Dienstfahrräder und E-Roller : Überlassung an Arbeitnehmer
In vielen Unternehmen finden Überlegungen statt, wie die Mitarbeiter dabei unterstützt werden können, alternative Beförderungsmittel zum Auto oder Bus und Bahn zu finden. Ganz hoch im Kurs stehen daher die Überlassung von dienstlichen Fahrrädern an Mitarbeiter oder sogar neuerdings die Überlassung von E-Rollern oder E-Scootern.
Die lohnsteuerliche Komponente ist nicht trivial und muss bei allen Zuwendungen an den Arbeitnehmer beachtet werden. Hier muss der Arbeitgeber einiges Bedenken und ggf. auch entscheiden. Wird ein Fahrrad oder ein E-Scooter nur für dienstliche Fahrten überlassen, liegt kein geldwerter Vorteil vor. In diesen Fällen muss auch nie eine lohnsteuerliche Prüfung oder Bewertung stattfinden. Im folgenden Beitrag geht es um die steuerliche Behandlung der erlaubten privaten Nutzung.
Fahrräder
Die Überlassung von betrieblichen Fahrrädern des Arbeitgebers an Arbeitnehmer zur privaten Nutzung, ist seit 01.01.2019 steuerfrei nach § 3 Nr. 37 EStG. Die Befreiung ist allerdings befristet bis 31.12.2030.
Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass ein Fahrrad vorliegt. Dies ist insbesondere bei Fahrrädern mit Elektromotorisierung von Bedeutung. Nach dem neuesten Erlass der Finanzverwaltung vom 9. 1. 2020 ist dies der Fall, wenn keine Kennzeichen- und Versicherungspflicht besteht. Die Versicherungspflicht entsteht, wenn das Fahrrad aufgrund seiner Motorisierung 25 km/h überschreiten kann.
Betrieblich ist ein Fahrrad, wenn es dem Arbeitgeber zugerechnet werden kann. Dies ist der Fall, wenn es in seinem Eigentum steht oder der Arbeitgeber das Fahrrad gemietet oder geleast hat.
Die Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 37 EStG verlangt, dass der Arbeitgeber das Fahrrad an den Mitarbeiter zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn überlässt. Dies bedeutet nach aktueller Auffassung der Finanzverwaltung, dass der Arbeitgeber die Kosten tragen muss und diese nicht über das Bruttogehalt mit einer Minderung an den Arbeitnehmer weiter belasten darf. Die Überlassung des Fahrrades zur privaten Nutzung muss somit zusätzlich zum vereinbarten Arbeitsentgelt erfolgen. Hierzu kann es eine separate Vereinbarung über die Überlassung des Fahrrades geben. Der BFH hat mit Urteilen vom 1. 8. 2019 zu der Definition des Begriffes „ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ geurteilt. Danach würde das Kriterium erfüllt sein, wenn der Arbeitnehmer und der Arbeitgeber sich zunächst darauf einigen, dass der Arbeitnehmer ab einem Stichtag ein geringeres Bruttogehalt bezieht. In einer zweiten Vereinbarung würde der Arbeitnehmer dann das Fahrrad zur privaten Nutzung überlassen bekommen. Nach Ansicht der Richter wäre dies zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn. Die Finanzverwaltung sieht das bisher als nicht erfüllt an, weil zuvor das Bruttogehalt gemindert wurde und eine Gehaltsumwandlung vorliegt. Die angesprochenen Urteile werden aktuell noch nicht von der Finanzverwaltung angewandt.
Für Gehaltsumwandlungen gilt weiter, dass die Überlassung von betrieblichen Fahrrädern zur privaten Nutzung nicht steuerfrei ist. Es gilt nach dem gleichlautenden Erlass der Länder vom 9. 1. 2020 die Verpflichtung zur Ermittlung eines geldwerten Vorteils. Dieser muss nach den Grundsätzen der Versteuerung als Elektrofahrzeug erfolgen.
Da hier für den Ansatz des Bruttolistenpreises für Fahrzeuge ohne CO2 -Ausstoß die Bemessungsgrundlage auf 25 % des Bruttolistenpreises gesenkt wurde, gilt dies auch für Fahrräder. Für das Kalenderjahr 2019 ist somit 1 % der auf volle 100 Euro abgerundeten halbierten und ab 1. Januar 2020 1 % eines auf volle 100 Euro abgerundeten Viertels der unverbindlichen Preisempfehlung des Herstellers, Importeurs oder Großhändlers im Zeitpunkt der Inbetriebnahme des Fahrrads einschließlich der Umsatzsteuer als Bemessungsrundlage für den geldwerten Vorteil anzusetzen. Allerdings gilt diese erst aber einer Anschaffung oder Überlassung der Fahrräder zur privaten Nutzung ab 1. 1. 2019. Für alle davor angeschafften Fahrräder muss die volle unverbindliche Preisempfehlung angesetzt werden.
Beispiel: Arbeitgeber überlässt ein betriebliches Fahrrad mit Wert von 2000 Euro zur privaten Nutzung an seinen Mitarbeiter. Es liegt eine Gehaltsumwandlung seit 2019 seit. Es liegt kein verkehrsrechtliches Fahrzeug vor.
Der geldwerte Vorteil muss ermittelt werden. Die Überlassung ist wegen der Gehaltsumwandlung nicht steuerfrei. Ab 2020 gilt: 1 % von 25 % von 2000 Euro = 5 Euro
Beispiel: Arbeitgeber überlässt ein betriebliches Fahrrad mit Wert von 2000 Euro zur privaten Nutzung an seinen Mitarbeiter. Es liegt keine Gehaltsumwandlung vor. Es liegt kein verkehrsrechtliches Fahrzeug vor.
Die Überlassung des Fahrrades erfolgt zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn. Diese ist steuerfrei nach § 3 Nr. 37 EStG.
Wurde das betriebliche Fahrrad vor dem 1. Januar 2019 vom Arbeitgeber bereits einem Arbeitnehmer zur privaten Nutzung überlassen, bleibt es bei einem Wechsel des Nutzungsberechtigten nach dem 31. Dezember 2018 für dieses Fahrrad bei der vollen Bemessungsgrundlage. Eine Minderung ist nicht vorzunehmen.
Keine 44-Euro Freigrenze
Die 44-Euro Freigrenze für Sachbezüge nach § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG ist nicht anwendbar
Rabattfreibetrag
Gehört die Nutzungsüberlassung von Fahrrädern zur Angebotspalette des Arbeitgebers an fremde Dritte (z. B. Fahrradverleihfirmen), kann der geldwerte Vorteil auch nach § 8 Abs. 3 EStG ermittelt und der Rabattfreibetrag in Höhe von 1.080 Euro berücksichtigt werden, wenn die Lohnsteuer nicht nach § 40 EStG pauschal erhoben wird.
Fahrräder als Fahrzeuge
Ist ein Elektrofahrrad Verkehrsrechtlich als Kraftfahrzeug einzuordnen (weil der Motor auch Geschwindigkeiten über 25 Kilometer pro Stunde unterstützt), ist für die Bewertung des geldwerten Vorteils die Regelung der Dienstwagenbesteuerung (hier für Elektrofahrzeuge) § 8 Abs. 2 Satz 2 bis 5 i. V. m. § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG anzuwenden.
Auch hier gilt für die Anschaffung und Überlassung ab 2019 eine Bemessungsgrundlage von 25 % ab 2020. Hinzukommen aber neben der 1 % noch die Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte mit 0,03 % oder 0,002 % von der geminderten Preisempfehlung.
Übereignung von Fahrrädern an Mitarbeiter
Nach § 40 Abs. 2 Nr. 7 EStG kann zukünftig die Übertragung des Eigentums von betrieblichen Fahrrädern vom Arbeitgeber an Arbeitnehmer mit 25 % pauschal versteuert werden.
Die Übereignung muss aber zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgen.
Bemessungsgrundlage ist der Wert des Fahrrades zum Zeitpunkt der Übereignung. Hier gilt weiterhin die Regelung der Finanzverwaltung, dass das Fahrrad nach 30 Jahren einen Restwert von 40 % des ursprünglichen Kaufpreises hat. Es gilt eine 25 % ige Pauschalsteuer plus Solidaritäts-zuschlag plus pauschale Kirchensteuer und eine Sozialversicherungsfreiheit. Dies gilt ab 1 .1. 2020.
Überlassung von Scootern
Über die Überlassung von E-Rollern oder E-Scooter hat die Finanzverwaltung sich bisher nicht geäußert.
Da diese Fahrzeuge aber versicherungspflichtig sind, ist wohl von Fahrzeugen und nicht von Fahrrädern auszugehen. Aus diesem Grund gelten bei der Überlassung zur privaten Nutzung die oben dargestellten Grundsätze der Besteuerung für Elektrofahrzeuge.
Der Arbeitgeber muss also die private Nutzung bewerten und sollte hierfür im Rahmen der 1 %-Regelung 25 % der unverbindlichen Preisempfehlung als Bemessungsgrundlage ansetzen.
Inwieweit sich die Finanzverwaltung noch zu diesen Fällen schriftlich äußern wird, bleibt abzuwarten.
Umsatzsteuer
Wie auch bei Dienstwagen, die privat genutzt werden dürfen, muss auch bei Fahrrädern und Scootern die Umsatzsteuer beachtet werden. Für die Überlassung an den Arbeitnehmer muss der Arbeitgeber Umsatzsteuer abführen.
Daniela Karbe-Geßler