Der richtige Weg in die Digitalisierung : 6 Trends — 6 Gründe für die digitale Personalabrechnung
Gesellschaftliche und wirtschaftliche Entwicklungen treiben gegenwärtig die Digitalisierung voran. Darin liegen für die Personalabrechnung große Chancen, die positive Effekte für das ganze Unternehmen nach sich ziehen. Um diese jedoch zu realisieren, müssen Entgelt-Profis verstehen, was hinter diesen Trends steckt und weshalb digitale Lösungen dabei ihr bester Verbündeter sind.
Digitale Technologien verändern die Arbeit von Menschen und Unternehmen. Dieser Wandel, den wir als die digitale Transformation kennen, ermöglicht Unternehmen Wettbewerbsvorteile, höhere Effizienz und Kostensenkungen. Das gilt auch für den Bereich der Entgeltabrechnung. Wollen Abrechnungsverantwortliche dabei nicht durch verpasste Chancen den Anschluss verlieren, müssen sie alle aktuellen Trends kennen, die die möglichst digitale Abrechnung von Mitarbeitern erfordern.
Weil Mitarbeiter flexibel arbeiten möchten!
Die Corona-Pandemie brachte dem Homeoffice den Durchbruch. Für die Personalabrechnung bedeutet das: Zum einen müssen Lohn-Sachbearbeiter auch außerhalb des Personalbüros allen Abrechnungspflichten nachkommen können. Zum anderen müssen sie damit rechnen, dass die abzurechnenden Kollegen seltener im Büro erscheinen.
Betriebe, die Personalakten in Schränken verwalten oder die monatlichen Abrechnungen im Haus verteilen, sahen schon vor der Pandemie alt aus. Remote Work ist ein Trend, der zentrale Datenhaltung in digitaler Form und elektronische Abrechnungsprozesse erfordert. Moderne Arbeitgeber mit digitalen Personalakten, Urlaubsanträgen und Lohnabrechnungen können ihren Lohn-Fachkräften ein flexibles Arbeitsumfeld bieten, bei dem die Entgeltabrechnung für alle Beteiligten entspannt auch ohne Büropräsenz funktioniert.
Positiver Nebeneffekt: Fällt eine Lohn-Fachkraft unerwartet aus, kann Ersatz viel leichter einspringen.
Weil Lohn-Fachkräfte rar sind!
Den Fachkräftemangel kennt jedes Personalbüro. Auch, weil Lohn-Fachkräfte selbst betroffen sind. Für Unternehmen, die ihre Lohnbuchhaltung selbst machen, rächen sich jetzt ineffiziente Abrechnungsprozesse. Wertvolle Kapazitäten verpuffen – und das jeden Monat aufs Neue. Der Fachkräftemangel bei den Lohnbuchhaltern erfordert deshalb die Befreiung vorhandener Lohn-Fachkräfte von papierbasierten Prozessen und Routine-Tätigkeiten. Diese können heute moderne Software-Lösungen übernehmen, insbesondere wenn sie Personalabrechnung und -verwaltung in einem System vereinen. Digitale Lösungen tragen so dazu bei, dass sich Lohn-Fachkräfte wieder mehr auf ihre eigentlichen Kernkompetenzen fokussieren können. Einem derart modernen Arbeitgeber halten Lohn-Fachkräfte in der Regel auch länger die Treue.
Weil der Staat es diktiert!
Auch staatliche Ämter oder Behörden setzen immer mehr auf den Einsatz moderner Technologien und elektronischer Medien in der Kommunikation mit Bürgern und Unternehmen.
Auf diese Weise setzt der Staat digitale Standards – und wird so zu einem Treiber der Digitalisierung. Prominente Beispiele sind die A1-Bescheinigung, das Zahlstellen-Meldeverfahren sowie die Anträge nach Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG): Für Anträge und Meldungen gibt es das digitale Tool sv.net.
Wer hier keine leistungsstarke Lohn-Software im Einsatz hat, muss auf das Tool der Sozialversicherungen zurückgreifen. Ist das Melde- und Bescheinigungswesen in die Lohn-Software integriert, erfolgt die gesamte Kommunikation mit den Sozialversicherungen direkt aus dem System des Abrechners heraus. Das ermöglicht die Automatisierung vieler Arbeitsschritte und verhindert zudem Übertragungsfehler.
Weil wir unsere Umwelt lieben!
Proteste wie „Fridays for Future“ zeugen vom Trend zu mehr Ökologie und Nachhaltigkeit. Deshalb gehört ein grünes Image für Unternehmen mittlerweile zum guten Ton. Bei der Personalabrechnung sendet nachhaltiges Handeln ein wichtiges Signal an die ganze Belegschaft. Personalakten, Urlaubsanträge oder die monatlichen Abrechnungen – hier gibt es ein hohes Potenzial, die eigene Umweltbilanz zu verbessern. Digitale Lösungen sind der Schlüssel zum (fast) papierlosen Personalbüro.
Das Arbeiten mit weniger Papier spart nicht nur Holz, Wasser, Energie und CO2ein, Personalabrechner profitieren durch die Digitalisierung zusätzlich von effizienteren Arbeitsabläufen, geringeren Kosten und weniger Platzbedarf.
Weil Routine automatisiert wird!
Wie zu Zeiten der Industrialisierung die Maschinen, nehmen im digitalen Zeitalter zunehmend IT-Systeme mit künstlicher Intelligenz dem Menschen Aufgaben ab. Automatisieren lässt sich jedoch nur das, was zuvor digitalisiert wurde.
Moderne HR-Programme können einfache Tätigkeiten wie die Übernahme von Daten aus anderen Systemen, das Befüllen von Formularfeldern oder abschließende Lohntätigkeiten ganz oder teilweise übernehmen. Die Automatisierungsmöglichkeiten machen es für Personalbüros daher attraktiv, auf integrierte Lösungen für die Personalabrechnung und -verwaltung zu setzen, um Prozesse möglichst zu 100 Prozent in einem einzigen digitalen System abzuwickeln. So können Lohn-Fachkräfte ihre Zeit für komplexere Abrechnungsthemen verwenden.
Weil Personendaten heilig sind!
Beinahe alle Angaben auf einer Lohnabrechnung sind als personenbezogene Daten zu werten. Entsprechend groß ist die Sorge, dass Abrechnungsdaten oder -dokumente in die falschen Hände geraten. Es drohen Bußgelder und Vertrauensverlust der Mitarbeiter. Papier entpuppt sich hier abermals als Risiko. Orte wie Büros, Schränke, Drucker, Kopierer oder die Hauspost sind neuralgische Punkte für Datenverlust oder die Einsicht Nichtberechtigter. Ohne digitale Lösungen können Entgeltabrechner die gültigen Datenschutzbestimmungen heute praktisch nicht mehr einhalten. Nur mit klaren Zugriffs- und Bearbeitungsberechtigungen und einem Monitoring der Aufbewahrungs- und Löschfristen gelingt deren Einhaltung ohne größeren Aufwand. Auch bei der Abrechnungszustellung gibt es in Zeiten von Remote Work zu einer sicheren elektronischen Bereitstellung keine Alternative.
Das Gebot für Entgelt-Profis: Die Chancen nutzen!
Wenn Entgelt-Profis diese sechs Treiber der Digitalisierung in der Personalabrechnung verstehen, können sie diese Entwicklungen zu ihrem Vorteil nutzen. Mit den passenden digitalen Werkzeugen gestalten sie dann Abrechnungsprozesse effizienter, erfüllen leichter Datenschutzanforderungen und begegnen dem Fachkräftemangel entspannter.
Christoph Buluschek, Leiter Accountmanagement & Produktmarketing, Agenda