Die Zukunft der Entgeltabrechnung : Lohnabrechnung goes digital – dem Staat sei Dank!?
„Treiber der Modernisierung“ ist ein Titel, den sich der deutsche Staat selten auf die Fahnen schreibt. Nur wenn bestehende Strukturen nicht mehr funktionieren, prüft die öffentliche Hand mit Besonnenheit – böse Zungen mögen das „Behäbigkeit“ nennen –, wie er die Verwaltung von Wirtschaft und Bürgern zeitgemäß gestalten kann. Manchmal überrascht der Staat jedoch mit Modernisierungsbestrebungen. Zum Beispiel bei der Digitalisierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Schlecht gewählt ist das Feld freilich nicht, denn bei der komplizierten Entgeltabrechnung gibt es viele Stellschrauben, an denen man mit digitalen Mitteln drehen kann – und dadurch echten Mehrwert erzeugt.
Paradebeispiel ist das Melde- und Bescheinigungswesen. Hier digitalisiert der Staat ganz kräftig – und zwar nicht als optionales Service-Angebot. In den meisten Fällen ist die digitale Übermittlung von Meldungen und Bescheinigungen an die Sozialversicherungen Pflicht. So kommt seit dem 01.01.2019 kein Unternehmen am elektronischen Verfahren zur Beantragung der A1-Bescheinigung bei Auslandsentsendungen von Mitarbeitern vorbei. Das Zahlstellen-Meldeverfahren, ebenfalls komplett digitalisiert, ist bereits Pflicht für Betriebe ab 30 Versorgungsbezugsempfängern, ab 01.07.2019 für alle Unternehmen mit Betriebsrentnern.
Das stößt nicht immer auf Gegenliebe. Die elektronische Datenübermittlung empfinden viele Unternehmen als belastend. Weil sie bestehende Prozesse ändern müssen. Und weil sie die Formulare über sv.net ausfüllen und dazu die Daten per Hand abtippen müssen. Nutzen Entgeltabrechner sv.net zur Beantragung der A1-Bescheinigung, für das Zahlstellen-Meldeverfahren oder die Elektronische Entgeltbescheinigung, ist das extrem zeitaufwändig. Die Formulare, die sie ausfüllen müssen, sind umfangreich. Die Daten müssen sie aus verschiedenen Quellen zusammensuchen, beispielsweise aus dem Lohnprogramm und den Personalakten. Außerdem müssen sie alles per Hand eintippen. Das kostet Zeit und ist eine große Fehlerquelle.
Doch in der Digitalisierung gibt es keinen Schmerz, der nicht mit Software behoben werden kann. Anbieter von Lohnprogrammen integrieren das Melde- und Bescheinigungswesen in ihr Angebot. Sie schaffen Schnittstellen zwischen der Software und den verschiedenen Rechenzentren der Sozialversicherungen, Krankenkassen, Rentenversicherung sowie Arbeitsagentur. Anwender übermitteln die Formulare direkt aus der Software. Was heißt das für den Entgeltabrechner? Zunächst, dass er sich nicht mehr mit sv.net herumplagen muss. Da die benötigten Daten bereits im System vorliegen, befüllt das Programm viele Felder automatisch. Das spart enorm viel Zeit. Rückmeldungen der Sozialkassen muss der Anwender außerdem nicht mehr aktiv abholen, sondern bekommt diese direkt ins System zugestellt.
Klingt gut. Doch es gibt einen Wermutstropfen: Wer bei der Lohnabrechnung mit einem veralteten System arbeitet, kommt wahrscheinlich nicht in den Genuss des automatisierten Melde- und Bescheinigungswesens. Ein Systemwechsel schreckt ab, ist doch das alte Programm auf die Prozesse und Strukturen im Unternehmen abgestimmt. An dieser Stelle lohnt es sich, die Opportunitätskosten zu betrachten: Viele Meldeprozesse sind digitalisiert worden und es sind neue dazugekommen. Der Trend setzt sich fort. Unternehmen sparen Zeit, Aufwand und Kosten, wenn sie das Melde- und Bescheinigungswesen automatisieren. Der Aufwand für die Umstellung ist vergleichsweise gering. Die Rechnung geht auf für Unternehmen, die sich den Digitalisierungsbestrebungen des Staates nicht verschließen.
