Lohnsteuer kompakt für die Personalpraxis : Steuerfreie Übernahme von Kinderbetreuungskosten durch den Arbeitgeber
Viele Arbeitnehmer zahlen für die Betreuung ihrer Kinder Gebühren oder vereinbarte Honorare. In Gehaltsverhandlungen können Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern die Zahlung für die Aufwendungen der Kinderbetreuung zusichern. Nach §3 Nr. 33 EstG ist dies auch steuerfrei möglich.
Um Arbeitgeberzuschüsse zur Kinderbetreuung aber steuerfrei zu erhalten, müssen Voraussetzungen eingehalten werden und Arbeitgeber einiges beachten. Nach § 3 Nr. 33 EStG sind Arbeitgeberleistungen zur Unterbringung, Unterkunft und Verpflegung sowie Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern in Kindergärten oder vergleichbaren Einrichtungen, die der Arbeitgeber zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbringt, steuerfrei. Damit einher geht auch die Sozialversicherungsfreiheit der Zahlungen.
Im Gegensatz zum Abzug der Kinderbetreuungskosten im Rahmen der Einkommensteuererklärung mit einer Deckelung auf zwei Drittel der Kosten bis max. 4.000 Euro nach § 10 Abs. 1 Nr. 5 EStG ist die nach grundsätzlich nicht begrenzt. Damit können z. B. auch hohe Kosten für die Kinderbetreung in exklusiven, privat organisierten Einrichtungen in voller Höhe steuerfrei erstattet werden. Begrenzt ist der Zuschuss des Arbeitgebers durch die getragenen Aufwendungen des Arbeitnehmers.
Es können höchstens die tatsächlichen Aufwendungen der Beschäftigten lohnsteuerfrei gezahlt werden. Überzahlungen des Arbeitgebers sind steuer- und beitragspflichtig.
Steuerfrei sind sowohl Sachleistungen, z. B. betriebseigene Kindergärten, als auch Geldleistungen, z. B. Zuschüsse zu Kita-Gebühren oder Gebühren von Tagesmüttern/-vätern. Vergleichbare Einrichtungen sind Schulkindergärten, Kindertagesstätten, Kinderkrippen, Tagesmütter, Wochenmütter und Ganztagespflegestellen.
Dies gilt aber nicht für Betreuungskosten im eigenen Haushalt. Aufwendungen für die Betreuung des Kindes im eigenen Haushalt, z. B. durch Kinderpflegerinnen, Hausgehilfinnen oder Familienangehörige, können nicht steuerfrei vom Arbeitgeber ersetzt werden. Soweit Arbeitgeberleistungen auch den Unterricht eines Kindes ermöglichen, sind sie ebenfalls nicht steuerfrei. Das Gleiche gilt für Leistungen, die nicht unmittelbar der Betreuung eines Kindes dienen, zum Beispiel die Beförderung zwischen Wohnung und Kindergarten.
Dies regelt R 3.33 Abs. 2 Lohnsteuer-Richtlinien (LStR). Zu beachten ist außerdem, dass der Zuschuss nur für die Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern steuerfrei ist. Hierbei spielt das Alter keine Rolle mehr. Damit können in den Ländern mit „späten Sommerferien“ auch in den Monaten August und gegebenenfalls September (bis zum Tag der Einschulung) die Kindergartenzuschüsse steuerfrei ausgezahlt werden.
Sobald das zu betreuende Kind eingeschult wurde und der Zuschuss weiter bezahlt wird, ist dieser zu versteuern als laufender Arbeitslohn. Bei Barzuschüssen des Arbeitgebers ist die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit zudem nur dann gegeben, wenn der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin dem Arbeitgeber die zweckentsprechende Verwendung nachgewiesen hat. Der Arbeitgeber hat die Nachweise im Original als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren.
Dies ist in R 3.33 Abs. 4 Sätze 2 und 3 LStR geregelt. Zahlt der Arbeitgeber nur einen Anteil an den Aufwendungen, so sollte er auf den Originalbelegen vermerken, wie hoch sein Anteil ist. Weitere wichtige Voraussetzung für die Steuer- und Beitragsfreiheit ist, dass die Zuschüsse zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden. Die Umwandlung von arbeitsrechtlich geschuldetem Arbeitslohn in einen Kindergartenzuschuss führt nicht zur Steuer- und Beitragsfreiheit.
Das Kriterium „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ ist in § 8 Abs. 4 EStG geregelt. Danach darf die Leistung nicht auf den Arbeitslohn angerechnet, der Arbeitslohn nicht wegen der Leistung verringert, eine versprochene Gehaltserhöhung zugunsten der Leistung nicht aufgehoben werden und es darf keine Zusage geben, dass nach Wegfall der Leistung der Lohn automatisch erhöht wird.
Im Ergebnis muss der Zuschuss zur Kinderbetreuung zum vereinbarten Arbeitslohn hinzukommen. In Gehaltsverhandlungen bei einer Neueinstellung kann dies natürlich im ersten Angebot mitberücksichtigt werden.
Sofern die Voraussetzungen vorliegen, dass Kinderbetreuungskosten lohnsteuerfrei sind, sind diese auch nicht dem sozialversicherungspflichtigen Arbeitsentgelt zuzurechnen. Dies regelt § 1 Abs. 1 Nr. 1 SvEV. Auf der Jahreslohnsteuerbescheinigung ist der Zuschuss des Arbeitgebers zur Kinderbetreuung nicht verpflichtend einzutragen. Hierfür kann aber das Freifeld genutzt werden.
Praxishinweis
Zahlt der Arbeitgeber steuerfreie Erstattungen, müssen die begünstigten Arbeitnehmer die Zahlungen bei den Ausgaben in der Steuererklärung und der Angabe der Kinderbetreuungskosten in der Anlage Kind angeben.
Daniela Karbe-Geßler