Haftungsrisiken in der Entgeltabrechnung : Am laufenden Band

Nur mit dem Unterschied, dass wir in der Fülle der sich fast stündlich ergebenden Neuerungen und Änderungen, dann wieder Änderungen der Änderungen mit anschließend neuen Neuerungen gut und gern die Orientierung verlieren müssen. Vielleicht auch verlieren sollen. Wer weiß das schon.

Wir haben bisher in der Entgeltabrechnung mehr oder weniger klaglos die turnusmäßigen Änderungen zum Jahreswechsel hingenommen. Und mit zunehmender Häufigkeit dann auch noch die verschiedenen unterjährigen Änderungen, die dann neuerdings auch noch rückwirkend gelten. Wir haben in aller Regel alles zeitgerecht geändert, angepasst und auch sonst irgendwie hinbekommen. Man war das inzwischen auch von uns so gewohnt, und deshalb haben wir dafür eher weniger Lob erhalten. Öfter schon mal Kritik, wenn dann doch irgendwas nicht rechtzeitig geklappt hat oder irgendein Prüfer etwas zum Nachzahlen gefunden hat. Unsere Arbeitgeber haben in der Regel dafür gehaftet, meistens waren sie ja auch selbst schuld, und wir sind trotz guter Arbeit deswegen doch eher negativ angesehen worden.

Und dann kam Corona. Ist zwar erst wenige Wochen her, aber gefühlt sind das schon Jahre. Die Welt stand plötzlich Kopf, in den meisten Fällen auch die Abrechnungswelt. Wenn es bei Ihnen nur um abstandswahrende Arbeits- oder Schichtzeiten im Büro ging, dann ging vielleicht im Wesentlichen nur die übliche Sachverhaltsabstimmung im Kollegenkreis, gern auch 4-Augen-Prinzip genannt, den Corona-Bach hinunter. Die Abstimmung und/oder gegenseitige Genehmigungsverfahren waren dann ganz schnell in anderer Weise sicherzustellen. Hat wahrscheinlich auch geklappt. Und eine hinterlegte Regelungsänderung dafür hat es dann hoffentlich auch gegeben.

Wieder andere fanden sich von jetzt auf gleich im Homeoffice wieder, aus welchen Corona-Gründen auch immer. Die IT-Abteilungen hatten Tag und Nacht damit zu tun, die Homeoffice-Anbindungen nicht nur technisch, sondern auch datenschutzrechtlich herzustellen. Was jahrelang und oftmals vergeblich gefordert wurde, Homeoffice nämlich, ging für die Mitarbeitenden nun plötzlich wie von selbst in Erfüllung. Und wenn das zu Hause mit der eigenen IT-Ausrüstung realisiert werden konnte, dann fand und findet sich plötzlich der eine oder andere Datenbestand mit vertraulichen Personaldaten auf dem heimischen Computer wieder. Hoffentlich ist das dann nicht Auftragsdatenverarbeitung nach Bundesdatenschutzgesetz/Datenschutz-Grundverordnung. Muss man wahrscheinlich nochmal prüfen. Und vielleicht bald mal regeln, oder?

Und dann wurden viele von uns ja mit ganz neuen Abrechnungsthemen konfrontiert, die bitte auch von jetzt auf gleich richtig zu realisieren waren. Kurzarbeitergeld (KUG) zum Beispiel – sogar im öffentlichen Dienst! Das hatte bisher auch nicht jeder in der eigenen Praxis mal ausprobieren dürfen. Nun musste alles schnell gehen, Soll- und Ist-Entgelt, evtl. KUG-Zuschüsse, Sozialversicherungsbeiträge für und auf was genau? Steuerpflicht für welche Entgeltbestandteile? Und was hatte sich dazu in den letzten Tagen nochmal alles geändert? Sind wir überhaupt noch à jour?

Hatten wir den Betroffenen eigentlich fairerweise mitgeteilt, dass das KUG später in der Einkommensteuererklärung unter Progressionsvorbehalt nachversteuert wird? Und mit der KUG-Abrechnungsliste bestätigen wir der Arbeitsagentur und den anderen Beteiligten jedes Mal ausdrücklich und wissentlich, dass wir ganz bestimmt alles richtig und ordnungsgemäß abgerechnet haben. Da kommt später noch was hinterher, verlassen Sie sich darauf. Irgendwer prüft immer und dann ist die Corona-Plötzlichkeit keine zugelassene Ausrede. Vielleicht doch nochmal alles nachschauen, wenn es wieder ein bisschen normaler geworden ist? Korrektur geht eigentlich immer.

Ich hoffe für Sie, dass Ihre ganzen Abrechnungsanstrengungen in diesen besonderen Zeiten, die dann trotzdem zur richtigen und pünktlichen Entgeltüberweisung führten, von Vorgesetzten und Zahlungsempfängern auch mal lobend erwähnt wurden. Manchmal reicht ein ehrliches Danke ja schon aus. Und dann wäre ja da noch die mit steuerlichem Zusätzlichkeitserfordernis versehene mögliche steuerfreie neue (Corona-)Bonuszahlung. Da würden wir auch nicht nein dazu sagen.

Und nochmal: Es ist in diesen hektischen Abrechner-Zeiten nur zu verständlich, wenn mal zu irgendeinem Thema etwas quasi auf Zuruf umgesetzt wurde, was man bisher so noch nicht kannte, für das man bisher keine ordentlichen Arbeitsabläufe hatte oder was einfach im Interesse aller schnell mal abgerechnet werden musste. Alles gut, besondere Zeiten haben auch besondere Anforderungen. Das ändert aber letztlich nichts an der Tatsache, dass man auch im Nachhinein zu allen abgerechneten Sachverhalten die jeweils dafür notwendigen ordentlichen (Lohn-) Unterlagen zusammensuchen und aufbewahren muss. Da gibt es auch in Corona-Zeiten keine Erleichterungen. Jedenfalls bisher nicht. Aber wer weiß, vielleicht gibt es dazu ja auch noch eine der besonderen Ausnahmegesetzgebungen. Die gibt es zurzeit ja wie am laufenden Band. Bleiben Sie gespannt.

Werner Moche