Zeitwertkonten digital verwalten
Zeitwertkonten sind mehr als eine Kontenübersicht: Vereinbarungen, Zuführungen, Erträge und Auszahlungen müssen nachvollziehbar bleiben. Der Beitrag zeigt, welche Unterlagen verfügbar bleiben müssen und wie Beträge getrennt erfasst werden.
Sachverhalt: Wir bieten unseren Beschäftigten Zeitwertkonten für längere Freistellungen an. Die Vereinbarungen liegen in den Personalakten, die Entgeltabrechnung erfasst die Zuführungen und die Personalabteilung führt Kontenübersichten. Künftig möchten wir diese Informationen in einer digitalen Anwendung bündeln.
- Welche Unterlagen müssen verfügbar bleiben?
- Welche Beträge sind getrennt zu erfassen?
- Wie dokumentieren wir Auszahlungen?
Antworten des alga-Competence-Centers
Verfügbar bleiben müssen die Vereinbarungen einschließlich Freistellungszweck sowie Nachweise zur Zeitwertkontengarantie und Insolvenzsicherung.
Unversteuerte und bereits versteuerte Zuführungen sind ebenso wie zugehörige Erträge und gegebenenfalls steuerfreie Zuschläge getrennt aufzuzeichnen. Ihre steuerliche Behandlung unterscheidet sich.
Bei jeder Auszahlung sind Auszahlungszeitpunkt, Bruttobetrag, Zuordnung zur Freistellungsphase und steuerliche Behandlung festzuhalten. Die Entnahme ist vom Guthaben abzuziehen; der verbleibende Saldo muss sich aus den Kontobewegungen ergeben.
alga-Competence-Center, beantwortet durch Janette Rosenberg
