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Sachverhalt: Gesundheitsförderung als Benefit

Wir möchten ein bestehendes Benefit-Angebot erweitern und künftig stärker in die betriebliche Gesundheitsförderung investieren. Hintergrund ist insbesondere der Wunsch, die Beschäftigten bei Stressbewältigung, Resilienz und einer besseren Work-Life-Balance zu unterstützen.

Geplant ist, den Mitarbeitern verschiedene Gesundheitsangebote zur Verfügung zu stellen. Denkbar sind beispielsweise Kurse zu Stressbewältigung, Selbst- und Zeitmanagement, Achtsamkeit und Resilienz sowie Entspannungsangebote wie Yoga. Wir möchten hierfür den steuerlichen Freibetrag von bis zu 600 Euro jährlich je Arbeitnehmer nutzen.

Allerdings kam nun die Frage auf, unter welchen Voraussetzungen die Aufwendungen tatsächlich steuerfrei behandelt werden können. Insbesondere ist unklar, ob es genügt, entsprechende Kurse anzubieten oder den Beschäftigten den Zugang zu Gesundheitsangeboten zu ermöglichen. Außerdem möchte das Unternehmen wissen, welche Anforderungen an die betriebliche Organisation der Maßnahmen und deren Dokumentation im Lohnkonto gestellt werden.

Fragen an den Experten:

1. Unter welchen Voraussetzungen können Arbeitgeber Gesundheitsmaßnahmen bis zu 600 Euro jährlich je Arbeitnehmer steuerfrei finanzieren und welche Angebote kommen dafür infrage?
2. Muss das Unternehmen hierfür einen strukturierten betrieblichen Gesundheitsprozess einrichten und welche Anforderungen werden daran gestellt?
3. Reicht es für die Steuerfreiheit aus, wenn der Arbeitgeber seinen Beschäftigten die Teilnahme an einem Kurs oder den Zugang zu einem entsprechenden Angebot ermöglicht?
4. Welche Anforderungen gelten an Zertifizierung und Nachweise und was muss zum Lohnkonto genommen werden?

Zu Frage 1: Arbeitgeber können zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbrachte Leistungen zur betrieblichen Gesundheitsförderung bis zu 600 Euro jährlich je Arbeitnehmer steuerfrei gewähren. Voraussetzung ist, dass die Maßnahmen dem Handlungsfeld „gesundheitsförderlicher Arbeits- und Lebensstil“ zuzuordnen sind und den Anforderungen des § 20b Sozialgesetzbuch (SGB) V sowie des GKV-Leitfadens Prävention entsprechen.

Bei betrieblichen Maßnahmen ist zudem entscheidend, dass sie in einen strukturierten innerbetrieblichen Gesundheitsprozess eingebettet sind. Dazu gehört vor allem eine Analyse des betrieblichen Bedarfs unter Einbindung der Beschäftigten sowie der für Sicherheit und Gesundheit verantwortlichen Stellen.

Begünstigt sein können insbesondere Maßnahmen zur Stressbewältigung und Ressourcenstärkung. Dazu zählen beispielsweise Selbst- und Zeitmanagement, persönliche Arbeitsorganisation, Achtsamkeit, Resilienz und Work-Life-Balance. Auch Entspannungsverfahren wie Autogenes Training, Progressive Relaxation, Hatha Yoga, Tai Chi oder Qigong können darunterfallen.

Zu Frage 2: Für steuerfreie betriebliche Gesundheitsleistungen müssen die Maßnahmen Bestandteil eines strukturierten innerbetrieblichen Prozesses sein. Dieser umfasst nach dem GKV-Leitfaden Prävention die Schritte Vorbereitung, Aufbau beziehungsweise Nutzung von Strukturen, Analyse, Maßnahmenplanung, Umsetzung und Evaluation.

Eine wesentliche Grundlage ist die Bedarfsanalyse. Diese kann beispielsweise durch Mitarbeiterbefragungen, Krankenstandsanalysen oder Gesundheitszirkel erfolgen. Einzubeziehen sind die Beschäftigten beziehungsweise deren Vertretungen sowie – soweit vorhanden – die für Sicherheit und Gesundheit verantwortlichen Fachkräfte, insbesondere Fachkräfte für Arbeitssicherheit und Betriebsärzte.

Der Prozess kann beispielsweise durch ein internes betriebliches Gremium gesteuert werden. Eine bestimmte formale Ausgestaltung eines solchen Gremiums wird steuerrechtlich nicht verlangt. Entscheidend ist vielmehr, dass sich der strukturierte Prozess nachvollziehen lässt.

Zu Frage 3: Nein. Die bloße Möglichkeit, an einer Maßnahme teilzunehmen, reicht nicht aus. Gleiches gilt für die bloße Bereitstellung eines Zugangs zu einem Portal.

Für die steuerfreie Behandlung kommt es darauf an, dass die Leistung gegenüber dem jeweiligen Arbeitnehmer tatsächlich erbracht wurde. Maßgeblich ist daher die tatsächliche Teilnahme des Beschäftigten an der Gesundheitsmaßnahme. Diese muss entsprechend nachgewiesen werden können.

Zu Frage 4:

Ob eine Zertifizierung erforderlich ist und welche Nachweise der Arbeitgeber führen muss, hängt von der jeweiligen Maßnahme ab. Für die Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 34 Einkommensteuergesetz (EStG) ist nicht allein eine Zertifizierung entscheidend. Maßgeblich ist, dass die jeweiligen Anforderungen der §§ 20 und 20b Sozialgesetzbuch (SGB) V erfüllt und die Voraussetzungen nachvollziehbar dokumentiert werden.

Bei zertifizierten Präventionskursen muss der Arbeitnehmer seine Teilnahme durch eine vom Kursleiter unterschriebene Bescheinigung mit Kurstitel und Kurs-ID nachweisen. Zertifikat, Teilnahmebescheinigung und gegebenenfalls der Antrag auf Arbeitgeberförderung sind zum Lohnkonto zu nehmen.

Auch nicht zertifizierte Präventionskurse, die ausschließlich im Auftrag des Arbeitgebers für dessen Beschäftigte durchgeführt werden, können begünstigt sein. Hier gelten jedoch weiterhin Anforderungen an Qualität, Zweckbindung und Zielgerichtetheit. Das Kurskonzept muss inhaltlich mit einem bereits zertifizierten und geprüften Kurskonzept übereinstimmen. Zudem muss der Kursleiter die ordnungsgemäße Durchführung nach diesem Konzept sowie seine entsprechende Qualifikation schriftlich bestätigen. Die Erklärungen sind zum Lohnkonto zu nehmen.

Bei Maßnahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung muss darüber hinaus der strukturierte innerbetriebliche Gesundheitsprozess mit Bedarfsanalyse und Einbindung der Beschäftigten sowie der für Sicherheit und Gesundheit verantwortlichen Fachkräfte nachgewiesen werden. Entscheidend ist außerdem die tatsächliche Teilnahme der Arbeitnehmer. Eine bloße Teilnahmemöglichkeit oder der Zugang zu einem Portal reicht nicht aus.

Wichtig für die Praxis

Nicht zertifiziert bedeutet nicht automatisch steuerfrei, zertifiziert aber auch nicht, dass keine weiteren Nachweise erforderlich sind.

Für die Entgeltabrechnung sollte deshalb zunächst geklärt werden, welche Form der Gesundheitsmaßnahme vorliegt:

Zertifizierter Präventionskurs: Zertifizierung und tatsächliche Teilnahme sind nachzuweisen. Zertifikat, Teilnahmebescheinigung mit Kurstitel und Kurs-ID sowie gegebenenfalls der Antrag auf Arbeitgeberförderung gehören zum Lohnkonto.

Nicht zertifizierter Kurs ausschließlich für Beschäftigte: Eine fehlende Zertifizierung schließt die Steuerbefreiung nicht aus. Kurskonzept und Qualifikation des Kursleiters müssen jedoch den geforderten Standards entsprechen und dokumentiert werden. Auch die tatsächliche Teilnahme muss nachvollziehbar sein.

Betriebliche Gesundheitsförderung: Zusätzlich kommt es auf die Einbettung in einen strukturierten innerbetrieblichen Gesundheitsprozess an. Bedarfsanalyse, fachliche Einbindung und tatsächliche Teilnahme müssen dokumentiert werden. Bei Vorträgen kann eine Anwesenheitsliste mit Angabe des wesentlichen Inhalts genügen.

Eine pauschale Einordnung betrieblicher Gesundheitsangebote als steuerfrei ist daher nicht ausreichend. Entscheidend sind immer die konkrete Maßnahme, ihre Voraussetzungen und die dazugehörigen Nachweise.