Was Unternehmen jetzt vernichten dürfen : Aufbewahrungspflichten in verschiedenen Rechtsgebieten
Alle Betriebe müssen bestimmte Unterlagen eine Zeit lang aufbewahren. Im Arbeits-, Steuer- und Sozialversicherungsrecht gibt es für solche Unterlagen unterschiedliche Aufbewahrungsfristen.
Seit dem 01.01.2026 können viele für die Steuer interessante Unterlagen vernichtet werden. Grundsätzlich beginnt die steuerliche Aufbewahrungsfrist mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen in die Unterlagen durchgeführt oder die Unterlagen erstellt wurden. Bei laufenden Betriebs-, Umsatz- oder Lohnsteuerprüfungen durch das zuständige Finanzamt dürfen die Unterlagen durch den Betrieb nicht vernichtet werden, auch wenn die Aufbewahrungsfrist bereits abgelaufen ist. Nicht anders verhält es sich bei steuerstraf- oder bußgeldrechtlichen Ermittlungen oder bei offenen Rechtsbehelfs- oder Klageverfahren, die beim zuständigen Finanzamt bzw. bei einem Finanzgericht anhängig sind.
Generell ist die Aufbewahrungspflicht von Büchern und Unterlagen im Steuer- und Handelsrecht geregelt. Die steuerliche Aufbewahrungspflicht ergibt sich aus der Abgabenordnung (AO). Aus den gesetzlichen Bestimmungen der AO geht hervor, dass alle Betriebe und Unternehmer, die zur Buchungsführungspflicht verpflichtet sind, auch die Aufbewahrungspflicht nach dem deutschen Steuerrecht beachten müssen. Mit § 140 AO geht die Aufzeichnungspflicht über das Steuerrecht hinaus. Wer als Betrieb oder Unternehmer seine Bücher nach anderen Gesetzen führt, hat die Aufbewahrungspflichten nach diesen Vorschriften zu erfüllen. So sind einige Kaufleute verpflichtet, die Vorschriften des Handelsrechtes (Handelsgesetzbuch (HGB)) zu beachten.
Nach § 257 HGB müssen alle Kaufleute bei der Aufbewahrung der Unterlagen die Vorschriften des Handelsgesetzbuches beachten. Danach muss die Buchführung so gestaltet sein, dass alle Geschäftsvorfälle auch von Dritten (z. B. durch einen Prüfer des zuständigen Finanzamtes) lückenlos nachvollzogen werden können.
Neben den Aufbewahrungsfristen nach AO und HGB bestehen weitere spezielle Aufbewahrungspflichten in verschiedenen Rechtsgebieten. Dazu zählen beispielsweise das Aktienrecht (z. B. Aktiengesetz – AktG), das Arbeitsrecht (z. B. Nachweisgesetz, Arbeitszeitgesetz), das Beamtenrecht, das Produkthaftungsrecht, das Sozialversicherungsrecht (z. B. Sozialgesetzbücher), das Steuerrecht sowie besondere Vorschriften für Kreditinstitute und Versicherungsunternehmen.
Steuerliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren (§ 147 Abs. 3 AO i.V.m. § 147 Abs. 1 Nr. 1, 4 und 4a AO)
Erfolgte eine Eintragung zuletzt im Jahr 2015, können die folgenden Unterlagen seit dem 01.01.2026 beispielshaft vernichtet werden:
- Jahresabschlüsse (Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung)
- Kontoauszüge von Kreditinstituten
- Jahresbilanzen
- Inventare
- Kassenberichte
- Bücher und Aufzeichnungen
- Lageberichte
- Eröffnungsbilanz mit allen zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen
- Bankunterlagen
- Fahrtenbücher
- Steuererklärungen und Umsatzsteuervoranmeldungen
Für Buchungsbelege und Rechnungen (z. B. Bewirtungsbelege, Reisekostenabrechnungen, Lieferscheine, Quittungen) wurde die Aufbewahrungsfrist im Oktober 2024 durch das vierte Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre gesenkt.
Steuerliche Aufbewahrungsfrist von acht Jahren
Erfolgte eine Eintragung zuletzt im Jahr 2017, können die folgenden Unterlagen seit dem 01.01.2026 beispielshaft vernichtet werden:
- Belege aus der Buchhaltung wie beispielsweise Eingangs- und Ausgangsrechnungen, ferner Kassenzettel und Lieferscheine
- Lohnunterlagen, die für die betriebliche Gewinnermittlung Bedeutung haben. Dazu gehören beispielsweise Lohnlisten und Lohnsteuerunterlagen sowie Unterlagen zu langfristigen Arbeitszeitkonten.
Steuerliche Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren
Erfolgte eine Eintragung zuletzt im Jahr 2019, können die folgenden Unterlagen seit dem 01.01.2026 beispielshaft vernichtet werden:
- Handels- und Geschäftsbriefe (auch E‑Mails)
- Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe (aus E‑Mails)
- Versicherungspolicen nach Ablauf
- Verträge
- Mahnungen
- sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind
Dazu gehören beispielsweise
- Angebote
- Auftragsbestätigungen
- Buchführungsprogramm
Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht nach dem Mindestlohngesetz
Gemäß § 17 Mindestlohngesetz (MiLoG) sind Arbeitgeber verpflichtet, zu dokumentieren, dass im Betrieb der gesetzliche Mindestlohn eingehalten wird. Die Unterlagen, die nötig sind, damit der Betrieb nachweisen kann, dass er die Mindestlohnbestimmungen einhält, müssen über die gesamte Beschäftigungsdauer bereitgehalten werden, mindestens aber für die Dauer von zwei Jahren.
Weitere Aufbewahrungsfristen im Arbeitsrecht
Für das Arbeitsrecht gilt eine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung. Übersteigt die tägliche Arbeitszeit einer Arbeitnehmerin oder eines Arbeitnehmers acht Stunden pro Tag, ist diese aufzuzeichnen. Diese Aufzeichnungen müssen mindestens zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Bei geringfügig entlohnten und kurzfristig Beschäftigten sind Arbeitgeber verpflichtet, den Beginn, die Dauer und das Ende der täglichen Arbeitszeit festzuhalten. Wichtig ist dabei, dass die Aufzeichnung zeitnah erfolgen muss. Die Aufzeichnung muss spätestens sieben Tage nach dem jeweiligen Arbeitstag des geringfügig entlohnten oder kurzfristig Beschäftigten erfolgen.
Aufbewahrung
Generell gibt es für die meisten Dokumente und Unterlagen bezüglich der Aufbewahrung keine bestimmten Vorgaben. Die bestehenden Dokumente und Unterlagen dürfen in Papierform oder auch digital aufbewahrt werden.
Lebenslange Aufbewahrung
Es gibt aber auch Unterlagen, die Privatpersonen zeitlich unbegrenzt aufbewahren sollen. Dazu gehören die folgenden Unterlagen:
- Unterlagen zur Rentenberechnung der Deutschen Rentenversicherung sowie die dazugehörenden Arbeitsverträge, Lohn- und Gehaltsabrechnungen des Arbeitgebers und Unterlagen der Sozialversicherungsträger wie der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung
- ärztliche Gutachten • Ausbildungsurkunden
- Abschlusszeugnisse
- Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden sowie Taufscheine
Ulrich Frank, Sozialversicherungsfachwirt und Wirtschaftsjournalist