Experten antworten 2/2024

Ja, es besteht die Möglichkeit für Arbeitgeber, bei kurzfristigen Tätigkeiten von beschränkt steuerpflichtigen Arbeitnehmern in Deutschland, die einer ausländischen Betriebsstätte des Arbeitgebers zugeordnet sind, eine Pauschalbesteuerung des Arbeitslohns mit 30 Prozent durchzuführen. .Eine Tätigkeit gilt als kurzfristig, wenn sie 18 zusammenhängende Arbeitstage nicht überschreitet (§ 40a Abs. 7 Einkommensteuergesetz (EstG)). Diese Entscheidung liegt in der Regel im Ermessen des Arbeitgebers, der die Pauschalierung anstelle der Regelbesteuerung durchführen kann. Im Falle der Pauschalierung kann die Pauschalsteuer auch auf den Arbeitnehmer übertragen werden. Es ist erforderlich, dass der Arbeitgeber für diese Arbeitnehmer ein Lohnkonto führt, in dem die Bezüge und das Vorliegen der Pauschalierungsvoraussetzungen dokumentiert sind. Die Option zur Lohnsteuerpauschalierung erleichtert dem Arbeitgeber die Übernahme der Lohnsteuer, insbesondere im Hinblick auf mögliche weitere geldwerte Vorteile im Zusammenhang mit den Tätigkeiten in Deutschland. Allerdings ist zu beachten, dass trotz der Pauschalierung ein Solidaritätszuschlag von 5,5 Prozent auf die pauschale Lohnsteuer erhoben werden muss.

Aufmerksamkeiten – zu probierende Produkte an Mitarbeiter

Als Unternehmen, das Schokolade und andere Süßigkeiten herstellt, möchten wir unseren Mitarbeitern während der Arbeitszeit die Möglichkeit bieten, unsere neuen Produkte zu probieren. Können wir unseren Mitarbeitern diese Produkte unentgeltlich zum Verzehr überlassen, ohne dass dies steuerliche Auswirkungen hat?

Genussmittel und Getränke, wie beispielsweise Schokolade, die der Arbeitgeber den Arbeitnehmern zum Verzehr im Betrieb unentgeltlich oder verbilligt überlässt, bleiben gemäß R 19.6 Abs. 2 Satz 1 der Lohnsteuer-Richtlinien (LStR) als Aufmerksamkeiten steuerfrei. Es gibt keine wertmäßige Obergrenze für diese Aufmerksamkeiten.

Jedoch ist der Begriff „Genussmittel“ eng auszulegen, um Missbrauch zu verhindern. Die unentgeltliche oder verbilligte Überlassung von Speisen ist nur dann als Aufmerksamkeit steuerfrei, wenn sie während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes erfolgt und im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse an einer günstigen Gestaltung des Arbeitsablaufs liegt. Ein Beispiel für einen außergewöhnlichen Arbeitseinsatz wäre beispielsweise eine außergewöhnliche betriebliche Besprechung. Der Wert der Aufmerksamkeit darf in diesem Fall 60 Euro je Arbeitnehmer nicht übersteigen, um als steuerfrei zu gelten.

Minijobber – schwankende Bezüge und Arbeitszeitkonten

In unserem Unternehmen gibt es unvorhersehbare Schwankungen beim Arbeitsentgelt, insbesondere in saisonbedingten Beschäftigungsbereichen. Wir möchten sicherstellen, dass wir die regelmäßige Entgeltgrenze für geringfügig entlohnte Beschäftigungen korrekt ermitteln. Wie können wir in solchen Fällen vorgehen? Des Weiteren möchten wir für unsere Mitarbeiter ein Arbeitszeitkonto einführen, um etwaige Schwankungen aufzufangen. Es soll jedoch kein langfristiges Arbeitszeitkonto sein. Was müssen wir hier beachten?

Schwankende Bezüge

Bei unvorhersehbar schwankender Höhe des Arbeitsentgelts oder in Fällen, in denen saisonbedingt vorhersehbar unterschiedliche Arbeitsentgelte erzielt werden, ist der regelmäßige Betrag durch Schätzung oder eine Durchschnittsberechnung zu ermitteln. Für neu eingestellte Arbeitnehmer kann dabei von der Vergütung eines vergleichbaren Arbeitnehmers ausgegangen werden.

Es ist zulässig, bei einer Jahresprognose allein die Einhaltung der jährlichen Geringfügigkeitsgrenze von 6.456 Euro zu unterstellen, ohne die Arbeitseinsätze und damit die zu erwartenden Arbeitsentgelte für die einzelnen Monate im Vorfeld festzulegen. Dabei ist es unschädlich, wenn aufgrund des unvorhersehbaren Jahresverlaufs in einzelnen Monaten Arbeitsentgelte oberhalb von 538 Euro erzielt werden, solange die jährliche Entgeltgrenze von 6.456 Euro nicht überschritten wird.

Die Feststellung der gewissenhaften Schätzung bleibt auch dann maßgebend, wenn sie mit den tatsächlichen Arbeitsentgelten aus der Beschäftigung nicht übereinstimmt, sofern diese Abweichung auf nicht sicher voraussehbare Umstände zurückzuführen ist. Es ist jedoch auszuschließen, dass eine geringfügig entlohnte Beschäftigung vorliegt, wenn der Umfang erheblichen Schwankungen unterliegt und beispielsweise eine Vollzeitbeschäftigung nur in wenigen Monaten des Jahres ausgeübt wird, um die jährliche Entgeltgrenze nicht zu überschreiten. In solchen Fällen liegt in den Monaten des Überschreitens der Entgeltgrenze keine geringfügig entlohnte Beschäftigung vor.

Um Rechtsklarheit sicherzustellen, wird im Steuer- und Sozialversicherungsrecht empfohlen, der sozialversicherungsrechtlichen Beurteilung über das Vorliegen einer geringfügigen Beschäftigung zu folgen

Arbeitszeitregelungen

Auch mit Minjobbern sind aflexible Arbeitszeit- und Wertguthabenvereinbarungen möglich. Dabei wird zwischen sonstigen flexiblen Arbeitszeitregelungen wie Gleitzeit- oder Jahreszeitkonten und Wertguthabenvereinbarungen wie Langzeit oder Lebensarbeitszeitkonten unterschieden.

Wenn eine geringfügig entlohnte Beschäftigung vorliegt und ein verstetigtes Arbeitsentgelt im Rahmen einer flexiblen Arbeitszeitregelung gezahlt werden soll, müssen die Ansprüche auf Arbeitsentgelt, die sich aus der zu erwartenden Gesamtjahresarbeitszeit ableiten lassen, berücksichtigt werden. Dabei sind bereits bestehende und zu erwartende Arbeitszeitguthaben einzubeziehen. Das durchschnittliche monatliche Arbeitsentgelt darf in einem Jahr unter Berücksichtigung des zu Beginn des Jahres in einem Zeitguthaben bereits enthaltenen sowie des zum Ende des Jahres in einem Zeitguthaben zu erwartenden Arbeitsentgeltanspruchs die entgeltliche Geringfügigkeitsgrenze nicht überschreiten.

Dies gilt entsprechend in einer Beschäftigung mit Anspruch auf einen festen Monatslohn, in der die vertraglich geschuldete Arbeitszeit über Zeitguthaben flexibel gestaltet werden kann.

Ein Beispiel hierfür wäre die Einstellung einer Reinigungskraft zum 01.05. auf Stundenlohnbasis (Stundenlohn von 13,25 Euro). Es wird ein verstetigtes monatliches Arbeitsentgelt von 530 Euro vereinbart. Durch eine Gleitzeitvereinbarung kann die Reinigungskraft monatliche Überstunden auf- und abbauen.

Dies entspricht einer monatlichen Arbeitszeit von 40 Stunden (Jahresarbeitszeit = 480 Stunden). Wenn der Arbeitgeber davon ausgeht, dass das Arbeitszeitkonto am Ende des maßgebenden Zeitjahres (30.04. des Folgejahres) maximal 7 Stunden Restguthaben enthalten wird, ist die Reinigungskraft versicherungsfrei, da das durchschnittliche Arbeitsentgelt die Geringfügigkeitsgrenze von 538 Euro nicht überschreitet (480 Stunden + 7 Stunden = 487 Stunden : 12 Monate × 13,25 Euro = 537,73 Euro). Der Arbeitgeber muss jedoch den Pauschalbeitrag zur Krankenversicherung und, gemeinsam mit dem Arbeitnehmer, Beiträge zur Rentenversicherung zahlen. Der Arbeitnehmer kann die Befreiung von der Rentenversicherungspflicht beantragen.

Übernahme Kosten für ein Führungszeugnis

Unser Unternehmen hat vor Kurzem einen neuen Mitarbeiter eingestellt und von diesem ein erweitertes Führungszeugnis angefordert. Die entstandenen Kosten für dieses Zeugnis belaufen sich auf etwa 13 Euro. Für uns stellt sich die Frage, ob diese Kosten als steuerfreier Auslagenersatz betrachtet werden können.

Bei der Aufnahme einer Beschäftigung oder während des laufenden Arbeitsverhältnisses können Kosten für ein (erweitertes) Führungszeugnis anfallen. Diese Kosten übernimmt in der Regel der Arbeitgeber nicht ausschließlich im betrieblichen Interesse, da der Arbeitnehmer selbst ein nicht unerhebliches Interesse daran hat. Das Interesse des Arbeitnehmers, die Unbedenklichkeit seines Einsatzes zu belegen, ist hier gegeben, da er bei Nichtvorlage mit einer Beendigung seiner Beschäftigung rechnen muss.

Infolgedessen handelt es sich in diesen Fällen um steuerpflichtigen Arbeitslohn und beim Arbeitnehmer um steuerpflichtige Werbungskosten. Jedoch kann steuerfreier Auslagenersatz vorliegen, wenn die Übernahme der Kosten für erweiterte Führungszeugnisse tarifvertraglich geregelt ist. In diesem Fall kann sich der Arbeitgeber der Inanspruchnahme durch den Arbeitnehmer nicht entziehen, da er einer tarifvertraglichen Bindung unterliegt und das Risiko des Entstehens der Aufwendungen bei ihm liegt.