Eintritt von Arbeitnehmern : Neueintritt Arbeitnehmer

Zuständige Krankenkasse

Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, innerhalb von zwei Wochen nach Aufnahme seiner Beschäftigung eine Mitgliedsbescheinigung seiner gewählten Krankenkasse vorzulegen. Unterlässt er dies, hat der Arbeitgeber ihn bei der Krankenkasse anzumelden, bei der er zuletzt versichert war. Ansonsten kann der Arbeitgeber die Krankenkasse frei wählen.

Bei einem privat krankenversicherten Arbeitnehmer geht die Meldung an eine beliebige gesetzliche Krankenkasse, die der Arbeitnehmer auch im Falle einer Versicherungspflicht wählen könnte.

Folgende Daten sind zu melden:

• Versicherungsnummer (dem Sozialversicherungsausweis zu entnehmen)
• Personalnummer (Angabe ist freiwillig)
• Name und Anschrift des Arbeitnehmers
• Grund der Abgabe (Anmeldung Meldeschlüssel 10)
• Beginn der Beschäftigung (TT.MM.JJJJ)
• Betriebsnummer des Arbeitgebers (Betriebsnummer wird vom Arbeitsamt zugeteilt)
• Personengruppe (Mithilfe des Personengruppenschlüssels werden den Arbeitnehmern bestimmte Sozialversicherungsmerkmale zugeordnet. Kommen mehrere Möglichkeiten infrage, ist stets der niedrigste Schlüssel anzugeben.)
• eventuelle Mehrfachbeschäftigungen des Arbeitnehmers
• Betriebsstätte Ost oder West
• Beitragsgruppen (Der Beitragsgruppenschlüssel drückt aus, ob bzw. in welcher Form in den einzelnen Zweigen der Sozialversicherung Versicherungspflicht besteht.)
• Tätigkeitsschlüssel (Die Agentur für Arbeit hat ein Verzeichnis mit allen Schlüsseln im Internet bereitgestellt bzw. im Lohnprogramm ist dieses hinterlegt.)
• Staatsangehörigkeitsschlüssel (Die Krankenkassen veröffentlichen Listen aller Staatsangehörigkeitsschlüssel.)

Übersicht Arbeitspapiere

Der Arbeitnehmer legt bei Beginn einer neuen Beschäftigung seine Arbeitspapiere vor. Zusätzlich muss er für den Lohnsteuerabzug seine Steuer-Identifikationsnummer nennen.

Eine Übersicht wichtiger Arbeitspapiere:

• Sozialversicherungsausweis
• Aufenthaltserlaubnis und Arbeitserlaubnis bei ausländischen Arbeitnehmern
• Nachweis der Staatsangehörigkeit
• Urlaubsbescheinigung
• Bildungsurlaubsbescheinigung
• Bescheinigung über bereits genommene Elternzeit
• Mitgliedsbescheinigung der gesetzlichen Krankenkasse
• Bescheinigung über private Krankenversicherung
• Bescheinigung der Krankenkasse über private Mitgliedschaft
• Nachweis über vermögenswirksame Leistungen

Der Arbeitgeber hat die Arbeitspapiere ordnungsgemäß für die Dauer des Dienstverhältnisses aufzubewahren. Bei Ende der Beschäftigung hat der Arbeitgeber die Arbeitspapiere umgehend dem Arbeitnehmer auszuhändigen.

Lohnsteuerabzugsmerkmale

Die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) werden für alle unbeschränkt einkommensteuerpflichtigen Arbeitnehmer erstellt, das sind solche Arbeitnehmer, die ihren Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Inland haben. Das Einkommensteuerrecht definiert den Wohnsitz dort, wo der Steuerpflichtige auf Dauer eine Wohnung genommen hat, die er auch tatsächlich nutzt. Ein mindestens sechsmonatiger Inlandsaufenthalt führt zu einem gewöhnlichen Aufenthalt. Anderen Arbeitnehmern, die ihren Wohnsitz im Ausland haben und dort gemeldet sind, stellt das Finanzamt eine Bescheinigung über die für den Lohnsteuerabzug maßgeblichen Daten aus (Ersatzbescheinigung nach § 39 EStG). Diese Arbeitnehmer werden als „beschränkt steuerpflichtig“ bezeichnet.

Steuer-Identifikationsnummer

Im Rahmen des Projekts „ELSTER II“ hat jeder Steuerpflichtige im Jahr 2008 eine neue Steuer Identifikationsnummer erhalten. Diese ersetzt die eTIN seit dem 01.01.2010.

Der Arbeitnehmer muss dem Arbeitgeber seine Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID) mitteilen, da nur die persönlich bekannt gegebene Steuer-ID zur Nutzung der ELStAM-Datenbank berechtigt. Eine durch ein Konzernunternehmen rechtmäßig erhobene Steuer-ID eines Arbeitnehmers kann auch durch eine zum selben Konzern gehörende Stelle verwendet werden (§ 139b Abs. 2 Nr. 4 AO).

Bedeutung der Lohnsteuerabzugsmerkmale

Der Arbeitgeber ruft die Lohnsteuerabzugsmerkmale von der ELStAM- Datenbank ab. Die bereitgestellten Lohnsteuerabzugsmerkmale sind unbedingt einzuhalten. Weder Arbeitgeber noch Arbeitnehmer dürfen eigenständig Veränderungen daran vornehmen. Zum Jahresende bzw. bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses erstellt der Arbeitgeber die sogenannte Lohnsteuerbescheinigung. Sinn und Zweck dieser Bescheinigung bestehen darin, das Finanzamt über die gezahlten Bruttobezüge, angefallene Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag usw. zu informieren. Die Lohnsteuerbescheinigung dient als Grundlage für die Einkommensteuererklärung. Arbeitgeber, die maschinell abrechnen, müssen die Lohnsteuerbescheinigung ab dem Jahr 2005 elektronisch erstellen.

Verwendung der Lohnsteuerabzugsmerkmale

Maschinelle Bereitstellung der Daten (ELStAM): Seit dem 01.01.2013 muss der Arbeitgeber die Lohnsteuerabzugsmerkmale aus der ELStAM- Datenbank abrufen.

Notwendige Abrufdaten

Für den Abruf sind die folgenden Daten vom Arbeitgeber vorzugeben:

• Steuer-ID des Arbeitnehmers
• Kennzeichen Hauptarbeitgeber
• melderechtliches Geburtsdatum

Steuerliche ID-Nummer

Grundsätzlich muss der Arbeitnehmer seine Erlaubnis zum Datenabruf geben. Dafür genügt die Bekanntgabe der steuerlichen ID-Nr. Sollte der Arbeitgeber die ID-Nr. nicht vom Arbeitnehmer erhalten, darf er die Daten auch dann nicht abrufen, wenn er die ID-Nr. kennt.

Der Arbeitgeber muss die übermittelten ELStAM so verwenden, wie sie bereitgestellt werden. Er muss dies auch tun, wenn ihm die Daten suspekt vorkommen, der Arbeitnehmer z. B. Lohnsteuerklasse I hat, obwohl er verheiratet ist. Hierbei muss berücksichtigt werden, dass der Arbeitnehmer sich durchaus ungünstigere Steuermerkmale eintragen lassen kann.