BVV-Pflicht ab 2027 : So werden Ihre Entgeltunterlagen prüfungssicher
Ab dem 01.01.2027 müssen Arbeitgeber die in § 8 Absatz 2 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) genannten Entgeltunterlagen grundsätzlich elektronisch führen. Die bisher mögliche Befreiung läuft zum 31.12.2026 aus.
Wer Ablage und Prozesse erst kurz vor dem Stichtag umstellt, gerät schnell unter Zeitdruck. Deshalb gilt es jetzt zu prüfen, wo Dokumente liegen, welche Unterlagen fehlen und wie sie künftig direkt im laufenden Prozess digital erfasst werden.
Wo viele Unternehmen heute stehen
In vielen Betrieben und Kanzleien liegen Entgeltunterlagen noch in Papierordnern oder verteilt auf Laufwerken und in E-Mail-Postfächern. Andere fühlen sich gut vorbereitet, weil sie ihre Dokumente bereits als gesammelte PDFs an einem Ort speichern. Doch digital abgelegt ist nicht automatisch prüfungssicher geführt. Die Unterlagen müssen eindeutig zugeordnet, während der Aufbewahrungsfrist verfügbar und bei Bedarf unverzüglich lesbar sein. Ein unsystematischer PDF-Ordner erfüllt diese Anforderungen nicht automatisch.
Hinzu kommt die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung, kurz euBP. Dabei werden abrechnungsrelevante Prüfdaten aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm elektronisch an die Deutsche Rentenversicherung übermittelt. Unternehmen brauchen daher nicht nur digitale Dateien, sondern einen durchgängigen Prozess aus Abrechnung, Dokumentenablage und Prüfungsvorbereitung.
In überschaubaren Schritten zur Pflichterfüllung
Wie lässt sich ein solcher Prozess in der Praxis aufbauen? Zunächst sollten Unternehmen klären, welche BVV-relevanten Dokumente bereits vorliegen, wo sie gespeichert sind und welche noch fehlen. Anschließend werden die Unterlagen an einem Ort sortiert und sicher zusammengeführt. Entscheidend ist zudem, dass neue Dokumente künftig direkt im laufenden Abrechnungsprozess richtig abgelegt werden. So wird aus einer einmaligen Bestandsaufnahme ein dauerhaft tragfähiger Prozess.
Abrechnung und digitale Personalakte verbinden
Eine digitale Personalakte schafft dafür die Grundlage. Sie führt prüfungsrelevante Unterlagen zentral, strukturiert und prüfungsbereit zusammen und hält sie jederzeit auffindbar. Neue Dokumente lassen sich dem jeweiligen Mitarbeiter und Dokumenttyp eindeutig zuordnen. Der Aufwand für das spätere Suchen, Sortieren und Zusammenstellen sinkt deutlich.
So wird die BVV-gerechte Dokumentenführung in den laufenden Abrechnungsprozess integriert. Lohnabrechnung, digitale Personalakte und Online-Portale greifen ineinander – ohne zweite Software und ohne aufwendige Schnittstellenpflege.
Prüfungsbereit und im Alltag effizienter
Wer diesen Weg geht, erfüllt nicht nur eine gesetzliche Vorgabe. Das Suchen in Papierordnern und möglichen Schattenakten entfällt dadurch komplett. Eine Auswertung zeigt, welche Pflichtdokumente vorliegen und welche noch fehlen. Kommt es zur Betriebsprüfung, stellt das Unternehmen der Rentenversicherung alle benötigten Unterlagen elektronisch bereit. So entsteht ein Prozess, der Monat für Monat Zeit spart und die Sicherheit in der Lohnabrechnung erhöht.
Mehr Informationen finden Sie unter: agenda-software.de/bvv-pflicht.
Christoph Buluschek ist Bereichsleiter
Customer Touchpoints bei Agenda und
Experte für die Digitalisierung von Lohnund
Gehaltsprozessen.