlassungsdatum gemeldet wurde.
Rückmeldegründe
Zum 01.01.2025 sind mehrere neue Regelungen hinzugekommen, die das eAU-Verfahren weiter verbessern sollen. Durch diese Änderungen soll eine genauere Darstellung ermöglicht und das Verfahren für besondere Fälle nutzbar gemacht werden. So werden die Zeiten, in denen Beschäftigte in einer Vorsorge- oder Rehabilitationseinrichtung sind, seit dem 01.01.2025 in das Abrufverfahren integriert und an den Arbeitgeber zurückgemeldet. Hierfür lautet der neue Rückmeldegrund „5 – Reha/Vorsorge“.
Teilstationäre Krankenhausaufenthalte, bei denen der oder die Beschäftigte ebenfalls arbeitsunfähig ist, können erst nach Abrechnung durch das Krankenhaus korrekt im Datensatz an die Krankenkasse abgebildet werden. Derzeit erfolgt die Abrechnung häufig zeitlich stark versetzt zur Aufnahme, was zu Problemen führen kann. Mit dem neuen Rückmeldegrund „6 = Teilstationäre Krankenhausbehandlung“ sollen diese in Zukunft vermieden werden. Die Krankenkasse informiert, dass ihr ein Nachweis vorliegt, wobei dies ohne Angabe der genauen Zeiten des Aufenthalts erfolgt. Sofern eine AU-Bescheinigung in Papierform vorliegt, die ungültige Daten enthält, und eine Korrektur vom Versicherten angefordert wurde, erhält der Arbeitgeber eine Rückmeldung mit dem Rückmeldegrund „7 = In Prüfung“. Wird innerhalb von 28 Tagen eine korrigierte AU-Bescheinigung eingereicht, erfolgt eine aktive Rückmeldung mit den AU-Daten.
Bisher erhält die Krankenkasse die eAU-Meldungen lediglich von den Vertragsärzten auf digitale Weise. Darüber hinaus gibt es IT-Systeme mit Krankenhäusern sowie mit Vorsorgeund Rehabilitationseinrichtungen. Diese Daten können von den Arbeitgebern elektronisch über das eAU-Abrufverfahren angefragt und elektronisch zurückgemeldet werden. Liegen sie der Krankenkasse vor, ist ab dem 01.01.2025 auch für privatärztliche und ausländische AU-Nachweise eine Rückmeldung über den neuen Rückmeldegrund „8 = Anderer Nachweis liegt vor“ möglich. In diesem Fall informiert die gesetzliche Krankenkasse, dass ihr ein Nachweis vorliegt, und tut dies gleichfalls ohne Angabe der genauen Zeiten.
Tritt der Fall ein, dass eine AU-Abfrage des Arbeitgebers während eines laufenden Kassenwechsels an die Vorkasse weitergeleitet wurde (weil der Folgekasse noch keine AU-Daten vorliegen), erhält der Arbeitgeber von der Folgekasse eine Rückmeldung. Ab dem 01.01.2025 werden diese Fälle mit dem neuen Rückmeldegrund „9 = Weiterleitungsverfahren“ gekennzeichnet und nicht mehr mit dem Grund „4 = Nachweis liegt nicht vor“. Zusätzlich erfolgt auch eine Rückmeldung von der Vorkasse.
Darstellung der Zeiträume verbessert
Die Zeiträume, die Krankenkassen den Arbeitgebern im eAU-Abrufverfahren zurückmelden, werden übersichtlicher dargestellt: Die Abwesenheit wird nun mit den Feldern „Nachweis seit“ sowie „Voraussichtlich Nachweis bis“ bzw. „Tatsächlich Nachweis bis“ dargestellt. Und zwar erfolgt dies unabhängig von der Art der Abwesenheit der Beschäftigten.
Stornierungen durch den Arbeitgeber
Meldungen sind zu stornieren, wenn sie nicht zu erstatten waren oder unrichtige Angaben enthielten. Dies kann so lange erfolgen, bis eine Rückmeldung der Krankenkasse vorliegt. Rückmeldungen mit Kennzeichen 4, 7 oder 9 werden nur als Zwischennachricht behandelt.
Stornierungen durch die Krankenkasse
Erfolgt die Stornierung einer Meldung durch die Krankenkasse, weil etwa der behandelnde Arzt seine eAU aufgrund eines Meldefehlers storniert, so ist bei Übermittlung einer neuen Meldung durch den Arzt für diesen Zeitraum auch eine erneute Meldung der Krankenkasse an den Arbeitgeber erforderlich. In diesen Fällen kann es zu zeitlichen Verzögerungen kommen, wenn die genannten Meldungen in unterschiedlichen Datensätzen erfolgen.
Vorerkrankungsanfrage
Werden Beschäftigte arbeitsunfähig, zahlt der Arbeitgeber grundsätzlich das Entgelt für sechs Wochen fort. Dabei werden Vorerkrankungen in den letzten sechs Monaten vor der Arbeitsunfähigkeit auf den Anspruch angerechnet, wenn die Krankheiten auf derselben Ursache beruhen. Zur Prüfung, ob die Krankheiten in einem ursächlichen Zusammenhang stehen, wendet sich der Arbeitgeber an die Krankenkasse der Beschäftigten. Die Anfrage erfolgt über den Datenaustausch Entgeltersatzleistungen (DTA EEL) mit dem Abgabegrund 41. Die Anfrage des Arbeitgebers darf nur dann erfolgen, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind: Für die aktuelle Arbeitsunfähigkeit liegt ein Nachweis vor.
In den letzten sechs Monaten vor Beginn der aktuellen Arbeitsunfähigkeit liegt mindestens eine bescheinigte Vorerkrankung vor. Die für den Zeitraum von 12 Monaten kumulierten AU-Zeiten aller potenziellen Vorerkrankungen inklusive der aktuellen Arbeitsunfähigkeit müssen mindestens 30 Tage betragen. Die Krankenkasse hat dann zu prüfen, ob auf Grundlage der Angaben zur Diagnose in den Arbeitsunfähigkeitsdaten die gesetzliche Pflicht zur Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall wegen anrechenbarer Vorerkrankungszeiten für den Beschäftigten endet. Sie meldet folglich die für die Ermittlung der Entgeltfortzahlungsdauer bei der aktuellen Arbeitsunfähigkeit relevanten Vorerkrankungen mit der Information, ob die angegebenen Zeiten „anrechenbar“ oder „nicht anrechenbar“ sind, und den maßgebenden Zwölf-Monats-Zeitraum an den betroffenen Arbeitgeber. Diese Rückmeldung erfolgt ebenfalls im Datenaustausch Entgeltersatzleistungen (DTA EEL) und mit dem Abgabegrund 61. Gesetzlich ausgeschlossen ist das Verfahren bei geringfügig Beschäftigten, da den Krankenkassen die Beschäftigungszeiten nicht vorliegen. Ausgenommen sind auch die privat krankenversicherten Beschäftigten.
Fazit und Ausblick
Im Zug der Digitalisierung ist es notwendig, die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in die Zeitwirtschaft zu integrieren, um den manuellen Aufwand der Fehlzeitenpflege zu reduzieren. Gleichzeitig darf nicht aus dem Blick geraten, dass der gesetzliche Datenschutz dabei vollständig eingehalten wird. Das Personalmanagement muss die Voraussetzungen dafür schaffen, dass bei einer elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung die notwendigen Fehlzeiten zeitnah und möglichst auf digitalem Weg für die Entgeltabrechnung zur Verfügung stehen.
Wenn die Zeiterfassung digital erfolgt, müssen Schnittstellen vorhanden sein, um die krankheitsbedingten Fehlzeiten digital erfassbar und auswertbar zu haben. Und für eine noch unbestimmte Übergangszeit müssen für die privat krankenversicherten Beschäftigten die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen noch in Papierform entgegengenommen und verarbeitet werden. Die gesetzlichen Krankenkassen, die als Arbeitgeber selbst auf die Effizienzsteigerungen angewiesen sind, wissen um den notwendigen Anpassungsbedarf.
Raschid Bouabba, MCGB GmbH