Neuvorstellung : ARGE IKS wird Netzwerk HR – Qualitätsmanagement & Prozesse
Der Startschuss zur Arbeitsgemeinschaft (ARGE) „Interne Kontrollsysteme“ – kurz IKS – fiel bereits im Jahr 2006. Bei der Gründung lag der Fokus für viele Teilnehmende zunächst auf dem Aufbau und der Weiterentwicklung des internen Kontrollsystems (IKS). Teilnehmende von unterschiedlichen Unternehmen aus verschiedenen Branchen treffen sich seitdem regelmäßig zweimal im Jahr, um sich zu den allgemeinen Themen des IKS auszutauschen.
Der Entwicklungsstand war zum Zeitpunkt der Gründung durchaus unterschiedlich. In einigen Unternehmen gab es kein IKS, andere wiederum hatten sich schon mit dem Thema beschäftigt und suchten nach den Best-Practise-Lösungen. Vereint waren alle in dem Ziel, ein funktionierendes und bei den Kollegen etabliertes IKS durchzuführen.
Im Laufe der Zeit haben die Teilnehmenden nicht nur das Thema IKS betrachtet, sondern auch die Themen Prozesse und Qualitätsmanagement beleuchtet. Immer mehr Unternehmen erkannten die Bedeutung des Qualitätsmanagements in der HR.
Für viele impliziert der Begriff Kontrollsystem etwas Negative, stellt er doch für viele die Kontrolle dar. Aber das ist ein Irrtum, denn ein IKS ist keine Kontrolleinrichtung, sondern ein Steuerungsinstrument für Abläufe und Prozesse. Es beinhaltet die Risikoeinschätzung einzelner Prozesse, und dies wiederum bringt eine Bewertung der einzelnen Risiken mit sich. Ein IKS ist ein wichtiges Instrument – gerade in Zeiten der Digitalisierung.
Daraus ergibt sich die Frage, wie die Risiken im Bereich der Entgeltabrechnung minimiert werden können und wie sich Fehler vermeiden lassen. Es wäre utopisch, zu glauben, dass durch ein IKS eine Null-Fehler-Quote erreicht wird. Ein funktionierendes IKS hilft jedoch, Fehler zu minimieren sowie die Risiken zu erkennen und zu beheben.
Die Anforderungen an die Entgeltabrechnung haben sich in den letzten Jahren stark verändert. Diese Veränderungen erfordern teilweise auch Anpassungen der internen Prozessen, worüber die Teilnehmenden der ARGE regelmäßig im Gespräch sind. Hierzu gehört auch der Erfahrungsaustausch zu den eingesetzten IT-Werkzeugen bzw. Softwarelösungen (beispielsweise IT-gestützte Prüfprogramme). Zusätzlich findet ein regelmäßige Kommunikation auch außerhalb der festgelegten ARGE-Termine statt, ein zusätzlicher Vorteil dieses einzigartigen Netzwerks. So manche aktuelle Fragestellung wurde gemeinsam diskutiert und Lösungen wurden gefunden. Beispiel hierfür sind die Neuregelungen zur Pflegeversicherung zum 01.07.2023, die viele Teilnehmende bewegt haben. Hier konnte jede/r vom „gemeinsamen Wissen“ und den Lösungsansätzen der anderen Unternehmen profitieren. Die ARGE IKS lebt somit vom offenen, vertrauensvollen und intensiven Austausch der Einzelnen und der Gruppe, das Besondere aller DATAKONTEXT Arbeitsgemeinschaften. Die Teilnehmenden erhalten bei den Veranstaltungen und Treffen laufend neue Erkenntnisse und nehmen diese in den Arbeitsalltag der Payroll mit.
Da sich die Arbeitsgemeinschaft nicht nur dem Thema IKS widmet, sondern mittlerweile auch die Themen Prozess- und Qualitätsmanagement näher betrachtet, wird aus der ARGE IKS nun das Netzwerk HR – Qualitätsmanagement & Prozesse. Mit dem neuen Namen geht die ARGE IKS einen weiteren Schritt in die Zukunft. Getreu ihrem Motto passt sich also auch die ARGE an. Die Arbeitsgemeinschaft heißt alle Interessierten herzlich willkommen, sich dem neuen Netzwerk HR anzuschließen und gemeinsam die Herausforderungen in diesem Bereich zu meistern.
Beim 42. alga Jahresforum am 10. und 11.06.2024 sind wir vor Ort in Köln – hier stellen wir unser Netzwerk persönlich vor und stehen für Fragen rund um das Thema IKS gern zur Verfügung.
