Das Projekt AWO Oberbayern
Das Projekt Von der klassischen Personalverwaltung zur modernen, digitalen HR-Plattform Teil 1 – Ist und Soll
LOHN+GEHALT begleitet den Weg der Arbeiterwohlfahrt, Bezirksverband Oberbayern e. V., von einer dezentralen und papiergetriebenen Abwicklung zur einheitlichen digitalen Lösung.
Die Ausgangslage
Die AWO Oberbayern hat 140 Einrichtungen und rund 3.800 Mitarbeiter. Bisher wird die Personalarbeit mit hohem Aufwand dezentral und papiergetrieben abgewickelt. So läuft beispielsweise der gesamte Bewerbungsprozess noch manuell und auf Papier ab. Weiterhin sind die HR-Prozesse nicht vereinheitlicht und es mangelt an Transparenz in den Abläufen. In Sachen Payroll erfolgt die Bearbeitung unter Nutzung der SD Worx-Software fidelis.Personal auf zwei unterschiedlichen Wegen: Ein Teil der Entgeltabrechnungen wird durch die Payroll-Spezialisten der AWO Oberbayern selbst erledigt, der andere durch die Payroll-Spezialisten des Dienstleisters SD Worx. Im Ergebnis werden Belege oft doppelt auf mehreren Wegen zu den beteiligten Playern AWO Hauptverwaltung und SD Worx gesandt und die einzelnen Einrichtungen wissen häufig nicht, welche Dokumente sie an welche Stelle zu senden haben.
Das Ziel
Am Ende des Projektes soll eine einheitliche Plattform für alle Beteiligten stehen, welche für Transparenz sorgt und alle Prozesse klar abbilden und nachverfolgen kann. Der Belegfluss soll ohne Doppelungen an die jeweils richtige Adresse gesteuert werden. Angestrebt wird auch eine möglichst beleglose Verarbeitung. Jede Dateneingabe soll nur einmal erfolgen – und zwar genau dort, wo die Daten entstehen. Durch eine Integration in die HR Software der SD Worx wird hier eine einheitliche Plattform geschaffen, die alle Beteiligten in ihren Aufgaben effizient unterstützt. Die geschaffene Plattform soll auch als Kommunikationsplattform für alle Mitarbeiter nutzbar sein. Die AWO Oberbayern wird ihr Image als moderner Arbeitgeber durch die Einführung dieser modernen, digitalen HR-Arbeit unterstreichen.
Der aktuelle Stand
Zu Beginn wurde die digitale Personalakte EDIB® Akte von BEGIS eingeführt, in der Pilotphase zunächst für etwa 500 Mitarbeiter, danach wurden die restlichen 3.100 Akten durch BEGIS digitalisiert und nun stehen die Personalakten aller Mitarbeiter in der digitalen Personalakte zur Verfügung. Derzeit wird EDIB® Portal als zentrale Plattform – das AWO-Portal – eingerichtet, der Belegfluss definiert und die ersten Workflows werden designed.
Die nächsten Schritte
Zunächst ist die Einführung von LEVADOC für den Belegfluss vorgesehen. LEVADOC als Tool für das Managen des Belegflusses wird bereits seit Beginn der Zusammenarbeit mit SD Worx von dem betreuenden Payroll-Team der SD Worx erfolgreich eingesetzt. Nächste Schritte sind die Einrichtung der Kommunikation über EDIB® Kommunikation und der App sowie die Freigabe der ersten Workflows.
