Condor setzt auf Centric Audit & Compliance Tools : Integrität der Lohnabrechnung gewährleisten
Die traditionsreiche Fluggesellschaft Condor setzt seit Jahren Prüftools von Centric zur Qualitätssicherung der Gehaltsabrechnung mit SAP HCM ein. Durch die automatisierten Prüfungen spart die Payroll-Abteilung erheblich Zeit und Ressourcen.
Für Angela Gerau, Quality Manager Payroll bei der Condor Flugdienst GmbH, liegt die Sache auf der Hand: „Lohndaten zu prüfen, ist unmittelbare Qualitätssicherung.“ In einem Unternehmen wie Condor mit seinen über 5.000 Beschäftigten manuell kontrollieren zu wollen, wäre allerdings für die Lohnbuchhaltung extrem zeitaufwändig. Condor vertraut daher auf die Centric-Prüftools PLK, PLX, INF und VBT2. Sie bilden die Grundlage für eine umfassende Qualitätssicherung in der Lohnabrechnung. Dank lückenloser Dokumentation sind alle relevanten Informationen kompakt an einem Ort verfügbar.
Umfassende Qualitätskontrolle
Jedes Tool hat dabei eine spezifische Funktion, die in Kombination eine robuste Prüfumgebung schaffen. PLK als Prüfungslogik-Komponente und PLX für die Auswertung arbeiten Hand in Hand. PLK führt die eigentlichen Prüfungen der Gehaltsabrechnung sowie der Stammdaten durch und überführt die Ergebnisse an PLX, wo sie von den Kolleginnen und Kollegen in der Lohnabrechnung abgearbeitet werden. In den Prüftools lassen sich Schwellenwerte definieren, die vor ungewöhnlichen Rückrechnungen oder zu hohen und zu niedrigen Zahlungen warnen, bevor diese getätigt werden. Dies ermöglicht es, genauer hinzusehen und bei Bedarf Korrekturen vorzunehmen, und zwar vor der Abrechnung.
„Die Nutzung von PLK/PLX hat sich über Jahre bewährt und trägt maßgeblich zur Sicherheit und Ruhe im Abrechnungsprozess bei“, erklärt Angela Gerau.
Detaillierte Prüfungen
Für noch komplexere Prüfaufgaben setzt Condor die spezialisierten Tools INF und VBT2 ein. INF wertet Infotypen, Felder und Feldinhalte in der Personaladministration aus und ermöglicht Einzel- wie Massendatenänderungen am Personalstamm durch direkte Änderung oder die Erstellung von Batch-Inputs. Es fungiert wie eine erweiterte Filterfunktion. Man kann beispielsweise Mitarbeitende in Altersteilzeit identifizieren, die gleichzeitig Kinder haben, was für spezielle Prüfungen im Kontext der Pflegeversicherung relevant sein könnte. Die Ergebnisse lassen sich in Excel exportieren und an die zuständigen Bereiche zur weiteren Bearbeitung verteilen.
Das Vergleichs- und Berechnungstool VBT2 unterstützt Condor bei der Suche nach nicht vorhandenen Infotypen. Während das Fehlen grundlegender Infotypen wie Sozialversicherung oder Steuer sofort zu Abrechnungsfehlern führt, gibt es andere wichtige oder kundeneigene Infotypen, deren Fehlen unbemerkt bleiben könnte. Bei Condor deckt VBT2 solche vergessenen Anlagevorgänge auf.
Klare Hinweise
Condor schätzt bei Centric die besondere Nähe zu SAP. Will heißen, der Hersteller kennt das ERP-System, die gelieferten Daten und die von SAP eingespielten Neuerungen genau und berücksichtigt diese bei den Prüfungen. So sind die Prüftools stets aktuell und kompatibel mit den SAP-Systemen.
Ein weiterer entscheidender Vorteil für die rund zehn Mitarbeitenden der Payroll-Abteilung ist das klare Wording der Hinweise. Angela Gerau:
„Im Gegensatz zur oft technischen SAPSprache liefert Centric verständliche Beschreibungen der Hinweise, die speziell für Beschäftigte in der Entgeltabrechnung konzipiert sind. Die nutzerfreundliche Sprache und die hinterlegten Zusatzinformationen machen die Tools besonders zugänglich und effizient.“
Individuelle Prüfregeln
Die Prüftools von Centric werden mit Standardregeln ausgeliefert, die sich im Anschluss individuell anpassen lassen. Davon hat auch Condor Gebrauch gemacht. So werden Hinweise, die für das Unternehmen nicht relevant sind (z. B. Kindergeld, da es keine Behörde ist), ausgeblendet. Auch Dopplungen von Prüfungen, die bereits durch andere Tools abgedeckt sind (AAG, EEL, Unfallversicherung-Lohnnachweisverfahren), werden vermieden.
Darüber hinaus hat Condor gemeinsam mit dem Centric-Projektteam eigene Hinweise etabliert, darunter die Prüfung von zu hohen Zahlungen bei bestimmten Lohnarten oder die Identifizierung von Mitarbeitenden, die sozialversicherungsbefreit sind. Angela Gerau hält fest:
„Auch im Bereich der Minijob-Regelungen wurden unsere spezifischen Anforderungen berücksichtigt. Dies zeigt die Reaktionsfähigkeit und den Kundenfokus von Centric.“
Durch die automatisierten Prüfungen spart die Payroll-Abteilung erheblich an Zeit und Ressourcen. Und sie ist bestmöglich auf die regelmäßigen Audits durch Wirtschaftsprüfer vorbereitet, indem die Nachverfolgung und die Behebung von Fehlern lückenlos dokumentiert sind. Dies schafft Vertrauen und bestätigt die hohe Qualität der Lohnabrechnungsprozesse.
„Mit den Centric-Tools erkennen wir Fehler frühzeitig und können sie sofort korrigieren. Das ist entscheidend, um die Integrität der Lohnabrechnung zu gewährleisten.“
Angela Gerau, Quality Manager Payroll, Condor Flugdienst GmbH
Zukunftsorientierte Softwarelösungen für moderne HR-Organisationen
Steven Wernike, Geschäftsführer Centric Germany
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