Digitalisierung : Digitalisierung in der Entgeltabrechnung
Die Digitalisierung dringt unaufhörlich in alle Bereiche eines Unternehmens ein. Davon ist insbesondere das Personalmanagement betroffen, wenn es um administrative Tätigkeiten geht, die permanent unter Kostendruck erledigt werden müssen. Welches sind nun die Herausforderungen für die Entgeltabrechnung? Dieser Bereich steht aufgrund der schon sehr weit entwickelten Digitalisierung besonders im Fokus.
Nutzen der digitalen Entgeltabrechnung
Unternehmen, die ihre Gehaltsabrechnungen noch in Papierform verschicken, haben heute trotzdem bereits einen größtenteils digitalen Gesamtprozess, der erst ab dem Druckvorgang zum Papierprozess wird. Daher ist es jetzt notwendig, diesen letzten Prozessschritt zu digitalisieren. Wer sich als Unternehmen mit der Digitalisierung ernsthaft auseinandersetzt, wird feststellen, dass die digitale Abwicklung von Lohn- und Gehaltspapieren ein guter Einstieg ist. Zum einen, weil es sich hierbei um einen regelbasierten Prozess handelt, der sich leicht automatisieren lässt, zum anderen, weil so jeder Mitarbeiter von Anfang an auf dem Weg in die Digitalisierung mitgenommen wird.
Angesichts der gestiegenen Anforderungen an den Schutz personenbezogener Daten sind Unternehmen verpflichtet, ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung zu überprüfen. Sie stellen dort fest, dass sichere Datenprozesse mit tatsächlichen Einsparungen einhergehen können, und erkennen die Chancen der DSGVO. Arbeitgeber, die Entgeltabrechnungen online versenden, realisieren hohe Einsparpotenziale und standardisieren ihre Prozesse. Es entfallen Papier-, Druck- sowie Versandkosten und manuelle Arbeiten werden reduziert. Für Arbeitnehmer besteht der Nutzen darin, jederzeit über ihre Abrechnungen elektronisch zu verfügen und schneller und gezielt auf diese zugreifen zu können.
Anforderungen an die digitale Entgeltabrechnung
Wer digital Dokumente versendet, muss die personenbezogenen Daten schützen. Das galt bereits vor Einführung der DSGVO. Neben der Pflicht, das Arbeitsentgelt in Textform mitzuteilen, regelt § 9 BDSG (Bundesdatenschutzgesetz), dass personenbezogene Daten bei der elektronischen Übertragung, während ihres Transports oder ihrer Speicherung auf Datenträger nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden dürfen. Zusätzlich ist eine Zugriffskontrolle notwendig: Die Nutzungsberechtigten eines Datenverarbeitungssystems dürfen ausschließlich auf die Daten zugreifen, für die sie eine Berechtigung haben.
Diese Bestimmungen gelten weiter, und der Datenschutz wird durch Artikel 33 der DSGVO weiter gestärkt. So sind Unternehmen für den Schutz der personenbezogenen Daten im gesamten Lebenszyklus verantwortlich. Zudem müssen sie nach Artikel 30, der die Sicherheit der Verarbeitung betrifft, jederzeit nachweisen können, dass sie die technischen und organisatorischen Datenschutzmaßnahmen umgesetzt haben, die den mit der Verarbeitung verbundenen Risiken angemessen sind. Eine weitere Anforderung verlangt die Sicherstellung von Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit der für die Datenverarbeitung genutzten Systeme.
Dies umfasst natürlich auch die elektronische Zustellung, die immer öfter an die private E-Mail-Adresse eines Arbeitnehmers erfolgt. Um eine hohe Akzeptanz bei den Arbeitnehmern zu erzielen, muss die Verschlüsselungstechnik einfach zu handhaben sein. Vor Einführung eines elektronischen Versands von Lohn- und Gehaltsdokumenten müssen sich Arbeitgeber eine schriftliche Einverständniserklärung der Arbeitnehmer einholen. Die Zustellung kann sowohl an die private als auch an die betriebliche E-Mail-Adresse des Arbeitnehmers erfolgen.
Globale Trends in HR Business Services
bisher | künftig |
|---|---|
Shared Service Center | Software-Roboter (= RPA-Bots) |
Wenn Unternehmen bislang die administrativen Arbeiten durch die Verlagerung der Aufgaben in Shared Service Center (SSC) bewältigt haben, so führte das unweigerlich zum Wegfall von Stellen und die Zahl der Mitarbeiter konnte deutlich reduziert werden. Nun bringt uns die Digitalisierung den Einstieg in die Nutzung von Software-Robotern (RPA-Bots) für die Erledigung von Massenarbeiten in der Administration, im Payroll und in Finance. Hier besteht nun die Chance, bei gleichbleibender Mitarbeiterzahl die Produktivität durch die Nutzung von RPA-Bots um ein Vielfaches zu steigern. Die Software-Roboter erledigen massenweise Tätigkeiten, die klar beschrieben sind und eine hohe Wiederholrate aufweisen. Wenn ein unbekannter Vorgang aufpoppt, wird der Mitarbeiter eingebunden. Dieser entscheidet dann in komplexen Situationen auch im Team über das weitere Verfahren.
Digitale Personalakte
Im Zentrum dessen steht die Einführung und weitere Entwicklung digitaler Personalakten. Arbeitsverträge und Zeugnisse, Abmahnungen und Kündigungen, Personal- und Fragebogen stehen dabei genauso im Fokus wie das Anfordern fehlender Unterlagen, die gesetzlich vorgeschriebenen Formalitäten bei Auslandseinsätzen oder das Abrechnen von Dienstreisen.
Dienstreisen abrechnen
Die Abrechnung von Dienstreisen treibt viele Verantwortliche zur Verzweiflung. Die Vielfalt an gesetzlichen Regelungen sowie die betrieblichen Ausprägungen in Form von Kostenstellen, Belegarten, Pauschalen, Kilometergeld oder Dauer der Dienstreise (Auswärtstätigkeit) führen dazu, dass trotz digitaler Prozesse noch eine Unmenge an Belegen in Papierform bewegt wird. Der entstehende Zeitaufwand auf Seiten der dienstreisenden Fach- und Führungskräfte bei der Erfassung aller für die Reisekostenabrechnung relevanten Zeiten – für An- und Abreise, Besprechungen, Führungen oder Schulungen – wird noch von den Beauftragten im Personalmanagement getoppt, die häufig unter sehr hohem Druck agieren, um die Zahlbarmachung der Erstattungen zu handeln. Nicht zu vergessen sind die Kreditorenbuchhalter – oft nicht im Blick des Personalmanagements –, die mit der umsatz- und ertragssteuerlichen Brille auf die Prozesse schauen. Dienstleister nehmen den Kunden die Arbeit der Reisekostenabrechnung gern ab – von A wie Antragstellung bis Z wie Zahlungsverkehr. Dabei konzentrieren sie sich darauf, die Belege in der vom Kunden bevorzugten Form (Papier oder elektronisches Dokument) anzunehmen. Sodann werden die anfallenden Reisekosten auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen und vor dem Hintergrund der betrieblichen Vorgaben berechnet. Dies geschieht nicht ohne eine intensive Betreuung und Beratung. Gleichwohl lässt sich die Verantwortung für gesetzliche Nachweispflichten nicht einfach outsourcen.
Aufbewahrungs- und Nachweispflichten erfüllen
Unternehmen kommunizieren zunehmend elektronisch. Und so erreichen eben auch Personalunterlagen durch Online-Bewerbungen den Empfänger im elektronischen Format. Wer sich dem entzieht und weiterhin auf papierbezogene Bewerbungen besteht, verliert den Anschluss. Die Zunahme von Online-Bewerbungen gehört immer mehr zur Normalität. Zur Sicherstellung der Unveränderbarkeit muss der Arbeitgeber eine ordnungsgemäße, nachvollziehbare und elektronische Aufbewahrung vornehmen. Hier wird der Einsatz von ECM/DCM mit elektronischer Archivierung der erhaltenen Dokumente notwendig.
Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung
Eine beständig wachsende Zahl von Arbeitgebern nutzt bereits die Möglichkeit einer elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP). Das Verfahren wird als stabil bewertet. Dies wird zumeist von kleineren und mittleren Betrieben in Anspruch genommen. Für große Arbeitgeber scheint es derzeit noch zu aufwendig, da zu große Datenmengen versendet werden müssen. Hinzu kommt, dass eine Prüfung dennoch, zumindest teilweise, vor Ort erfolgen muss. Eine Reihe von Softwareherstellern unterbreitet seinen Kunden nach wie vor kein entsprechendes Angebot, da die Programmierung als sehr kostenintensiv angesehen wird. Dennoch scheint die Zahl der Nachfragen zu steigen, meist dann, wenn eine Prüfung unmittelbar bevorsteht.
Entsendungen digital steuern
Entsenden Arbeitgeber ihre Arbeitnehmer vorübergehend ins Ausland, gilt die A1-Bescheinigung im EU-Ausland und anderen Abkommensstaaten als Nachweis darüber, dass für den Arbeitnehmer in Deutschland ein Sozialversicherungsschutz besteht. Die Bindungswirkung solcher A1-Bescheinigungen wurde vom Europäischen Gerichtshof (EuGH, Urteil vom 06.02.2018 – C-359/16 –, zur (hohen) Bindungswirkung ausgestellter Sozialversicherungsbescheinigungen bei EU-Mitgliedstaaten) bestätigt. Der Arbeitnehmer muss sich dann nicht bei der Sozialversicherung des ausländischen Staates anmelden. Das gilt analog auch für Honorarkräfte (Freelancer, Crowdworker etc.), wenngleich diese die A1-Bescheinigung selbst beantragen müssen. Bisher wurden A1-Bescheinigungen von den Arbeitgebern in Papierform angefordert und ebenso von den zuständigen Stellen (von Krankenkassen, der Rentenversicherung oder berufsständischen Versorgungseinrichtungen) versandt. Seit dem 01.01.2019 ist die digitale Antragsstellung für alle am Verfahren Beteiligten obligatorisch. Die jüngst erschienenen Pressemitteilungen zum Wegfall der A1-Bescheinigungen haben sich mittlerweile als falsch erwiesen. Lediglich über eine Vereinfachung im Rahmen von kurzen Dienstreisen wird hier noch zu reden sein.
Digitalisierung in der Entgeltabrechnung
Die Entgeltabrechnung muss den mühevollen Weg beschreiten weg von papierbezogenen und hin zu digitalen Prozessen. Auf diesem Weg darf die Stärkung des Beschäftigtendatenschutzes (EU-Datenschutz-Grundverordnung) nicht außer Acht gelassen werden. Dieser wird vielmehr durch europaweit geltende Grundsätze zu einer großen Herausforderung werden, denn ein Verstoß ist nun mit sehr hohen Bußgeldern behaftet. Arbeitgeber werden künftig in der Lage sein müssen, bei personellen Veränderungen die personenbezogenen Daten auf Wunsch der Arbeitnehmer automatisch vom ehemaligen Arbeitgeber auf den neuen Arbeitgeber mit einem Mouse-Klick zu portieren. Das muss zwingend auch bei grenzüberschreitendem Wechsel des Arbeitgebers möglich sein. Eine solche Forderung würde derzeit für einiges Kopfzerbrechen sorgen.