Sachverhalt: eAU-Verfahren und Arbeitsunfähigkeit im Ausland

Herausforderungen beim elektronischen Abruf von Arbeitsunfähigkeitsdaten

Frage:

Wir beschäftigen rund 250 Arbeitnehmer und nutzen ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm. Die Arbeitsunfähigkeitsdaten werden im Rahmen des eAU-Verfahrens elektronisch bei den Krankenkassen abgerufen. In der täglichen Praxis stellen sich jedoch immer wieder Fragen zur rechtssicheren Umsetzung des Verfahrens.

Fehlende oder verspätete Datenbereitstellung durch Krankenkassen

So kommt es beispielsweise vor, dass Beschäftigte ihre Arbeitsunfähigkeit ordnungsgemäß melden, beim elektronischen Abruf jedoch zunächst keine Daten von der Krankenkasse bereitgestellt werden. Zudem erhalten wir teilweise Arbeitsunfähigkeitsmeldungen verspätet oder mit unvollständigen Angaben. In diesem Zusammenhang stellt sich für uns die Frage, welche Pflichten Arbeitnehmer und Arbeitgeber im Rahmen des eAU-Verfahrens jeweils erfüllen müssen und wie mit fehlenden oder abweichenden Rückmeldungen der Krankenkassen umzugehen ist.

Vorbereitung auf die Sozialversicherungsprüfung: Welche Nachweise sind erforderlich?

Darüber hinaus bereiten wir uns derzeit auf eine Sozialversicherungsprüfung vor. Dabei wurde intern diskutiert, welche Nachweise und Dokumentationen im Zusammenhang mit dem eAU-Verfahren aufbewahrt werden sollten. Insbesondere möchten wir vermeiden, dass bei einer Betriebsprüfung Zweifel an der ordnungsgemäßen Durchführung des elektronischen Abrufverfahrens entstehen.

Arbeitsunfähigkeit im Ausland: Zweifel an ausländischen Bescheinigungen

Aktuell beschäftigt uns außerdem ein weiterer Fall: Ein Arbeitnehmer meldete sich während eines privaten Auslandsaufenthalts arbeitsunfähig. Die Mitteilung erfolgte zunächst telefonisch. Einige Tage später legte er eine ärztliche Bescheinigung aus dem Ausland vor. Aus den Unterlagen geht jedoch nicht eindeutig hervor, ob lediglich eine Erkrankung oder tatsächlich eine Arbeitsunfähigkeit im Sinne des deutschen Arbeits- und Sozialversicherungsrechts festgestellt wurde.

Rechtliche Handlungsmöglichkeiten bei begründeten Zweifeln

Zudem bestehen im Unternehmen Zweifel an der Arbeitsunfähigkeit, da diese genau den verbleibenden Urlaubszeitraum umfasst. Welche Pflichten treffen Arbeitgeber und Arbeitnehmer im eAU-Verfahren? Welche Dokumentation empfiehlt sich im Hinblick auf Sozialversicherungsprüfungen? Welche Besonderheiten gelten bei einer Erkrankung im Ausland und welche Möglichkeiten haben Arbeitgeber, wenn Zweifel an der Arbeitsunfähigkeit bestehen?

Auch nach Einführung des elektronischen Arbeitsunfähigkeitsverfahrens (eAU) bestehen sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber weiterhin gesetzliche Pflichten. Ein häufiger Irrtum in der Praxis ist die Annahme, dass Beschäftigte ihre Arbeitsunfähigkeit nicht mehr melden müssten, weil die Krankenkassen die Daten elektronisch bereitstellen. Dies ist jedoch nicht der Fall.

Anzeigepflicht der Arbeitnehmer bleibt bestehen

Arbeitnehmer sind weiterhin verpflichtet, ihre Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen. Die Krankmeldung kann grundsätzlich formlos erfolgen, beispielsweise telefonisch oder per E-Mail. Der elektronische Abruf ersetzt lediglich die bisherige Vorlage der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung beim Arbeitgeber. Die Anzeigepflicht bleibt hingegen unverändert bestehen.

Elektronischer Datenabruf durch Arbeitgeber

Arbeitgeber sind seit dem 01.07.2022 verpflichtet, die Arbeitsunfähigkeitsdaten elektronisch bei den Krankenkassen abzurufen. Der Abruf hat über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder über das SV-Meldeportal zu erfolgen. In der Praxis kommt es immer wieder vor, dass zunächst keine Arbeitsunfähigkeitsdaten bereitgestellt werden. Dies bedeutet jedoch nicht automatisch, dass keine Arbeitsunfähigkeit vorliegt.

Häufig liegen der Krankenkasse die entsprechenden Informationen zum Zeitpunkt des Abrufs noch nicht vor. In diesen Fällen erfolgt regelmäßig eine spätere Prüfung durch die Krankenkasse. Sobald die Daten vorliegen, wird dem Arbeitgeber eine entsprechende Rückmeldung übermittelt.

Dokumentationspflichten für Sozialversicherungsprüfungen

Für Arbeitgeber empfiehlt es sich daher, nicht nur die eigentlichen eAU-Daten, sondern auch sämtliche Abruf- und Rückmeldeprotokolle sorgfältig zu dokumentieren. Im Rahmen von Betriebsprüfungen kann so nachvollzogen werden, dass der Arbeitgeber seinen gesetzlichen Verpflichtungen ordnungsgemäß nachgekommen ist. Zur Dokumentation sollten insbesondere die Abrufprotokolle, Rückmeldungen der Krankenkassen, Mitteilungen der Beschäftigten über ihre Arbeitsunfähigkeit sowie gegebenenfalls ergänzende Unterlagen archiviert werden. Dies gilt insbesondere dann, wenn Rückfragen oder Unstimmigkeiten auftreten.

Arbeitsunfähigkeit während eines Auslandsaufenthalts

Besondere Aufmerksamkeit erfordern Arbeitsunfähigkeiten während eines Auslandsaufenthalts. In diesen Fällen treffen Arbeitnehmer erweiterte Anzeige- und Nachweispflichten. Neben der unverzüglichen Mitteilung der Arbeitsunfähigkeit und ihrer voraussichtlichen Dauer müssen sie auch ihren Aufenthaltsort mitteilen. Darüber hinaus ist die Krankenkasse über die Arbeitsunfähigkeit zu informieren. Nach der Rückkehr nach Deutschland sind sowohl Arbeitgeber als auch Krankenkasse unverzüglich über die Rückkehr zu unterrichten.

Beweiswert ausländischer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen

Eine im Ausland ausgestellte ärztliche Bescheinigung besitzt grundsätzlich denselben Beweiswert wie eine deutsche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Voraussetzung ist jedoch, dass aus der Bescheinigung eindeutig hervorgeht, dass der behandelnde Arzt nicht lediglich eine Erkrankung festgestellt hat, sondern tatsächlich eine Arbeitsunfähigkeit bescheinigt. Gerade hierin liegt in der Praxis häufig die Schwierigkeit. Nicht jede ausländische Bescheinigung erfüllt die Anforderungen des deutschen Arbeits- und Sozialversicherungsrechts. Fehlt eine eindeutige Aussage zur Arbeitsunfähigkeit oder bestehen sonstige Unklarheiten, kann der Arbeitgeber weitere Prüfungen veranlassen.

Umgang mit Zweifeln an der Arbeitsunfähigkeit

Darüber hinaus können besondere Umstände Zweifel an der Arbeitsunfähigkeit begründen. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn die Arbeitsunfähigkeit unmittelbar nach einer Kündigung, nach innerbetrieblichen Konflikten oder, wie im vorliegenden Sachverhalt, exakt für die verbleibende Dauer eines Urlaubs bescheinigt wird. In solchen Fällen kann der Arbeitgeber die Krankenkasse auffordern, eine gutachterliche Stellungnahme des Medizinischen Dienstes einzuholen. Die Krankenkasse hat die Voraussetzungen zu prüfen und gegebenenfalls eine entsprechende Begutachtung zu veranlassen.

Kann aus einer ausländischen Bescheinigung keine eindeutige Arbeitsunfähigkeit abgeleitet werden, empfiehlt es sich, sämtliche Kommunikationsschritte sorgfältig zu dokumentieren. Hierzu gehören die ursprüngliche Krankmeldung des Beschäftigten, die vorgelegten Nachweise, die Korrespondenz mit der Krankenkasse sowie gegebenenfalls die Ergebnisse einer medizinischen Überprüfung. Eine lückenlose Dokumentation erleichtert nicht nur die arbeitsrechtliche Beurteilung des Einzelfalls, sondern dient auch als wichtiger Nachweis im Rahmen späterer Sozialversicherungsprüfungen.

Fazit: Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber

Für die Praxis zeigt sich damit: Das eAU-Verfahren hat die Übermittlung von Arbeitsunfähigkeitsdaten zwar deutlich vereinfacht, die Verantwortung für eine ordnungsgemäße Organisation, Dokumentation und Prüfung verbleibt jedoch weiterhin beim Arbeitgeber. Gerade bei Auslandsfällen sollten Unternehmen klare interne Prozesse definieren und sämtliche Verfahrensschritte nachvollziehbar dokumentieren, um rechtliche Risiken und spätere Beanstandungen zu vermeiden.

alga-Competence-Center, beantwortet durch Janette Rosenberg