Rechnungsbetrug mithilfe von generativer KI auf dem Vormarsch : Wie Unternehmen sich schützen können
Die hohe grafische Präzision von Tools wie ChatGPT hat bei Unternehmen und genauer gesagt bei Finanzabteilungen berechtigte Sorgen ausgelöst: Gefälschte Belege lassen sich zunehmend schwerer durch klassische Kontrollsysteme erkennen. Was lässt sich dagegen unternehmen?
Unternehmensbetrug stellt eine zunehmende Herausforderung für Unternehmen dar – mit potenziell gravierenden Folgen für Bilanzen und Reputation. Die Möglichkeit, komplexe visuelle Inhalte mithilfe des Modells GPT-4o von OpenAI zu generieren, stellt hierbei eine neue potenzielle Quelle für Betrug dar. Besonders viel Aufmerksamkeit erregt hat dabei die Fähigkeit zur Bildgenerierung mit generativer KI.
Eine der bedeutendsten Neuerungen dieses Modells ist die Möglichkeit, äußerst realistische Texte direkt in Bilder einzubetten. Diese Funktion eröffnet einerseits kreative Perspektiven, erleichtert andererseits aber auch die Fälschung von Belegen und Rechnungen – und erhöht damit das Risiko von Betrug bei Spesenabrechnungen.
Die hohe grafische Präzision von Tools wie ChatGPT hat bei Unternehmen und genauer gesagt bei Finanzabteilungen berechtigte Sorgen ausgelöst: Gefälschte Belege lassen sich zunehmend schwerer durch klassische Kontrollsysteme erkennen. Damit steigt die Anfälligkeit für gezielten Betrug, der bei der Prüfung von Spesenabrechnungen nicht mehr erkannt werden kann.
Versteckte Kosten mit großem Einfluss
Was wie ein Randthema erscheint, kann sich zu erheblichen versteckten Kosten für Unternehmen entwickeln. Die Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) schätzt, dass Unternehmen jährlich rund 5 % ihres Umsatzes durch internen Betrug verlieren.[1] Besonders betroffen sind kleine und mittlere Unternehmen (KMU) – oft aufgrund weniger strukturierter Kontrollen und begrenzter Ressourcen. Häufige Betrugsarten sind gefälschte Spesenbelege, manipulierte Rechnungen oder unrechtmäßige Zahlungen.
In diesem Kontext sind digitale Lösungen und Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI) von entscheidender Bedeutung. Durch ihre Integration können Unternehmen interne Kontrollsysteme stärken, Ausgaben besser nachverfolgen und das Betrugsrisiko deutlich senken. Digitalisierung sorgt nicht nur für mehr Transparenz und Sicherheit in der Ausgabenerfassung, sondern bietet auch fortschrittliche Werkzeuge zur Bekämpfung neuer technikbasierter Bedrohungen wie der durch KI-generierte Belege.
Digitale Tools helfen, gefälschte Spesen zu erkennen
Anbieter aus dem Bereich des Spend-Managements arbeiten daran, intelligente Lösungen zu entwickeln, die Unternehmen dabei helfen, gefälschte Belege schnell und einfach zu erkennen. Spezialisierte Softwarelösungen bieten bereits integrierte Funktionen zur Betrugserkennung bei eingereichten Belegen. Dabei spielen Menge und Qualität der Daten eine entscheidende Rolle. Eine große Datenbasis dank vieler Nutzer ermöglicht es, das Training der KI zur Erkennung von Abweichungen bei Belegen maßgeblich zu verbessern. Bestimmte KI-basierte Tools sind damit in der Lage, Buchhaltungsteams automatisch auf Belege hinzuweisen, die Anzeichen von Anomalien aufweisen, und bietet damit eine konkrete Antwort auf die Zunahme neuer Betrugsversuche, die durch KI erleichtert werden. Folgende weitere Ansätze spielen zudem eine wichtige Rolle:
- Integration von KI: Die Künstliche Intelligenz analysiert eingereichte Belege auf Unstimmigkeiten, Verstöße gegen Unternehmensrichtlinien und künstlich erzeugte Inhalte – etwa solche, die mithilfe von ChatGPT erstellt wurden.
- Verwendung von Firmenkreditkarten und Verknüpfung dieser mit Spesenplattformen: Mitarbeitende müssen für Ausgaben mit Firmenkarten entsprechende Belege einreichen. Dadurch wird die Bankabstimmung automatisiert und Transaktionen lassen sich leichter überprüfen.
- Präventive Analyse: Jeder Ausgabenvorgang erhält einen Plausibilitätsindex. Dadurch können sich Buchhaltungsteams gezielt auf besonders risikobehaftete Fälle konzentrieren.
- Intelligente Warnsysteme im Freigabeprozess: Nur die jeweils zuständigen Personengruppen, die Ausgaben validieren können – etwa Manager oder Buchhalter – erhalten in Echtzeit Hinweise auf Auffälligkeiten, etwa doppelte Einträge oder potenzielle Betrugsversuche.
Transparenz und Sicherheit im Unternehmen steigern
Die Prävention von Unternehmensbetrug ist nicht nur eine technologische, sondern auch eine kulturelle Herausforderung. Organisationen, die sich nachhaltig schützen wollen, müssen intern eine Kultur der Transparenz, Integrität und gemeinsamen Verantwortung fördern.
Digitale und KI-gestützte Werkzeuge werden dabei zu einem praktischen Tool, welches seine Nutzer aktiv unterstützt. Dank KI-gestützter Betrugserkennung können sich Unternehmen auf strategisch wichtigere Aufgaben konzentrieren, die andernfalls zu kurz kämen.
Schon heute lassen sich gefälschte Belege nur schwer von Originalen unterscheiden – und mit dem technischen Fortschritt und der Optimierung von KI wird diese Herausforderung in Zukunft weiter zunehmen. Digitale Technologien zur Erkennung gefälschter Belege werden daher künftig umso wichtiger sein.
[1] Association of Fraud Examiners, 2024
Autor: Bertrand Muth, General Manager of International N2F, Bertrand Muth arbeitet seit über 25 Jahren im Bereich Finanzsoftware und hat sich auf die Entwicklung und Implementierung digitaler Lösungen spezialisiert, insbesondere in den Bereichen Buchhaltung, Finanzmanagement und Geschäftsreisekostenmanagement. Er begleitet Unternehmen darin, ihr Ausgabenmanagement effizienter und benutzerfreundlicher zu gestalten.
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