Interview : „Neun von zehn Payroll-Verantwortlichen hören mehrfach im Jahr Beschwerden“
Die Payroll in Deutschland ist laut dem „Global Payroll Complexity Index Report 2023“ die zweitkomplizierteste der Welt. Dafür verantwortlich sind nicht nur ein komplexes Steuerrecht im Hintergrund, sondern auch die vielfachen Anforderungen des Meldewesens, meint Hanno Renner, Mitgründer und CEO des HR-Softwareunternehmens Personio. Eine eigene Studie seines Unternehmens beschäftigte sich mit den Details hinter diesem Dilemma – und fand Erschreckendes heraus.
Herr Renner, was war der Anlass für Ihr Unternehmen, diese Studie durchführen zu lassen?
Wir wussten anekdotisch schon, dass die Payroll ein Thema ist, das für viele HR-Abteilungen mit erheblichem Aufwand, aber auch mit zahlreichen Problemen verbunden ist. Hierauf wollten wir einen genaueren Blick werfen und die Dinge auf einer übergeordneten Ebene verstehen, um letztlich im Nachgang auch unterstützen und eine Lösung anbieten zu können. Vereinfacht gesagt, wollten wir herausfinden, wie wir am besten dazu beitragen können, Komplexität zu vereinfachen.
Welche Ergebnisse der Studie haben Sie am meisten überrascht?
Tatsächlich, wie viele Unternehmen es nicht schaffen, den Payroll-Prozess fehlerfrei zu erledigen. Neun von zehn Payroll-Verantwortlichen hören mehrfach im Jahr Beschwerden von den Mitarbeitenden und räumen ein, dass es Fehler in den Berechnungen gibt. Es hat uns in dieser Breite und Tiefe durchaus überrascht, wie regelmäßig da etwas schiefläuft. Weiterhin fanden wir es auch bemerkenswert, welchen Effekt die stichtagsbezogene Belastung auf viele der Verantwortlichen hat: Sie schieben Privates auf oder blocken sich mehrere Tage für die Gehaltsabrechnung. Da kam ein Stresslevel zutage, das wir so nicht erwartet hätten.
Ist dafür die Komplexität des Prozesses „Payroll“ verantwortlich?
Das würde ich so sehen, denn ein Drittel hält ihn tatsächlich für komplex Erstaunlich ist an dieser Stelle außerdem die Erwartung der Befragten, die davon ausgehen, dass diese Komplexität in Zukunft sogar noch zunehmen wird. Dazu lässt sich ergänzen, dass es neben den gesetzlichen Veränderungen flexible Gehaltsbestandteile sind, von denen erwartet wird, dass sie für zusätzliche Komplexität sorgen werden.
Das sehen Sie als Technologieanbieter aber nur bedingt so, oder?
Wir glauben, dass die Komplexität durch Software lösbar ist – und zwar nicht nur für versierte Payroller:innen, sondern auch für Fachkräfte, die vielleicht weniger intensiv mit der Materie vertraut sind, denn darum geht es: den Anwenderinnen und Anwendern die Verantwortung für die kleinteilige Umsetzung der geltenden Vorschriften und manuelle Arbeit abzunehmen. Tatsächlich kann der Einsatz von Software den Zeitaufwand um 90 Prozent reduzieren.
Inwiefern und welche Voraussetzungen braucht es dafür?
Es geht darum, dass während des gesamten Monats bereits Validierungen und Vorberechnungen automatisiert im Hintergrund ablaufen, sodass der Stichtag für die Abrechnung nur noch eine kleine Kalendernotiz ist und der oder die Payroll-Verantwortliche nur noch auf den Knopf drücken muss. Das geht dann, wenn eine tiefe Integration von HR- und Payrolldaten gegeben ist, das heißt, alle Veränderungen werden automatisch auch ins Abrechnungsmodul übertragen, etwa wenn jemand geheiratet hat, in Elternzeit geht oder länger krank ist.
Welche Rolle spielt dabei Automatisierung?
Automatisierung hilft an der Stelle, wo es darum geht, zu validieren – passt die Anlage des Mitarbeitenden vielleicht gar nicht zur Lohngruppe? Das läuft die ganze Zeit schon im Hintergrund mit und niemand muss es zu einem bestimmten Zeitpunkt händisch machen. Momentan fallen solche Ungereimtheiten in vielen Unternehmen ja oft gar nicht auf, bis zu dem Zeitpunkt nach der Übertragung, wenn sich eben die oder der Betreffende beim Payroll-Verantwortlichen beschwert.
Was uns zur Studie zurückbringt, denn die in der Praxis oftmals vorhandenen unsauberen Prozesse haben ja auch schwerwiegende Konsequenzen …
Die rechtlichen Risiken steigen, ganz klar. Knapp ein Viertel der befragten Unternehmen hat uns gesagt, dass es nicht mit regelmäßigen Änderungen gesetzlicher Vorschriften und Bestimmungen Schritt halten kann. Bei 14 Prozent hat dies bereits zu Klagen und anderen rechtlichen Folgen geführt. Außerdem sagt ein Fünftel der Befragten, dass die Employee Experience und die Unternehmenskultur unter ihrem aktuellen Abrechnungsprozess leiden, über ein Viertel will allein deshalb den Prozess verbessern.
Das geht vermutlich aber nicht ohne das Zutrauen in Technologie …
Die Realität ist, dass es in über 50 Prozent der Unternehmen keine integrierte HR-Lösung gibt, das sagen andere Studien unabhängig von der unsrigen. Vielfach werden Excel-Listen per E‑Mail verschickt, in deren Fließtext dann vielleicht noch Informationen enthalten sind – etwa, dass ein bestimmter Mitarbeiter ab dem Tag X mehr Gehalt bekommt. Diese werden aber häufig übersehen. Viele arbeiten auch tatsächlich noch auf Papier.
Insofern wirkt das, was wir machen, für Anwendende in Deutschland zunächst einmal überaus innovativ und neu: nämlich einfach darauf zu vertrauen, dass sämtliche Prozesse im Hintergrund integriert sind und die Daten nur ein einziges Mal eingegeben werden müssen. In anderen Ländern ist man hier schon viel weiter, zum Beispiel in den USA, wo zugegebenermaßen natürlich auch die Payroll weniger komplex ist. Aber auch hier in Deutschland schreitet die Digitalisierung voran, und solche Lösungen werden zur Normalität werden.
Wie schaffen Sie es als Softwareanbieter, mit den raschen Änderungen innerhalb der gesetzlichen Regelungen, wie sie in Deutschland an der Tagesordnung sind, Schritt zu halten?
Tatsächlich ist das eine Herausforderung, auf die wir aber eingestellt sind. Man baut die Lösung ja nicht so, dass man sie immer komplett neu programmieren muss, wenn irgendwo eine Änderung kommt. Vielmehr gestaltet man seine Regeln so, dass sie sich leicht verändern lassen.
Welchen Rat können Sie heute Payrollerinnen und Payrollern geben im Hinblick auf den Einsatz von Technologie in ihrer täglichen Arbeit?
Egal, auf welches System jemand setzt, wichtig ist, ein strukturiertes Datenmanagement aufzusetzen – Stichwort Informationen in einer E‑Mail von Person A zu Person B. Letzteres sollten Verantwortliche ändern und überlegen, wie sie dafür sorgen können, dass möglichst alle Daten auf direktem Weg ins System gelangen. Der zweite Schritt ist dann die Validierung: Ich muss es idealerweise schaffen, dass die Daten maschinell vor der Übertragung überprüft werden.
Ihre Studie beschäftigt sich ja nicht nur mit der Gegenwart, sondern auch mit der Zukunft und hier mit einer stärkeren strategischen Ausrichtung der Payroll. Was haben Sie dazu herausgefunden?
Dass Payroll eine Schlüsselrolle für die Erreichung von Unternehmenszielen einnimmt und strategischer gedacht werden sollte, findet knapp ein Fünftel der befragten Unternehmen. Sie planen, in Zukunft eine Payroll-Strategie zu implementieren, um ihren kompletten Abrechnungsbereich zu optimieren. Die meisten Unternehmen sehen die Rolle der Lohn- und Gehaltsabrechnung zukünftig pragmatischer: Für 40 Prozent soll sie vor allem HR-Teams entlasten und ihnen mehr Freiraum für strategische HR-Aufgaben geben. Über ein Drittel sagt, eine moderne, datengestützte Abrechnung soll die Zusammenarbeit zwischen HR und anderen Bereichen unterstützen. Und 29 Prozent der Befragten betonen, dass sie Daten und Analysen hervorbringen soll, um die HR-Strategie mitzuformen.
Vielen Dank für das Gespräch!
Exklusiv: aktuelle Studie von Personio zur Payroll |
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Die Untersuchung wurde im Auftrag von Personio im März 2024 von Censuswide durchgeführt. Befragt wurden: 500 HR- und Payroll-Verantwortliche sowie Entscheiderinnen und Entscheider in Unternehmen mit 10 bis 2.000 Mitarbeitenden in Deutschland. |
39 Prozent der Payroll-Verantwortlichen sagen, regelmäßige gesetzliche Änderungen im Blick zu behalten und korrekt umzusetzen, erschwert den Abrechnungsprozess am meisten. Knapp einem Viertel (24 Prozent) fällt es schwer, mit ihnen Schritt zu halten. |
Fast ein Drittel der befragten Unternehmen (31 Prozent) beschreibt den Abrechnungsprozess aktuell als komplex. Vor allem regelmäßige gesetzliche Änderungen blockieren Ressourcen. |
Viel manuelle Arbeit (34 Prozent sagen dies) sowie ein unpassendes Daten- und Software-Setup (26 Prozent sind dieser Auffassung) sorgen für einen hohen Aufwand – und eine höhere Fehleranfälligkeit. Insgesamt finden 16 Prozent der Befragten ihren Prozess nicht optimal, sehen aber Optimierungspotenzial mit moderner Technik. |
21 Prozent sagen, die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist eine undankbare Aufgabe. Sie erfährt wenig Wertschätzung und erhält nur Aufmerksamkeit, wenn Fehler passieren. |
59 Prozent der Payroll-Verantwortlichen verbringen mehrere Tage im Monat mit der Abrechnung. Fast ein Drittel (27 Prozent) passt sogar private Pläne an den Abrechnungszyklus an. |
90 Prozent der befragten Payroll-Verantwortlichen erhalten mehrmals pro Jahr Gehalts-Beschwerden von Mitarbeitenden. Genauso viele geben an, dass es mehrmals pro Jahr zu Fehlkalkulationen kommt. |
Dabei waren 30 Prozent auch mit rechtlichen Konsequenzen konfrontiert. |
Lohn- und Gehaltsabrechnung: Studie 2024
Die Lohnabrechnung als wertvoller Business-Faktor