Fokus /// Travelmanagement : Wenn einer eine Reise tut … : Fehler und Tücken bei der Reisekostenabrechnung
Fehler und durchaus hinterlistige Tücken aus dem Reisekostenrecht gibt es in und für fast jede Reisekostenabrechnung. Es lohnt sich deshalb, hin und wieder auf einige ausgewählte Punkte hinzuweisen.
Fehler und durchaus hinterlistige Tücken aus dem Reisekostenrecht gibt es in und für fast jede Reisekostenabrechnung. Es lohnt sich deshalb, hin und wieder auf einige ausgewählte Punkte hinzuweisen.
Denn: Wenn einer eine (Dienst-)Reise tut, dann kann er was erzählen. Und die Reisekostenabrechner in den Firmen sollen das dann glauben. Tun sie ja auch – wenn es denn Belege dafür gibt. Sonst wird das mit der erzählerisch verbesserten Erstattung von Reisekosten nichts, in den allermeisten Fällen jedenfalls, hoffen wir mal.
Der Gesetzgeber, oder besser die zuständigen Leute aus dem BMF, lassen in der langen Zeit des Bestehens steuerlich anzuerkennender Reisekosten nichts unversucht, dem Dienstreisenden mit einem Konvolut von Detailvorschriften sein Dienstreiseerlebnis zu vermiesen. Und damit den Reisekostenabrechnern auch noch die spannenden Reiseberichte vorzuenthalten.
Es gilt inzwischen nur noch korrekte Reisezeiten nachzuweisen, ordnungsgemäß bis ins letzte Detail erstellte Reisekostenbelege vorzulegen, jegliche verdächtige Privatveranlassung(-vergnügen), auch und insbesondere bei der auch auf Dienstreisen leider nicht auch noch vermeidbaren Nahrungsaufnahme, als Erstattungshindernis zu qualifizieren und auch sonst alles dafür zu tun, damit eine Dienstreise, die ja in aller Regel ohnehin bereits eine Arbeitsleistung unter erschwerten Bedingungen darstellt, für alle Beteiligten gesetzgeberisch verordnet auch wirklich zu einer Belastung wird, weil „man“ im Zweifelsfall für dabei begangene Fehler bis hin zur strafrechtlichen Verfolgung haftet, na bravo. Und das alles auf der Basis des von den beamteten und öffentlich Bediensteten und ihren Sherpas für einzig wahr und richtig gehaltenen Bundesreisekostengesetzes. Den tatsächlichen Bedürfnissen der nicht öffentlich bedienstet Reisenden wird nur in eng begrenztem und dabei auch noch detailliert beschriebenem Verbotsrahmen Rechnung getragen, siehe EStG, (LSt-)Richtlinien und aktuelle BMF-Schreiben, insbesondere auf Basis des ergänzten BMF-Schreibens von 2014 zum (neuen) Reisekostenrecht.
Beklagt wurde dieser Zustand schon oft genug, so richtig geändert hat sich auch mit dem sog. „neuen“ Reisekostenrecht nicht wirklich etwas. Manche sagen Verschlimmbesserung dazu. Und das in der Finanzverwaltung vielfach verwendete Totschlagargument, dass im Zweifelsfall die Umstände „nach allgemeinen Lebenserfahrungen“ gelten, wird zugunsten der Versagung von steuerlichen „Vorteilen“ auch noch veröffentlicht. Nehmen wir hier nur das amtlich am 28.11.2018 für das Jahr 2019 veröffentlichte BMF-Schreiben (IV C5 – S 2353/08) zu Verpflegungsmehraufwendungen mit dem dort amtlich aufgeführten Beispiel des Ingenieurs, der am gleichen Tag aus Straßburg/ Frankreich in seine deutsche Wohnung zurückkehrt und kurze Zeit später von dort aus am selben Tag nach Kopenhagen reist. Nicht genug, dass der arme Mann so einen Stress hat, jetzt müssen Sie ihm mit der Reisekostenabrechnung auch noch erklären, dass er für sein Frühstück „Wie Gott in Frankreich“ an diesem Tag nicht den prozentualen Abzug aus dem niedrigeren, aber tatsächlichen Betrag für Verpflegungsmehraufwand Straßburg erhält, sondern aus dem für den gleichen Tag insofern geltenden höheren Tagegeld für Kopenhagen. Ihr Reisekostenabrechnungssystem macht das bei richtiger Eingabe natürlich richtig, aber ob Sie das dem Ingenieur erklären können? Versuch macht klug. Und vergessen Sie bloß das „M“ nicht. Das muss nämlich auf die Lohnsteuerbescheinigung, auch wenn wir eine Zeitlang die Hoffnung hatten, dass die „M“ Bescheinigung eine Schnapsidee gewesen sein könnte. War sie aber nicht und wird nach einer „Übergangszeit“ nunmehr ab 2019 so richtig verpflichtend. Falls Sie sich nicht mehr so richtig erinnern, was das denn überhaupt war oder ist – ergänztes BMF-Schreiben vom 24. Oktober 2014. Und dann bitte gleich nochmal prüfen, ob die Belegeingaben und -nachweise rund um das Thema Verpflegung auf Dienstreisen auf dem aktuellen Stand sind. Ihr System weiß das, eigentlich. Das System wartet aber auf die richtigen Eingaben durch Sie.
Womit wir bei der Fehlertücke der richtigen Eingabe in die grundsätzlich richtig abrechnenden Reisekostenabrechnungssysteme sind. Denn wie immer können diese Systeme überhaupt nur richtig arbeiten, wenn die Eingaben plausibel sind. Das wird weitgehend mit automatisierten und fallbezogenen Rück- und Sicherheitsfragen durch die Systeme sichergestellt. In der Regel kann ein System aber nicht überblicken, ob bei den abzurechnenden Reisen möglicherweise die sog. Dreimonatsfrist beachtet wurde. Das müssen die vor dem System sitzenden Sachbearbeiter in Kenntnis aller dafür notwendigen Umstände, auch hinsichtlich Unterbrechungszeiträumen, schon noch selbst beurteilen. Ob das dann richtig war, entscheidet in der Regel die nächste Lohnsteuer-Außenprüfung.
Und dann gibt es da ja auch noch diese „erste Tätigkeitsstätte“, die angeblich in nicht wenigen Fällen immer noch als regelmäßige Arbeitsstätte bezeichnet wird, weil das schon immer so war. Und wohl auch deshalb sind immer wieder Fehler bei der Reisekostenabrechnung festzustellen, die in erster Linie aufgrund noch immer nicht korrekt erfolgter arbeitgeberseitiger (Nicht-)Festlegung der ersten Tätigkeitsstätte entstehen. Nun sollen hier nicht alle Kriterien der ersten Tätigkeitsstätte referiert werden. Aber es spielt schon eine entscheidende Rolle für die Qualifizierung von wirklichen Reisekosten, ob der Arbeitgeber nun eine erste Tätigkeitsstätte festgelegt hat oder nicht. Und wenn ja, wo sich diese dann befindet. Oder wenn nein, ob das einfach nur vergessen wurde oder durchaus mit Absicht erfolgte, z. B. aufgrund ganz überwiegend nur auswärtiger unterschiedlicher Tätigkeitsstätten. Und leider wird auch immer wieder vergessen, zu prüfen, ob der Arbeitgeber statt einer ersten Tätigkeitsstätte evtl. einen verbindlichen Sammelpunkt für die tägliche Weiterreise zur eigentlichen Arbeitsstätte festgelegt hat. Dieser vom Arbeitgeber festgelegte Sammelpunkt ersetzt nämlich die erste Tätigkeitsstätte im Hinblick darauf, ob es sich z. B. um Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte handelt oder um Fahrtkosten nach Dienstreisegrundsätzen. Dabei sollte man wissen, dass auch die schriftlich fixierte Anordnung eines solchen Sammelpunktes durch einen innerhalb des Unternehmens berechtigten Vorgesetzten nur für seine insofern davon betroffenen Mitarbeiter als arbeitgeberseitige Festlegung eines Sammelpunktes gilt. Auch das sollten die Reisekostenabrechner also wissen. Und dann aber nicht übereifrig sein und private tägliche Sammelpunkte für Fahrgemeinschaften gleich mit als solche arbeitgeberseitigen Sammelpunkte definieren, das sind sie nämlich nicht.
Auch bei einem sog. weiträumigen Tätigkeitsgebiet, also z. B. bei Forst- oder Hafenarbeitern oder auch bei Paketzustellern, können grundsätzlich keine steuerlich relevanten Reisekosten geltend gemacht und abgerechnet werden. Jedenfalls dann nicht, wenn das weiträumige Tätigkeitsgebiet tatsächlich so gegeben ist und sich niemand die Mühe gemacht hat, oder ausdrücklich nicht wollte, für reisekostenrechtliche Zwecke eine zulässig andere arbeitgeberseitige Festlegung zu treffen. Wenn man das im Unternehmen dann aber doch gründlich gemacht hat, dann kann damit sogar die vorgenannte Dreimonatsfrist unter Umständen beseitigt werden, wenn es sich dann bei jeder derartigen arbeitstäglichen Tätigkeit um eine neue Reise zu einem neuen Tätigkeitsort handelt.
Und dann sollte man in der Reisekostenabrechnung auch wissen, was man denn im Unternehmen so in Richtung der im Rahmen von Work-Life-Balance zunehmend beliebter werdenden Home-Office-Tätigkeiten vereinbart hat. Home-Office ist in aller Regel keine erste Tätigkeitsstätte, da es sich nicht um eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers handelt. Ganz wenige Ausnahmen bestätigen dann diese Regel. Jedenfalls haben reine Home-Office-Arbeiter also keine erste Tätigkeitsstätte und deshalb ist jede dienstlich veranlasste Fahrt von diesem Home-Office aus eine Dienstreise. Falls die hauseigene Dienstreiseordnung dazu nicht etwas anderes festgelegt hat. Aber die hauseigene Dienstreiseordnung wird bei Ihnen ja ohnehin regelmäßig bis jährlich überprüft und aktualisiert, deshalb gibt es zum Home-Office bestimmt auch eine konkrete Regel. Oder?
Nicht nur in Ihrer Dienstreiseordnung, sondern bis ins kleinste Detail gesetzlich und verordnungsmäßig ist geregelt, dass man zu jeglichem (steuerfreien) Reisekostenersatz eindeutige Belege vorzulegen hat, die in sich schlüssig sind und den Anspruch beweisen. Eigentlich ist das für jeden selbstverständlich, nur wird der gesetzlich vorgeschriebene „Nachweis zum Lohnkonto“ (LSt- DVO § 4 Abs. 2 Nr. 4) sicher nicht immer so in jedem Einzelfall erfolgen. Das kann böse Folgen haben.
Was an nachweisbaren Beleglagen bei z. B. Hotelübernachtung oder Bewirtungen üblich ist, dürfte oftmals bei anderen Reisekosten nicht unbedingt so der Fall sein. Es gibt nämlich inzwischen Finanzgerichtsurteile, die statt der eher üblichen Selbstangabe der dienstlich im Privatwagen zurückgelegten Kilometer nunmehr den konkreten Nachweis des Arbeitgebers anhand der Fahrtstrecke fordern, also z. B. Nachprüfungen durch Routenplaner oder Ähnliches. Und wenn bei Unstimmigkeiten der Reisende damit konfrontiert wird, hat er garantiert Umwege fahren müssen, die er aber in seiner Reisekostenabrechnung nicht angegeben hatte. Schade eigentlich, aber wohl gerade noch korrigierbar, falls es denn stimmt, was man als Arbeitgeber ebenfalls in geeigneter Weise nachweisen muss. Und für die Selbstangabe der tatsächlichen dienstlichen Abwesenheit von der eigenen Wohnung oder der ersten Tätigkeitsstätte gilt das dann natürlich auch. Unangenehm, aber leider nicht zu ändern. Es muss schon alles seine gute Ordnung haben.
Werner M. Moche
BiAM-Beratung
Holzminden