Mehrarbeits-/Überstundenvergütungen : Flexible Arbeitszeiten abrechnen

Haftungsrisiken für den Arbeitgeber

Werden Mehrarbeits- bzw. Überstundenvergütungen nicht entsprechend den gesetzlichen Vorgaben laufend verbeitragt, so kann dies zu einer Nachverbeitragung im Rahmen einer Betriebsprüfung gemäß § 28p Sozialgesetzbuch (SGB) IV der Rentenversicherungsträger (Deutsche Rentenversicherung) führen. Dies hat zur Folge, dass der entstehende geldwerte Vorteil durch die arbeitgeberseitige Übernahme der Arbeitnehmeranteile zur gesetzlichen Sozialversicherung versteuert werden muss. Bei einer nachträglichen Auszahlung entsteht dann sowohl Lohnsteuer- als auch Sozialversicherungspflicht.

Arbeitsrechtliche Bestimmungen

Unter dem Begriff Überstunden versteht man die Arbeit, welche der Arbeitnehmer über die für sein Beschäftigungsverhältnis individuell geltende Arbeitszeit hinaus leistet, wohingegen die Mehrarbeit über die allgemeinen gesetzlichen Arbeitszeitgrenzen hinausgeht. Mehrarbeit und Überstunden können sich überschneiden. Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) sieht keinen gesetzlichen Mehrarbeitszuschlag vor.

Die Zulässigkeit von Mehrarbeit ergibt sich aus den gesetzlichen Schutzbestimmungen, insbesondere dem ArbZG. Die werktägliche Arbeitszeit beträgt grundsätzlich acht Stunden, in bestimmten Fällen ist eine Überschreitung zulässig. In einem bestimmten Zeitraum (sogenannter Ausgleichszeitraum) ist sicherzustellen, dass eine bestimmte durchschnittliche werktägliche oder wöchentliche Stundenzahl nicht überschritten wird.

Eine gesetzliche Verpflichtung zur Mehrarbeit gibt es nicht. Häufig finden sich Regelungen über die Verpflichtung zur Leistung von Mehrarbeit im Arbeitsvertrag, in Betriebsvereinbarungen oder im Tarifvertrag; zudem kann der Arbeitnehmer aufgrund der Treuepflicht in außergewöhnlichen Situationen (ungeplante Auftragsspitzen, hoher Krankenstand) zur Mehrarbeit verpflichtet sein.

Vergütung der Mehrarbeit

Fehlt im Arbeitsvertrag eine wirksame Vergütungsregelung, hat der Arbeitnehmer nach § 612 Abs. 1 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) Anspruch auf Vergütung der geleisteten Mehrarbeit, wenn die Mehrarbeit den Umständen nach nur gegen Vergütung zu erwarten ist. Dies ist beispielsweise bei Vereinbarung eines geringen Bruttoarbeitsentgelts in Höhe von 2.400 Euro für eine reguläre wöchentliche Arbeitszeit von 42 Stunden der Fall. Vertragsklauseln, die Überstunden mit dem monatlichen Grundgehalt abgelten wollen, sind nur in Arbeitsverhältnissen mit ausreichend hoher Grundvergütung wie etwa bei leitenden Angestellten angemessen, wenn die Beitragsbemessungsgrenze in der Rentenversicherung überschritten wird.

Lohnsteuerliche Bestimmungen

Zuschläge für Mehrarbeit (Überstunden) gehören zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Mehrarbeitszuschläge zählen zu den laufenden Bezügen, die zusammen mit den übrigen Monatsbezügen nach der Monatstabelle abzurechnen sind. Nur Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit sind innerhalb der Grenzen des § 3b Einkommensteuergesetz (EStG) steuerfrei. Werden Zuschläge für Mehrarbeit arbeitsrechtlich zusammen mit Zuschlägen für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit als einheitlicher Zuschlag gezahlt, so ist dieser sogenannte Mischzuschlag im Verhältnis der in Betracht kommenden Einzelzuschläge in einen nach § 3b EStG begünstigten Anteil und einen nicht begünstigten Anteil aufzuteilen.

Erhält der Arbeitnehmer bei einem Zusammentreffen von Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit mit Mehrarbeit nur Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit ausgezahlt, z. B. weil sie ebenso hoch oder höher sind als die Mehrarbeitszuschläge, so gilt der Betrag als Sonntags-, Feiertagsoder Nachtarbeitszuschlag, der dem arbeitsrechtlich jeweils in Betracht kommenden Zuschlag entspricht. Werden dagegen nur Zuschläge für Mehrarbeit gezahlt, z. B. weil diese höher sind, so ist der Mehrarbeitszuschlag in voller Höhe lohnsteuerpflichtig. Bei der Ermittlung des Stundengrundlohns, auf den die steuerlich maßgebenden Prozentsätze für Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeitszuschläge anzuwenden sind, bleiben Mehrarbeitsvergütungen und -zuschläge außer Betracht.

Sozialversicherungsrechtliche Bestimmungen

Mehrarbeitsvergütungen (Überstundenvergütungen) stellen als unmittelbare Zahlungen aus dem Arbeitsverhältnis sozialversicherungspflichtiges Arbeitsentgelt dar. Es stellen sich die folgenden Fragen: Wann müssen Überstunden ausgezahlt werden? Wie müssen sie abgerechnet werden, und kann man sie über mehrere Monate zusammenfassen?

Beitragsrechtliche Behandlung von angesparten Entgeltbestandteilen, hier: Überstunden bzw. Mehrarbeitsvergütungen (Auszug aus einer Sozialversicherungsprüfung der Deutschen Rentenversicherung)

Überstunden bzw. Mehrarbeitsvergütungen sind im Bereich der Sozialversicherung dem sogenannten laufenden Arbeitsentgelt zuzurechnen. Die der Vergütung zugrundeliegende Arbeitsleistung kann in diesen Fällen jeweils einem bestimmten Kalendermonat zugeordnet werden. Gemäß Urteil des Bundessozialgerichts (BSG) vom 27.10.1989 – 12 RK 9/88 muss die Auszahlung von Mehrarbeit dem jeweiligen Entstehungsmonat zugeordnet und als laufendes Entgelt verbeitragt werden. Die Beitragsansprüche der Sozialversicherungsträger bei laufend gezahltem Arbeitsentgelt entstehen gemäß § 22 Abs. 1 Satz 1 SGB IV in dem Monat, in welchem die Arbeitsleistung erbracht wird. Dementsprechend werden diese Beitragsansprüche mit dem drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem die Arbeitsleistung erbracht worden ist (§ 23 Abs. 1 Satz 2 SGB IV). Laufende Arbeitsentgelte können damit in der Regel nicht angespart und zu einem späteren Zeitpunkt kumuliert in einer Summe ausgezahlt werden. Die Rentenversicherungsträger beanstanden es allerdings im Rahmen von Arbeitgeberprüfungen gemäß § 28p Abs. 1 SGB IV nicht, wenn laufende Arbeitsentgelte dennoch (unzulässig) angespart und noch im laufenden Kalenderjahr bzw. spätestens im März des Folgejahres (Märzregel) an den Arbeitnehmer ausgezahlt werden und die Beitragsberechnung unter Beachtung der Regelungen für einmalig gezahltes Arbeitsentgelt (§ 23a Abs. 3 und 4 SGB IV) erfolgt.

Bei Überstundenabrechnung wird Umlage fällig

Obwohl die angesammelte Überstundenvergütung wie einmalig gezahltes Arbeitsentgelt verbeitragt werden kann, bleibt deren Charakter der Nachzahlung von laufendem Arbeitsentgelt unberührt. Deshalb sind von den angesammelten Überstundenvergütungen neben den Sozialversicherungsbeiträgen auch Umlagen zu berechnen und abzuführen. Für „richtiges“ einmalig gezahltes Arbeitsentgelt wären keine Umlagen zu entrichten. In dem Besprechungsergebnis der Spitzenverbände der Sozialversicherung vom 14./15.11.2012 zur beitragsrechtlichen Behandlung von angesparten Entgeltbestandteilen wurde diese Verfahrensweise noch einmal bestätigt.

Überstundenvergütungen und Jahresarbeitsentgelt

Vergütungen für Überstunden sind bei der Prüfung des Überschreitens der Jahresarbeitsentgeltgrenze in der gesetzlichen Krankenversicherung nicht  zu berücksichtigen. Das gilt sowohl für den hierfür gezahlten Grundlohn als auch für einen eventuellen Mehrarbeitszuschlag. Anders verhält es sich jedoch beispielsweise bei regelmäßig gewährten Bereitschaftsdienstzulagen eines Schichtarbeiters oder bei einer monatlichen, pauschalen Abgeltung von Mehrarbeitsstunden laut Arbeits-oder Tarifvertrag. Nur in diesen besonderen Fällen sind die Vergütungsbestandteile für Mehrarbeitsstunden bei der Prüfung der Jahresentgeltgrenze zu berücksichtigen.

Arbeitszeiten und Wertguthaben

Das Ansparen von laufenden Arbeitsentgelten über mehrere Kalenderjahre hinweg ist nur im Rahmen einer flexiblen Arbeitszeitregelung im Sinne von § 7b SGB IV zulässig. Soweit laufende Arbeitsentgelte angespart und die darauf entfallenden Gesamtsozialversicherungsbeiträge nicht sofort abgeführt werden, ohne dass eine flexible Arbeitszeitregelung im Sinne von § 7b SGB IV vorliegt, erfüllt dieser Tatbestand bei stringenter Auslegung die strafrechtlichen Tatbestandsmerkmale des § 266a Abs. 1 Strafgesetzbuch (StGB) (Vorenthalten von Beiträgen).

Wertguthabenvereinbarungen nach § 7b SGB IV liegen nur dann vor, wenn auch tatsächlich ein Wertguthaben als Arbeitsentgeltguthaben aufgebaut wird und nicht lediglich Gleitzeitvereinbarungen getroffen wurden. Um weiterhin bei Ansprüchen auf einen Stundenlohn flexible Arbeitszeitregelungen (z.B. Überstundenkonto) auch ohne gesonderte Wertguthabenbildung zu ermöglichen, wird für diese Fälle das Zuflussprinzip eingeführt.

Beitragsrechtliche Behandlung von Wertguthaben

Für angesparte Wertguthaben wird die Fälligkeit der Sozialversicherungsbeiträge auf die Zeiten der Inanspruchnahme verschoben. In diesem Fall entstehen die Beitragsansprüche der Sozialversicherungsträger erst in dem Zeitpunkt, in dem die angesparten Arbeitsentgelte an den Beschäftigten ausgezahlt werden (§ 22 Abs. 1 Satz 2 SGB IV). Grundlage für die Beitragsberechnung in der Arbeitsphase und in Zeiten der Inanspruchnahme von Wertguthaben ist das für den jeweiligen Abrechnungszeitraum fällige Arbeitsentgelt.

Wertguthaben sind als Arbeitsentgeltguthaben einschließlich des darauf entfallenden Arbeitgeberanteils am Gesamtsozialversicherungsbeitrag zu führen. Der Arbeitgeber muss das Wertguthaben einschließlich des darin enthaltenen Gesamtsozialversicherungsbeitrags gegen das Risiko der Insolvenz absichern.

Beitragsrechtliche Sonderfälle (Störfall)

Für die Fälle, in denen das im Rahmen einer Wertguthabenvereinbarung gebildete Arbeitsentgeltguthaben nicht zweckentsprechend, insbesondere nicht laufend für eine Zeit der Freistellung von der Arbeitsleistung verwendet wird (Störfälle), gilt ein besonderes Verfahren für die Berechnung und Zuordnung der Sozialversicherungsbeiträge sowie für das Meldeverfahren. Ein Störfall tritt auch dann ein, wenn der Rentenversicherungsträger im Rahmen der Betriebsprüfung feststellt, dass für ein Wertguthaben keine Insolvenzschutzregelung getroffen ist, die gewählten Sicherungsmittel nicht geeignet sind, die Sicherungsmittel in ihrem Umfang das Wertguthaben um mehr als 30 Prozent unterschreiten oder die Sicherungsmittel den im Wertguthaben enthaltenen Gesamtsozialversicherungsbeitrag nicht umfassen und der Arbeitgeber den Mangel nicht innerhalb von zwei Monaten nach Feststellung des Rentenversicherungsträgers heilt.

Störfall verbeitragen

Im sogenannten Summenfelder-Modell stellt der Arbeitgeber für die Zeit der Arbeitsphase einer Wertguthabenvereinbarung vom Zeitpunkt der tatsächlichen Bildung des Wertguthabens an mindestens kalenderjährlich die Differenz zwischen der Beitragsbemessungsgrenze des jeweiligen Versicherungszweigs und des in diesem Kalenderjahr erzielten beitragspflichtigen Arbeitsentgelts fest. Auf diese Weise wird der Betrag ermittelt, der bei einer weiteren Arbeitsentgeltzahlung noch der Beitragspflicht unterliegen würde („SV-Luft“). Dabei sind auch Zeiten des Bezugs von Kurzarbeitergeld mit einzubeziehen. Beitragsfreie Zeiten, zum Beispiel Zeiten des Bezugs von Krankengeld, sind bei der Bildung der (anteiligen) Beitragsbemessungsgrenzen nicht zu berücksichtigen. Gleiches gilt für Zeiten, in denen der Arbeitnehmer das Wertguthaben in Anspruch genommen hat. Die Berücksichtigung erfolgt allerdings nur dann nicht, wenn in diesen Zeiten kein weiteres Wertguthaben erzielt wurde. Die für die einzelnen Kalenderjahre der Wertguthabenvereinbarung festgestellte „SV-Luft“ je Versicherungszweig wird während der Arbeitsphase summiert und während der Zeit der Inanspruchnahme des Arbeitsentgeltguthabens in Höhe des entnommenen Arbeitsentgeltguthabens abgebaut. Ausnahme: Bei einer Altersteilzeit erfolgt in der Rentenversicherung auch während der Freistellungsphase ein Aufbau von „SV-Luft“. Die „SV-Luft“ ist immer nur für die Versicherungszweige festzustellen, zu denen im Zeitpunkt der Verwendung des Arbeitsentgelts als Arbeitsentgeltguthaben Versicherungspflicht besteht. Im Störfall wird das gesamte im Wertguthaben enthaltene Arbeitsentgeltguthaben, höchstens jedoch bis zu der für den einzelnen Versicherungszweig festgestellten „SV-Luft“, als beitragspflichtiges Arbeitsentgelt berücksichtigt.

Fazit

Die moderne Arbeitswelt ist geprägt von flexiblen Arbeitszeiten. Um die Vorteile für Betriebe und Beschäftigte zu nutzen, müssen die vertraglichen Vereinbarungen sinnvoll gestaltet und effektiv genutzt werden, um eine rechtssichere Abrechnung zu ermöglichen. Erfolgreiche Unternehmen bieten Wertguthabenvereinbarungen (Zeitwertkonten) als flexible Arbeitszeitmodelle für ihre Arbeitnehmer an. Diese verschieben die Auszahlung von Zeitguthaben oder erworbenen Entgeltansprüchen in die Zukunft und finanzieren damit individuelle Freistellungen von der Arbeit.

Vergütungen für Überstunden, welche außerhalb von Wertguthabenvereinbarungen über mehrere Monate hinweg erarbeitet worden sind, werden von den Arbeitgebern aus abrechnungstechnischen Gründen häufig erst zu einem späteren Zeitpunkt in einem Betrag kumuliert ausgezahlt. Diese angesammelten Arbeitsentgelte können aus Vereinfachungsgründen beitragsrechtlich wie einmalig gezahltes Arbeitsentgelt behandelt werden, und es ist die anteilige Beitragsbemessungsgrenze des Nachzahlungszeitraums zugrunde zu legen. Die angesammelten Überstundenvergütungen müssen allerdings noch im selben Kalenderjahr oder spätestens bis zum 31.03. des Folgejahres tatsächlich ausgezahlt werden, und sämtliche Umlagen sind entsprechend abzuführen.