KI in der Payroll? Der große Durchbruch bleibt bislang aus
Trotz hoher Erwartungen setzen nur 4 Prozent der Unternehmen KI produktiv in der Payroll ein. Die Studie der IW Consult zeigt: Veraltete Systeme und fehlende Standards bremsen den Durchbruch.
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Die Anforderungen an die Payroll wachsen. Digitalisierung und Automatisierung, Compliance-Vorgaben und Kostendruck zählen laut einer aktuellen Befragung der IW Consult im Auftrag von SPS Germany zu den wichtigsten Veränderungstreibern der kommenden Jahre. Befragt wurden Entscheider aus Finanz- und Personalabteilungen von Unternehmen mit mehr als 1.700 Beschäftigten.
Gleichzeitig sehen 78 Prozent der befragten Unternehmen Verbesserungsbedarf in ihrer Payroll-Organisation. Am häufigsten genannt wird die Modernisierung der Payroll-Systeme (48 Prozent), gefolgt vom Einsatz neuer Technologien (45 Prozent) und Qualitätssicherung (44 Prozent).
KI: hohe Erwartungen, ernüchternde Realität
Viele Unternehmen verbinden mit KI die Hoffnung, zentrale Herausforderungen der Payroll besser bewältigen zu können: 71 Prozent der Befragten erwarten von KI einen (sehr) starken Beitrag bei der Digitalisierung und Automatisierung ihrer Payroll-Prozesse. Auch bei Compliance, Datenschutz und Regulierung (45 Prozent) sowie Kosten- und Effizienzanforderungen (40 Prozent) sind die Erwartungen hoch.
In der Praxis bleibt der Einsatz bislang begrenzt: 28 Prozent der Unternehmen setzen KI heute überhaupt in ihrer Payroll ein – und davon arbeiten lediglich 4 Prozent mit produktiven, regelmäßig genutzten Anwendungen. Die Mehrheit bewegt sich weiterhin in Pilotprojekten oder einzelnen Anwendungsbereichen.
Die Hürde ist selten die Technologie selbst
Gegen einen breiteren KI-Einsatz sprechen aus Sicht der Unternehmen verschiedene Faktoren. Sechs von zehn Unternehmen fürchten fehlerhafte oder verzerrte Ergebnisse. Rund die Hälfte nennt mangelnde Transparenz von KI-Entscheidungen, Datenschutzbedenken oder rechtliche Unsicherheiten. Hinzu kommen fehlendes internes Know-how und eine unzureichende Datenbasis.
Die eigentlichen Herausforderungen liegen jedoch häufig tiefer. Viele Unternehmen kämpfen weiterhin mit historisch gewachsenen Systemlandschaften, Medienbrüchen und fehlender Standardisierung. 38 Prozent der Befragten verfügen derzeit über keine klare Cloud-Strategie. Unternehmen mit Cloud-Lösungen berichten deutlich seltener von Modernisierungsbedarf.
Fachkräfte und Wissensverlust verschärfen den Druck
Neben technologischen Fragen rücken personelle Themen zunehmend in den Vordergrund. 51 Prozent der Unternehmen sehen den Wissensabfluss durch ausscheidende Mitarbeitende als starken Veränderungstreiber. 39 Prozent nennen den Fachkräftemangel.
Für viele Payroll-Abteilungen entsteht daraus eine doppelte Herausforderung. Sie sollen Prozesse digitalisieren und neue Technologien einführen, während gleichzeitig erfahrene Mitarbeitende das Unternehmen verlassen und qualifizierte Nachbesetzungen schwer zu finden sind.
Die Studie ordnet die Rolle von KI dabei differenziert ein. Digitalisierung, Compliance und Effizienz lassen sich durch KI unterstützen. Die strukturellen Herausforderungen der Payroll-Organisation löst die Technologie allein jedoch nicht.
Warum Outsourcing an Bedeutung gewinnt
Vor diesem Hintergrund gewinnt Payroll-Outsourcing an Bedeutung. Rund jedes vierte befragte Unternehmen hat seine Payroll-Prozesse zumindest teilweise ausgelagert. 83 Prozent dieser Unternehmen berichten von Verbesserungen in mindestens einem relevanten Bereich.
Besonders häufig genannt werden Fortschritte bei der Systemlandschaft. 52 Prozent der Unternehmen, die Payroll-Prozesse auslagern, sehen hier positive Effekte. 35 Prozent berichten von Entlastungen beim Fachkräftebedarf. Weitere Verbesserungen zeigen sich bei Standardisierung, Qualitätssicherung, Kosten und dem Einsatz neuer Technologien. Auffällig ist, dass die positiven Effekte vor allem in jenen Bereichen auftreten, in denen viele Unternehmen gleichzeitig den größten Handlungsbedarf sehen.
Fazit: Transformation braucht ein solides Fundament
Die Erwartungen an die Technologie sind hoch. Gleichzeitig zeigt die Befragung, dass viele Payroll-Abteilungen zunächst an ihrer organisatorischen und technischen Basis arbeiten müssen. Veraltete Systeme, fehlende Standards, Wissensverlust und Fachkräftemangel lassen sich nicht allein durch neue Technologien lösen. Erst wenn Prozesse, Daten und Systeme zusammenpassen, kann KI ihr Potenzial in der Payroll tatsächlich entfalten. Genau deshalb rücken neben der Technologie auch Fragen nach Betriebsmodellen, Standardisierung und Skalierbarkeit stärker in den Mittelpunkt.
