Die Zukunft der Payroll – Das Projekt : Die Ablage ist erledigt, doch was passiert vorher?

Nun ist es endlich so weit – alle 3.400 Personalakten sind durch den Dienstleister BEGIS digitalisiert und die Mitarbeiter der Personalabteilung gewöhnen sich immer mehr an die Arbeit mit dem digitalen Medium.

Die Personalakte ist digital

Der erste Teil des groß angelegten Projekts ist zu aller Zufriedenheit erledigt und die ersten Verbesserungen durch die Einführung der digitalen Personalakte kommen zum Tragen. Kein lästiges Suchen in dicken Papierakten, schneller Zugriff auf die gesuchten Dokumente und auch Führungskräfte haben die Möglichkeit, jederzeit entsprechende Dokumente einzusehen. Somit sind auch die berühmten „Schattenakten“, die in der Praxis in fast jedem Unternehmen vorkommen, komplett verschwunden. Denn warum sollte eine Führungskraft noch Dokumente aufbewahren, wenn sie jederzeit online darauf zugreifen kann? Natürlich sieht eine Führungskraft aber nur die Akten und Dokumente, die sie auch sehen soll. Dies wurde detailliert im Berechtigungskonzept festgelegt. Ein weiterer Schritt in die gesetzkonforme Umsetzung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Ebenso können weitere Forderungen des Datenschutzes leichter umgesetzt werden, da durch automatische Löschroutinen Dokumente ab einem gewissen Datum aus der Akte gelöscht werden – machen Sie das mal mit einer Papierakte, das ist fast unmöglich. Aber auch für die Mitarbeiter bringt die digitale Personalakte sofort Vorteile. Wünscht ein Mitarbeiter Einsicht in seine Akte, kann ihm dies die AWO direkt online ermöglichen. Mit wenigen Mausklicks kann ein Mitarbeiter der Personalabteilung den Mitarbeiter freischalten und er kann direkt auf seine eigene Personalakte zugreifen.

Das Zusammenspiel der Dokumente

Doch nach der Erstbestückung der digitalen Akte mit den Papierdokumenten ist es noch nicht vorbei. In Zukunft wird durch die Einführung der geplanten Workflows die Papierflut massiv sinken, denn es soll ja künftig keine Formulare oder Anträge mehr in Papierform geben. Anträge, Veränderungen und viele andere Prozesse sollen mit Hilfe der Workflowsoftware EDIB Workflow digital und online durchgeführt werden. Das Ziel: Mitarbeiter können zum Beispiel eine Adressänderung, eine Änderung der persönlichen Daten oder viele andere Informationen direkt im System eingeben bzw. beantragen oder Führungskräfte starten einen Eintritt, eine Versetzung oder andere Personalprozesse direkt im System – und dies sowohl über den Desktop als auch über eine App auf dem Smartphone oder Tablet. Und in den ganzen Prozessen sollen keine Dokumente versandt werden, und wenn am Schluss doch ein Dokument erstellt werden muss (zum Beispiel der Arbeitsvertrag oder die Versetzung), erledigt die Software die Ablage in die digitale Personalakte vollautomatisch. Leider vergeht aber noch etwas Zeit, bis die Workflows eingerichtet sind …

… und zur Überbrückung dieser Zeit soll nun der gesamte Dokumentenfluss digitalisiert werden, denn schließlich sollen Dokumente so früh wie möglich digitalisiert werden.

Weg vom Papier

Um dies zu ermöglichen, hat BEGIS das Softwaretool LEVADOC für die AWO zur Verfügung gestellt. LEVADOC ist ein Tool zur effizienten Belegflusssteuerung in Unternehmen. LEVADOC ermöglicht es, Dokumente zu scannen und diese dann vorgangsbezogen zu sortieren, zusammenzufassen und auch Checklisten etc. zur Verfügung zu stellen. Denn schließlich geht es jetzt darum, den Belegfluss aller 130 Einrichtungen zu steuern und bereits jetzt schon die weitere Bearbeitung digital durchzuführen. Jede Einrichtung hat dafür einen Scanner (wobei die vorhandenen Office-Geräte mit Kopier-/Scan-/Fax-/Druck-Kombination genutzt werden können) so eingerichtet, dass Dokumente einfach auf den Scanner gelegt und per Knopfdruck gescannt werden. Diese Dokumente werden nun automatisch an das Digitalisierungszentrum der BEGIS in Berlin übermittelt. Durch die Mitarbeiter der BEGIS werden diese Dokumente nun attribuiert und in Geschäftsvorfälle zusammengefasst (z. B. Eintritt, Versetzung o. Ä.).

In der Personalabteilung der AWO erhalten nun die jeweiligen Teams über LEVADOC genau die Vorfälle, für die sie zuständig sind, und können diese nun bearbeiten. Somit ist kein weiterer Versand von Dokumenten notwendig und die Belege sind schnell und vorsortiert direkt beim richtigen Sachbearbeiter. Ein zusätzlicher Vorteil ist, dass jeder Mitarbeiter in der Personalarbeit seinen Arbeitsvorrat genau kennt und im Urlaubs- oder Krankheitsfall jederzeit ein Kollege die Fälle übernehmen kann oder unterschiedliche Arbeitsbelastungen jederzeit ausgeglichen werden können. Denn ein Administrator des Systems hat jederzeit die Möglichkeit, Aufgaben an andere Teams oder Mitarbeiter zu verschieben, und kann so für eine ausgeglichene Arbeitslast sorgen. Nachdem sämtlicher Schriftverkehr, auch E-Mails, über LEVADOC zentral gesteuert wird, muss ein Vertreter nicht lange suchen oder nachforschen, was bereits zu dem Thema kommuniziert wurde. Zu vielen Geschäftsvorfällen sind Checklisten hinterlegt, so dass auch aufgrund dieser Checklisten jederzeit ersichtlich ist, welche Aufgaben bereits erledigt sind.

Die Vorteile liegen sehr schnell auf der Hand: Dokumente sind aus allen Einrichtungen per Knopfdruck vorsortiert und gebündelt beim jeweiligen Sachbearbeiter, Aufgabenvorräte können zentral gesteuert werden und die Sachbearbeiter in der Personalabteilung leben bereits das papierlose Büro.

Wie geht es weiter?

Parallel zu der Einführung von LEVADOC wird natürlich intensiv an dem Thema Workflows gearbeitet. Denn schließlich will man ja so früh wie möglich auf Dokumente verzichten und wegkommen von einem Dokumentenmanagement hin zur Gestaltung von Arbeitsabläufen und Prozessen. Künftig soll also gar kein Antrag mehr auf Papier geschrieben, gescannt und verteilt werden, sondern der Prozess soll unter Einbeziehung aller Beteiligten vollkommen digital ablaufen. Dazu werden gerade die ersten Workflows definiert. Wir werden über den Fortgang der Dinge berichten.

Thomas Eggert Geschäftsführer BEGIS