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Verfallen die Urlaubsansprüche nun am 31.12.2024 oder wie war das nochmal?

Mit dem Jahreswechsel endet nicht nur das große „Lebkuchenfinale“ im Pausenraum, sondern es stellt sich erneut die Frage: Was passiert mit nicht genommenem Resturlaub?

AllgemeinArbeitsrecht
Lesezeit 2 Min.
Ein Kalenderblatt zeigt einen Monat mit einem blauen, einem kleinen Flugzeugmodell und einem roten Koffer Regenschirm – Symbole für die Reiseplanung. Denken Sie daran, dass der Verfall von Urlaubsansprüchen am 31.12.2024 naht. Sorgen Sie dafür, dass alle Mitarbeitenden ihre Urlaubstage nutzen können, bevor sie verfallen und ihre wohlverdiente Auszeit genießen können!.
Foto: © stock.adobe.com/pla2na

Grundsätzlich gilt nach § 7 Abs. 3 BUrlG, dass der Urlaubsanspruch am Jahresende verfällt, wenn er nicht genommen wurde. Eine Urlaubsübertragung ins Folgejahr ist gemäß § 7 Abs. 3 Satz 2 BUrlG nur möglich, wenn entweder dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende dringende persönliche Gründe vorliegen. Kommt es zu einer solchen Übertragung, muss der Resturlaub jedoch bis zum 31. März des Folgejahres gewährt und genommen werden (§ 7 Abs. 3 Satz 3 BUrlG).

Dringende persönliche Gründe sind etwa:

  • Arbeitsunfähigkeit: Ist der Arbeitnehmer krankgeschrieben und daher objektiv nicht in der Lage, den Urlaub bis Jahresende zu nehmen, rechtfertigt dies die Übertragung.
  • Erkrankung des Lebensgefährten, mit dem der Urlaub verbracht werden sollte: Auch die Krankheit einer dem Arbeitnehmer besonders nahestehenden Person, mit der der Urlaub gemeinschaftlich geplant war, kann eine Übertragung unter Umständen rechtfertigen. 

Dringende betriebliche Gründe sind dagegen unternehmensbezogene Hindernisse, zum Beispiel:

  • Termin- oder saisongebundene Aufträge: Müssen Arbeitnehmer während der Hochsaison oder eines zeitkritischen Projektzeitraums einspringen, kann der Urlaub ins neue Jahr geschoben werden.
  • Technische oder verwaltungsmäßige Probleme im Betriebsablauf: Fällt beispielsweise eine wichtige Maschine aus oder gibt es Engpässe in der Verwaltung, kann es betrieblich notwendig sein, den Urlaub zu verschieben, um den reibungslosen Ablauf sicherzustellen. 

Informations- und Hinweispflichten

Das heißt, grundsätzlich ist der Urlaubsanspruch auf das laufende Kalenderjahr befristet. Der EuGH (Urt. v. 06.11.2018 – C-684/16, „Max-Planck-Gesellschaft“) und das BAG (Urt. v. 19.02.2019 – 9 AZR 423/16) haben allerdings klargestellt, dass Urlaubsansprüche nicht einfach sang- und klanglos verfallen dürfen, ohne dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zuvor klar und transparent zur Urlaubsnahme aufgefordert und auf den drohenden Verfall hingewiesen hat. D.h. der Urlaubsanspruch ist nur im Falle der Einhaltung der Hinweispflicht befristet und erlischt – nach richtlinienkonformer Auslegung – mit dem Ende des Kalenderjahres bzw. des Übertragungszeitraums, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer „zuvor konkret“ aufgefordert hatte, den Urlaub zu nehmen, und ihn „klar und rechtzeitig“ darauf hingewiesen hat, dass der Urlaub anderenfalls mit Ablauf des Urlaubsjahres oder Übertragungszeitraums erlischt.

Dies gilt im Übrigen auch für den ins neue Jahr übertragenen Urlaub. Ein automatischer Verfall des übertragenen Urlaubs zum 31.03.2025 tritt nur dann ein, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zuvor rechtzeitig über seine noch offenen Urlaubsansprüche sowie die drohende Rechtsfolge des Verfalls aufgeklärt hat. Andernfalls kann sich der Urlaubsanspruch – über die bisherigen Fristen hinaus – fortsetzen.

Die Rechtsprechung geht davon aus, dass der Arbeitgeber in regelmäßigen Abständen (mindestens quartalsweise) schriftlich auf verbleibende Resturlaube hinweisen muss. Dabei müsse er die Urlaubsansprüche so klar benennen, dass die Arbeitnehmenden ohne weitere Rückfragen erkennen können, wie viele Urlaubstage bis wann genommen werden müssen, um einen Verfall zu vermeiden. Zwar lässt die Rechtsprechung Raum für E-Mail-Hinweise oder ein digitales Urlaubsportal, doch sei im Streitfall eine nachweisbare Dokumentation unverzichtbar. 

Gute Vorsätze für 2025:

Für die Praxis bedeutet dies:

  • Überprüfung der internen Informationsprozesse: Gibt es ein automatisiertes Reminder-System der bestehenden Urlaubsansprüche?
  • Sicherstellung, dass alle Hinweise rechtzeitig zu Jahresbeginn erfolgen, wiederholt und empfangsbedürftig dokumentiert werden.
  • An etwaige Anpassungen der Lohn- und Gehaltsabrechnungen an fortbestehende Urlaubsansprüche aus Vorjahren denken, die mangels ordnungsgemäßer Hinweispflichten nicht verfallen sind.

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