Homeoffice: Lohnsteuer und Kostenerstattung

Im Rahmen der Corona-Krise arbeiten viele Arbeitnehmer im Homeoffice und damit entsteht auch die Frage nach der Erstattung der daraus entstehenden Kosten. Diese sind jedoch nicht zwingend steuerfrei.

Regelmäßig überlässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Arbeitsmittel (zum Beispiel Schreibtisch, Ordner, Locher) unentgeltlich zur Nutzung. Ist die private Mitbenutzung so gut wie ausgeschlossen, liegt nach R 19.3 Abs. 2 Nr. 1 LStR kein Arbeitslohn vor.

Unerheblich ist hierbei, ob der Arbeitgeber die Arbeitsmittel anschafft und dem Arbeitnehmer zur betrieblichen Nutzung im Homeoffice zur Verfügung stellt oder ob der Arbeitnehmer die Arbeitsmittel selbst anschafft und der Arbeitgeber ihm die Kosten erstattet. In diesem Fall liegt ein steuerfreier Ersatz gem. § 3 Nr. 50 EStG vor.

Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass die Arbeitsmittel im Eigentum des Arbeitgebers verbleiben und eine private Mitbenutzung durch den Arbeitnehmer ausgeschlossen ist.

Bei der privaten Mitnutzung von betrieblichen Telekommunikations- und Datenverarbeitungsgeräten ist zudem eine Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 45 EStG gegeben. Dies bedeutet, der Arbeitgeber darf seinen Mitarbeitern Handys, Laptops und Tablets usw. zur Verfügung stellen und muss nicht dokumentieren, ob und in welchem Umfang diese von den Arbeitnehmern privat genutzt werden. Wichtig ist hier aber auch, dass die Geräte im Eigentum des Arbeitgebers bleiben und keine Übereignung an den Mitarbeiter stattfindet.

Erstattungen für private Telefonkosten sind ohne Einzelnachweis steuerfrei möglich, soweit eine berufliche Veranlassung gegeben ist. Von dieser kann bei Homeoffice-Nutzung ausgegangen werden. Steuerfrei ersetzbar sind private Telefonkosten bei beruflicher Veranlassung ohne Einzelnachweis bis zu 20 Prozent des Rechnungsbetrags, aber maximal 20 Euro im Monat.

Auch Barzuschüsse für Internetkosten können durch den Arbeitgeber erstattet werden. Diese sind der Pauschalbesteuerung in Höhe von 25 Prozent nach § 40 Abs. 2 EStG zu unterziehen. Voraussetzung für die Pauschalbesteuerung der Kostenübernahmen ist, dass der Arbeitnehmer eine Erklärung abgibt, aus welcher die tatsächlichen Kosten ersichtlich sind. Diese Erklärung muss regelmäßig zum Lohnkonto genommen werden. Ohne einen konkreten Nachweis darf der Arbeitgeber 50 Euro pauschalversteuert im Monat erstatten. Der Arbeitnehmer muss aber bestätigen, überhaupt Kosten zu haben.

Praxishinweis: Die Übernahme sonstiger Kosten, z. B für Strom oder Heizung, durch den Arbeitgeber ist als Barzuschuss Arbeitslohn und damit grundsätzlich steuerpflichtig. Ersetzt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer etwa die Kosten für ein Arbeitszimmer in der Wohnung des Arbeitnehmers, handelt es sich um steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn. Der Arbeitnehmer hat aber eventuell einen Werbungskostenabzug im Rahmen seiner privaten Steuererklärung, zum Beispiel Werbungskosten für ein häusliches Arbeitszimmer.

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