Corona – Teil 2 : Herausforderung für HR
Die Kompetenz von HR sollte sich nicht nur auf die Frage der Entgeltzahlung, Kurzarbeit oder Kündigungen beschränken. Die Corona-Krise bietet die Chance, die Bedeutung von HR für das Gesamtunternehmen und dessen Entwicklung darzustellen.
Alternative Homeoffice
Natürlich geht es nicht immer und überall (eine Verkäuferin im Homeoffice ist halt keine Alternative), aber wo immer machbar, sollte der Arbeitgeber die Arbeit zu Hause ermöglichen. Dabei ist natürlich besonderes Augenmerk auf den Datenschutz zu richten, insbesondere, wenn es sich um Kundendaten handelt. In der Ausnahmesituation können sonst notwendige Voraussetzungen wie geeigneter, separater Arbeitsplatz im Hause vernachlässigt werden – sofern der Mitarbeiter damit einverstanden ist.
Das Homeoffice kann auch dazu genutzt werden, um die Anzahl der anwesenden Mitarbeiter zu verringern, indem die Mitarbeiter im stetigen Wechsel am Arbeitsplatz bzw. im Homeoffice arbeiten. So können insbesondere Vorschriften zum Abstand zwischen Mitarbeitern leichter umgesetzt werden.
Schutzmaßnahmen
An allererster Stelle steht die Information der Mitarbeiter. Wichtig dabei: Orientieren Sie sich an den offiziellen Empfehlungen der Behörden und des Robert-Koch-Instituts (RKI). Fake News und Gerüchte sind schon mehr als genug in Umlauf. Mit guter Information können Sie Ängste und Sorgen bei den Mitarbeitern zwar nicht völlig vermeiden, aber minimieren.
Stellen Sie darüber hinaus notwendige Schutzausrüstungen für die Mitarbeiter zur Verfügung und informieren Sie über die Anwendung. Gesichtsmasken sind nach Einschätzung der Virologen – außer bei bestimmten, insbesondere medizinischen Arbeiten – nicht erforderlich und nutzen nichts. Wichtiger sind Einmalhandschuhe, Desinfektionstücher und -mittel. Kommunizieren Sie konkrete Verhaltensregeln und eventuelle Einschränkungen für die Mitarbeiter. Dazu gehört der Verzicht auf das Händeschütteln genauso wie ein Mindestabstand zwischen den Mitarbeitern. Das ist im produktiven Bereich nicht immer ganz einfach, aber notwendig und machbar.
Zu den möglichen Einschränkungen gehört der Verzicht auf Dienstreisen und auf Kontakte mit Kunden. Soweit noch nicht gegeben, sollte die Möglichkeit für Video- und Telefonkonferenzen geschaffen werden. Ist diese Technik für die Mitarbeiter neu, sollte eine Einweisung erfolgen, um die Akzeptanz dafür zu erhöhen. Auch Schulungsmaßnahmen können vielfach statt in Präsenzform online stattfinden. Alle (Verbots-)Regelungen sollten klar formuliert und erläutert werden. Eventuelle Ausnahmen sollten nur restriktiv und abgestimmt genehmigt werden.
Pandemie-Planung
Neben den Regelungen, die die Mitarbeiter unmittelbar betreffen, gibt es eine Reihe von Maßnahmen, die das Unternehmen vor den Folgen der Pandemie schützen können. Da es hierfür in den meisten Unternehmen keine eindeutig zuständige Stelle gibt, kann und sollte HR hier den Anstoß geben und die Koordination übernehmen. Denn ein großer Teil der denkbaren Maßnahmen hat zumindest mittelbar mit den Mitarbeitern zu tun.
Hygiene-Maßnahmen
Zusätzlich zu den individuellen Maßnahmen für die Mitarbeiter (kein Händeschütteln, Abstände einhalten usw.) kommen weitere übergreifende Maßnahmen in Frage:
- Sitzgelegenheiten entzerren und dadurch Sicherheitsabstand generieren – speziell in Kantinen,
- vor und in Fahrstühlen Aufkleber anbringen, Nutzung auf maximal zwei bis drei Personen begrenzen (je nach Größe der Kabine),
- häufigere Reinigung und Desinfektion, insbesondere von Türgriffen, Treppengeländern, Tastaturen (auch in Fahrstühlen und bei Zugangskontrollen),
- Desinfektionsmittel zur Handdesinfektion bereitstellen, insbesondere in Waschräumen.
Einrichtung eines Krisenstabs
Unternehmen sollten einen permanenten Krisenstab mit Vertretern aller relevanten Bereiche einrichten. Dort müssen alle Meldungen über infizierte Mitarbeiter und Verdachtsfälle eingehen. Der Krisenstab koordiniert alle Maßnahmen und legt die verbindlichen Verhaltensregeln für die Mitarbeiter fest. Dazu gehört auch die – ausnahmsweise – Genehmigung von Dienstreisen oder der Zutritt zum Unternehmen durch Externe.
Der Betriebsarzt
Der Betriebsarzt sollte bei der Beratung der Mitarbeiter und bei allen Entscheidungen über Schutzmaßnahmen beteiligt werden. Er ist auch erster Ansprechpartner für den Krisenstab.
Sicherstellung der Produktion
Die Produktion bzw. die Arbeitsfähigkeit des Unternehmens hängt in erster Linie von den erforderlichen Mitarbeitern, insbesondere Spezialisten und Führungskräften, ab.
Deshalb sollte geklärt werden, welche Mitarbeiter unabkömmlich sind und besonders geschützt werden müssen. Vertretungsregelungen müssen erweitert werden, weil der gleichzeitige Ausfall mehrerer Mitarbeiter wahrscheinlicher ist als in normalen Zeiten.
Für die als unabkömmlich identifizierten Mitarbeiter sollten besondere Schutzmaßnahmen getroffen werden. Dazu können Einzelzimmer oder separierte Arbeitsstätten gehören, aber auch ein Hol- und Bringservice, um die Ansteckungsgefahr in öffentlichen Verkehrsmitteln zu vermeiden. Eine solche Maßnahme oder die Bildung von Fahrgemeinschaften kann natürlich ebenfalls für andere Beschäftigte organisiert werden.
Neben den Maßnahmen für die Mitarbeiter bedarf es noch weiterer Vorkehrungen. Dazu gehört die Erstellung einer Prioritätenliste der zu erledigenden Aufgaben bzw. Aufträge. Dabei sind insbesondere vertragliche Regelungen wie zeitliche Verpflichtungen oder Konventionalstrafen und die Relevanz der jeweiligen Kunden zu beachten.
Für alle denkbaren Eventualitäten sollten detaillierte Notfallpläne erarbeitet und abgestimmt werden, um im Falle eines Falles schnell und überlegt reagieren zu können.
Da es immer wieder zu Unterbrechungen der Lieferketten kommen kann, sollten Reserven für Rohstoffe und zugelieferte Teile angelegt werden – soweit dies jetzt überhaupt noch möglich ist.
Ein Großteil dieser Aktivitäten kann/sollte vom Krisenstab koordiniert werden. HR hat in dieser Krisensituation die Möglichkeit, sich zu positionieren und unabkömmlich zu machen.
Jürgen Heidenreich, Fachautor und Fachjournalist