Behandlung von Vorschüssen
Vorschüsse auf den Arbeitslohn sind grundsätzlich steuer- und sozialversicherungspflichtig. Nur bei echter Darlehensgewährung kann eine abweichende Behandlung gelten.
Sachverhalt:
Wir gewähren unseren Mitarbeitern Vorschüsse. Diese werden regelmäßig im laufenden Monat ausbezahlt und in den darauffolgenden Monaten durch Teilbeträge von den Löhnen abgezogen. Wir haben bisher keine Lohnsteuer auf die Vorschüsse einbehalten, sondern diese wie ein zinsloses Darlehen behandelt. Demnach erhalten die Mitarbeiter die vollen Vorschussbeträge ohne Abzüge, und die spätere Verrechnung mit den Arbeitslöhnen erfolgt ohne Berücksichtigung von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen.
Ein aktueller Fall betrifft einen Mitarbeiter, der im Januar 2025 einen Vorschuss in Höhe von 3.000 Euro erhalten hat. Dieser Vorschuss wird über die Monate Februar bis Mai 2025 in vier Teilbeträgen zu je 750 Euro von seinen Löhnen abgezogen. Es handelt sich um einen Bruttolohn von 3.000 Euro monatlich, und der Mitarbeiter ist in Steuerklasse I ohne Kirchensteuermerkmal eingestuft.
Müssen wir auf die Vorschüsse Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge einbehalten? Sollte der Vorschuss als echtes Darlehen oder als Vorschuss auf den Arbeitslohn behandelt werden? Gibt es dabei steuerliche Unterschiede? Wie müssten wir die Verrechnung der Vorschüsse mit den zukünftigen Arbeitslöhnen steuerlich korrekt behandeln? Müssten wir etwas beachten, wenn die Verrechnung der Vorschüsse über das Kalenderjahr hinausgeht?
Antworten:
Verrechnung mit dem Lohn: So wird’s korrekt gemacht
Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge auf Vorschüsse:
Vorschüsse, die auf künftigen Arbeitslohn gezahlt werden, sind grundsätzlich lohnsteuer- und sozialversicherungsbeitragspflichtig, da sie als Vorauszahlungen auf den Arbeitslohn gelten. Das bedeutet, dass Arbeitgeber bei der Auszahlung von Vorschüssen die Lohnsteuer sowie die Beiträge zur Sozialversicherung einbehalten müssen, auch wenn diese Vorschüsse noch nicht durch den eigentlichen Arbeitsaufwand verdient wurden.
Echtes Darlehen oder Vorschuss auf Arbeitslohn:
Wenn Arbeitgeber die Vorschüsse wie ein Darlehen behandeln, das heißt, keine Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge bei der Auszahlung einbehalten, könnte das als zinsloses Darlehen betrachtet werden. In diesem Fall sind die Vorschüsse nicht sofort steuerpflichtig. Allerdings gibt es steuerliche Auswirkungen auf den Zinsvorteil, den der Mitarbeiter durch das zinslose Darlehen erhält, insbesondere wenn der Vorschuss eine bestimmte Summe überschreitet. Diese Zinsvorteile müssen unter bestimmten Bedingungen als geldwerter Vorteil versteuert werden.
Verrechnung der Vorschüsse mit den Arbeitslöhnen:
Bei der Verrechnung der Vorschüsse in den Folgemonaten wird der Bruttolohn um den jeweiligen Tilgungsbetrag gemindert. Die Lohnsteuer für den Monat, in dem der Vorschuss mit den Arbeitslöhnen verrechnet wird, muss auf den geminderten Lohn berechnet werden. Wenn der Mitarbeiter beispielsweise im Monat Februar 3.000 Euro Lohn hat und 750 Euro Vorschuss zurückzahlt, dann ist die Lohnsteuer auf 2.250 Euro (3.000 Euro – 750 Euro) zu berechnen. Diese Minderung muss in den Folgemonaten fortgeführt werden.
Vorschüsse über das Kalenderjahr hinaus:
Falls sich die Verrechnung der Vorschüsse über das Ende des Kalenderjahres hinauszieht, sind diese Vorschüsse wie „sonstige Bezüge“ zu versteuern, was steuerlich ungünstiger sein kann. Die steuerliche Behandlung dieser Vorschüsse wird dadurch komplizierter, und Arbeitgeber sollten sich darauf einstellen, dass zusätzliche Steuerzahlungen oder eine Korrektur der Lohnsteuer im Folgejahr notwendig sein könnten.
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