Integrationen für SAP : Digitaler Versand von Lohnabrechnungen und DMS

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Die Verbesserung der Prozesseffizienz ist eine kontinuierliche Aufgabe, die jede Unternehmensabteilung stets im Blick haben muss. Für Unternehmen, die SAP SuccessFactors und SAP HCM als Kernsysteme nutzen, gibt es dabei drei zentrale Optimierungsbereiche für eine medienbruchfreie und effiziente Gestaltung der HR-Prozesse:

1. Revisionssichere Archivierung von Dokumenten direkt aus SAP
2. Applikationsübergreifender Zugriff auf alle prozessrelevanten Dokumente
3. Digitaler Versand von Dokumenten direkt aus SAP an Mitarbeitende, ohne sie auszudrucken

Wie diese Optimierungen gelingt, zeigt das folgende Beispiel der digitalen Lohnabrechnung.

Digitaler Versand von Lohnabrechnungen direkt aus SAP

Häufig stellt sich die Frage, ob Lohnabrechnungen digital zugestellt werden dürfen oder weiterhin in Papierform bereitgestellt werden müssen. Die gute Nachricht: Lohnabrechnungen können ohne rechtliche Bedenken digital direkt aus SAP übermittelt werden. Wichtig ist, dass die Abrechnungen in Textform zur Verfügung stehen – das digitale Format ist dabei rechtlich zulässig.

Der Prozess kann wie folgt verlaufen: Die Payroll-Dokumente werden zunächst in SAP erstellt und dann über den Druckstrom an die d.velop postbox, den digitalen Zustelldienst, übermittelt. Die d.velop postbox übernimmt die Dokumententrennung anhand festgelegter Merkmale wie der Personalnummer. Anschließend leitet sie die Lohnabrechnungen in die digitalen Postfächer der Mitarbeitenden weiter. Mitarbeitende erhalten eine Benachrichtigung – per E-Mail oder Push-Nachricht – und können ihre Dokumente direkt abrufen. Durch diese Automatisierung entfällt ein erheblicher manueller und administrativer Aufwand, Druck- und Portokosten werden gespart. Und der Natur tut es auch gut.

Vorteile der digitalen Postzustellung aus SAP

Die digitale Postzustellung direkt aus SAP bringt zahlreiche Vorteile:

• Prozessoptimierung: Digitale Zustellung entlastet die Personalabteilung und spart Zeit bei der Dokumentenverwaltung.
• Kosteneinsparungen: Wegfall der physischen Zustellung reduziert Kosten.
• Sicherheit: Dokumente werden verschlüsselt übertragen und sind durch Zwei-Faktor-Authentifizierung geschützt.
• Transparenz: Unternehmen behalten dank des Zustellnachweises jederzeit den Überblick, wann und von wem Dokumente empfangen wurden.

Revisionssichere Archivierung direkt aus SAP

Die Integration eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) der d.velop AG, d.velop documents, in SAP bringt ebenfalls Vorteile. Die DMS-Lösung unterstützt die revisionssichere Archivierung direkt nach der Dokumentenerstellung in SAP. So wird eine zentrale gesetzeskonforme Ablage von Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie anderen Dokumenten ermöglicht. Die SAP-unabhängige Archivierungslösung gewährleistet es, jedes in SAP erzeugte Dokument sicher und strukturiert zu speichern. Sowohl SAP- als auch SAP-fremde-Informationen lassen sich so übersichtlich und zentral ablegen. Ganz gleich, ob es sich um einen Beleg, eine Steuerbescheinigung, Vertragsdokumente oder eine E-Mail usw. handelt – Sie können alle Dokumente zentral verwalten. Die revisionssichere Archivierung dieser Dokumente in d.velop documents ist durch ISO- und PS-880-Zertifizierungen sichergestellt. Unternehmensweit stehen zu jeder Zeit und für jeden Mitarbeitenden mit entsprechendem Zugriff alle benötigten Unterlagen und Informationen digital zur Verfügung, auch außerhalb des SAP-Umfeldes.

Der applikationsübergreifende Zugriff auf alle prozessrelevanten Dokumente in SAP

Durch die Verbindung von SAP-Daten mit externen Informationen in einem zentralen Archiv erhalten Anwender:innen einen umfassenden Überblick und profitieren von schnellen Recherchemöglichkeiten. Über die SAP-Schnittstelle der d.velop AG lassen sich relevante Metadaten im DMS ablegen und abrufen, wodurch die applikationsübergreifende Dokumentensuche ermöglicht wird. Die Anzeige ganzer Akten auf einen Blick, einfache Aktenverknüpfungen und standardisierte Ablagestrukturen für SAP-Module tragen zur effizienten Nutzung und hohen Transparenz bei.

Fazit: Effiziente HR-Prozesse für die Zukunft

Die Digitalisierung des Payroll-Prozesses und die Integration von DMS in SAP bieten entscheidende Vorteile für eine moderne und effiziente HR-Abteilung. Unternehmen profitieren von medienbruchfreiem Zugriff auf Dokumente. HR-Teams werden dabei entlastet und können sich stärker auf strategische Aufgaben konzentrieren. Die nahtlose Integration in bestehende SAP-Lösungen macht die Lösung flexibel und anpassbar.

Webinar zur DMS-Integration und digitalem Versand von Gehaltsabrechnungen in SAP

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