Advertorial : Portoerhöhung puscht elektronische Entgeltnachweise
Mehr als 70 Prozent aller Unternehmen und Behörden versenden Gehaltsabrechnungen per Post an ihre Mitarbeiter. Der immense Kosten- und Verwaltungsaufwand widerspricht jeglicher Digitalisierungsstrategie: Entgeltnachweise werden elektronisch erstellt und verwaltet – und dann auf eine unnötige analoge Reise geschickt. Monat für Monat wird gedruckt, kuvertiert und per Post versendet, als gäbe es kein Kostenlimit.
Jetzt greift die Deutsche Post noch tiefer in die Unternehmenskassen, denn ab dem 01. Juli 2019 wird das Versenden von Briefen deutlich teurer. Bisher zahlten Kunden für einen Standardbrief innerhalb Deutschlands 70 Cent, künftig werden es 80 Cent. Ein Anstieg von über 14 Prozent.
Sinnlose analoge Kosten
Schon jetzt kosten Druck, Handling und Versand einer papiergebundenen Abrechnung bis zu 1,80 Euro. Im Digitalzeitalter sind das gewissermaßen „Rück-Transformationskosten“ ins Analoge. Sinnlose noch dazu, da Abrechnungen aller Art in diversen Branchen bereits seit Jahren elektronisch erstellt und verschickt werden. Erst langsam setzt sich im Personalwesen die Erkenntnis durch, dass man Abrechnungen eigentlich genauso zum Empfänger bringen könnte, wie das Banken, Mobilfunkanbieter und Energieversorger schon seit fast zwei Jahrzehnten tun: digital.
Digital spart
Das ist keine Frage digitalen Stils, sondern schlichtweg effizient. Es spart Geld. Bis zu 75 Prozent der Kosten können Unternehmen mit dem elektronischen Versand von Lohndokumenten einsparen: nämlich die für Papier, Porto, Kuverts, Druck und manuelle Ressourcen.
Sicher und komfortabel
Deutschlands Arbeitnehmer sind sensibilisiert für den Datenschutz und schätzen Diskretion beim Thema Einkommen. Der elektronische Versand von Lohndokumenten erfordert eine durchgehende Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bei der Datenübertragung. Ein Kennwortschutz und eine digitale Signatur sorgen zusätzlich dafür, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer auf der sicheren Seite sind.
Ein weiterer wichtiger Faktor für die Akzeptanz des elektronischen Versands ist der Komfort für den Mitarbeiter. Bei Lösungen mit Self-Service-Portal nehmen die Teilnehmer alle relevanten Einstellungen selbst vor. Die Gehaltsabrechnung erhalten die Mitarbeiter bequem in ihr digitales Postfach. Mit einem Kennwort haben sie zu jeder Zeit Zugriff auf ihre Lohnunterlagen. Langes Suchen in Schränken und Ordnern gehört der Vergangenheit an.
Susan Döhring ist bei AFI Solutions, einem Spezialisten für digitale Dokumentenprozesse rund um SAP, die Ansprechpartnerin, wenn es um das Thema elektronischen Versand von Gehaltsabrechnungen geht. Sie berichtet über den Umstieg auf die digitale Lohnabrechnung an die Mitarbeiter im eigenen Haus: „Wir haben das Self-Service-Portal einfach und schnell mit dem eigenen SAP-System verbunden. Die Kolleginnen und Kollegen wurden eingeladen, ihre Lohnabrechnungen in Zukunft elektronisch zu erhalten. Das war alles. Es brauchte keine Schulung und keinerlei technisches Vorwissen der Teilnehmer am digitalen Verfahren, denn das Portal ist intuitiv bedienbar. Bereits nach kurzer Zeit machten fast zwei Drittel der Kollegen mit, Tendenz weiter steigend.“
Auch für die Personalabteilung müssen Teilnehmer-Management und Versand-Handling ein Leichtes sein. Self-Service-Portale entlasten die HR-Abteilung, da die Teilnahmeentscheidung der Mitarbeiter ohne manuellen Aufwand dokumentiert und direkt im Personalstamm gespeichert wird. Bei integrierten Lösungen können die Entgeltdokumente in der vertrauten SAP-Umgebung mit wenigen Klicks digital an die Belegschaft gesendet werden.
Fazit: Macht sich bezahlt
Ein IT-Projekt zur Umstellung auf den digitalen Versand der Lohnbelege ist vom Aufwand überschaubar. Der Return of Investment für Unternehmen ist entsprechend schnell erreicht. Wer im Zuge der eigenen Digitalisierungsstrategie unnötig hohe Druck- und Portokosten sowie interne Aufwände reduzieren möchte, der sollte den elektronischen Versand der Gehaltsabrechnungen ins Auge fassen. Die Portoerhöhung wird dann zur Nebensache.