HR in Zeiten der Wirtschaftskrise : Herausforderungen und Chancen für Ihr Unternehmen
Die momentane Marktlage zwingt viele Firmen, ihre Personalstrategie zu überdenken und sich den veränderten Marktbedingungen anzupassen.
Personalverantwortliche stehen vor der schwierigen Aufgabe, zwischen Kosteneinsparungen und der Sicherstellung einer funktionierenden, motivierten Mitarbeiterschaft abzuwägen.
Die Hauptprobleme sind:
- Kostendruck und Personaleinsparung,
- Fachkräftemangel trotz der Krise,
- Mitarbeitermotivation und -bindung.
Hinzu kommt, dass die Preise im Markt, gerade auch die der großen Anbieter, permanent steigen. Der zusätzliche Druck auf die Kunden in die Cloud zu wechseln, ist eine weitere enorme Belastung, die es zu managen gilt.
Einige vorausschauende HR-Anbieter haben bereits frühzeitig die neuen Anforderungen erkannt und ihr Lösungsportfolio angepasst. Es besteht aus einem Bündel von Maßnahmen und Softwarelösungen, die Ihnen praxiserprobt helfen, auch die jetzige kritische Wirtschaftslage HR-seitig optimal und kostengünstig zu überstehen.
Aber wie finde ich den richtigen Partner?
Ein HR-Systemwechsel ist eine strategische Entscheidung, die langfristige Auswirkungen auf das Unternehmen hat. Die Wahl des richtigen Partners ist entscheidend, um eine vernünftige Kostenstruktur, eine reibungslose Implementierung, Benutzerfreundlichkeit und die gegebenenfalls benötigte zukünftige Skalierbarkeit sicherzustellen. Auch der Bereich der Datensicherheit wird immer wichtiger, denn Spezialanbieter verfügen meist über Ressourcen und Sicherheitsstandards, die nur mit sehr hohem Kostenaufwand im eigenen Betrieb zu realisieren sind.
Im 1. Schritt ist meine Empfehlung, alle Bereiche auf den Prüfstand zu stellen und den Status festzuhalten:
- Welche Programme setze ich bereits ein und wie sind diese miteinander verbunden?
- Welche administrativen Arbeiten sind heute erforderlich, um die Programme gegenseitig mit Daten zu versorgen, z. B. von der Personalzeitwirtschaft zur Entgeltabrechnung oder von der RecruitmentSoftware zur Entgeltsoftware?
- Wie sind die Prozessabläufe von der Krankmeldung (eAU) der Mitarbeiter über Urlaubsanträge bis hin zum Genehmigungsverfahren? Per Zettel, per Telefon oder E-Mail …?
Im 2. Schritt analysieren wir die Kosten:
- Wie hoch sind die monatlichen Kosten Ihrer HR-Software?
- Welche Dienstleistungsaufwendungen müssen, um einen normalen Betrieb aufrechtzuerhalten, seitens des Anbieters hinzugekauft werden? Wie verhalten sich diese im Vergleich zu anderen Anbietern moderner Lösungen?
- Wie hoch sind meine Personalkosten im HR Bereich, um mit der eingesetzten Software die erforderlichen Aufgaben zu erfüllen?
Im 3. Schritt analysieren wir die Arbeit der Personaler nach den folgenden Kriterien:
- Wertschöpfende Arbeiten?
- Administrative Arbeiten?
- Welche Arbeiten sind für eine strategische Neuausrichtung aufgrund der Marktsituation sinnvoll im Unternehmen zu behalten und welche lassen sich besser durch einen Dienstleister abwickeln?
Gerade eine strategisch sinnvolle Aufteilung der Aufgabenbereiche ist besonders in schwierigen Zeiten für die erfolgreiche und kostengünstige Neuausrichtung von hoher Bedeutung.
Das Vorhalten von Spezialwissen bei den Mitarbeitern durch eine ausgereifte Mitarbeiterentwicklung und Mitarbeiterbindung ist oft ein im härteren Wettbewerb nicht zu unterschätzender Vorteil. Trotz Krise sind langfristig das Recruiting und das Employer Branding, also der Aufbau einer starken Arbeitgebermarke, wichtig und dürfen nicht vernachlässigt werden. Denn zufriedene Mitarbeiter leisten mehr und tragen damit direkt zum Unternehmenserfolg bei.
Alle diese Aufgaben haben einen rein wertschöpfenden Charakter und sollten auf jeden Fall durch eigene Mitarbeiter abgewickelt werden. Eine Entgeltabrechnung gehört heutzutage nicht mehr dazu, da HR-Mitarbeiter durch die Auslagerung an einen Dienstleister den nötigen Freiraum für die wertschöpfende Personalarbeit erhalten.
Gemäß der obigen Analyse haben Sie nun ein „internes“ Pflichtenheft, mit dem Sie eine HR-Dienstleisterauswahl strukturiert durchführen können.
Aber auch bei der Auswahl des zukünftigen HR-Partners ist Vorsicht geboten. Nicht bunte Prospekte oder vollmundige Vertriebs- und Marketingaussagen sollten Ihre Wahl beeinflussen, sondern nachprüfbare Kundenprojekte mit klaren Kostenstrukturen, aussagekräftige Anwenderberichte und ein nachgewiesenes HR-Prozessverständnis sind die entscheidenden Erfolgsfaktoren.
Weiterhin ist es unabdingbar, dass der zukünftige Partner über eine gesamtheitliche HR-Lösung verfügt, in der die einzelnen Aufgabengebiete sowohl von Ihren Mitarbeitern als auch vom Dienstleister selbst, z. B. beim Full Service Providing (FSP) für die Entgeltabrechnung, abgewickelt werden.
Gerade die immer komplizierter werdende Lohnabrechnung erfordert hohes Spezialwissen und nimmt erhebliche Zeit in Anspruch. Die Auslagerung an Ihren HR-Dienstleister ist ein seit Jahren erfolgreich umgesetzter und kostengünstiger Prozess.
FAZIT
HR sollte sich auf wertschöpfende, strategische Aufgaben konzentrieren – besonders in Zeiten der Marktveränderung.
Um Effizienzsteigerungen zu erzielen, sollten administrative Arbeiten automatisiert oder ausgelagert werden.
Eine hybride Strategie ist ideal: Ich empfehle den Unternehmen, die Lohnabrechnung outzusourcen, während die wertschöpfenden Arbeiten, wie das Personalmanagement, durch die eigenen Mitarbeiter ausgeführt werden.
Lothar Steyns, Geschäftsführender
Gesellschafter,
SUMMIT IT CONSULT
GmbH,
www.summit-it-consult.de
