Die „eAU“ : In aller Munde
Gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer:innen müssen seit dem 01.01.2022 keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung mehr an ihre Krankenkasse schicken. Dies übernehmen inzwischen die Arztpraxen – sie senden den zuständigen Kassen eine digitale Version. Die Ausfertigung der Krankmeldung für den Arbeitgeber erfolgt hingegen bis zum 01.01.2023 weiterhin auf Papier.
Ab dem 01.01.2023 müssen sich alle Arbeitgeber:innen in Deutschland ebenfalls an diesem neuen Verfahren beteiligen und die Krankmeldungen ihrer gesetzlich krankenversicherten Beschäftigten auf elektronischem Weg abrufen.
Es gibt jedoch einige Ausnahmen und weitere Dinge, die für Sie als Arbeitgeber:in wichtig sind. Über diese Sachverhalte wollen wir Sie nachfolgend informieren.
Gesetzliche Grundlagen
Die maßgeblichen Bestimmungen für die „eAU“ sind dieselben wie für den traditionellen gelben Schein. Sie finden sich im Entgeltfortzahlungsgesetz. Dort werden die Anzeige- und Nachweispflichten im Rahmen einer Erkrankung ebenso geregelt wie der Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Das neue elektronische Verfahren stellt nur einen anderen Übermittlungsweg dar.
Allerdings gibt es eine wichtige Änderung mit großer Wirkung: Erkrankte Arbeitnehmer:innen in der gesetzlichen Krankenversicherung sind ab dem 01.01.2023 nicht mehr verpflichtet, ihren Arbeitgeber:innen spätestens am vierten Tag ihrer Arbeitsunfähigkeit eine Krankmeldung vorzulegen. Ab diesem Zeitpunkt werden die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen von den gesetzlichen Krankenkassen in elektronischer Form an die Arbeitgeber:innen übermittelt. Das Entgeltfortzahlungsgesetz wurde entsprechend angepasst.
Verlangen Arbeitgeber:innen die Vorlage einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bereits ab dem ersten Tag der Krankheit, so müssen betroffene Arbeitnehmer:innen auch weiterhin rechtzeitig beim Arzt vorstellig werden. Die Nachweispflicht tragen hier ebenfalls die gesetzlichen Krankenkassen.
Gut zu wissen:
KIDICAP unterstützt Sie bei der Abwicklung des neuen eAU-Verfahrens.
Geltungsbereich
Das eAU-Verfahren wird im Grundsatz für alle gesetzlich krankenversicherten Beschäftigten angewendet. In den folgenden Konstellationen bleibt es hingegen beim bisherigen Papier-Verfahren:
- Krankschreibung wegen Erkrankung des Kindes
- Krankschreibung von einem Arzt im Ausland
- Krankschreibung von einem Privatarzt
- Krankschreibung in Rehabilitationseinrichtungen
- Krankschreibung durch Physio- oder Psychotherapeuten
- Krankschreibung wegen Mutter-Kind-Kur
Außerdem sind alle privat krankenversicherten Beschäftigten vom eAU-Verfahren ausgeschlossen.
Praktischer Ablauf ab dem 01.01.2023
Ab dem 01.01.2023 müssen alle Arbeitgeber:innen in Sachen eAU proaktiv sein, denn die gesetzlich krankenversicherten Beschäftigten werden ihnen keine Krankmeldungen mehr vorlegen. Diese werden die behandelnden Ärzt:innen digital an die Krankenkassen senden, eine automatische Weiterleitung durch die Kassen an die Arbeitgeber:innen wird nicht erfolgen. Die Arbeitgeber:innen müssen die entsprechenden Abrufe bei den Kassen starten, nachdem sie Kenntnis über den Beginn und die voraussichtliche Dauer einer Arbeitsunfähigkeit erlangt haben.
Die Funktionsfähigkeit des Verfahrens hängt also davon ab, wann erkrankte Beschäftigte ihre Arbeitgeber:innen über ihre Erkrankung informieren.
In der Praxis wird der Standardfall im Unternehmen folgendermaßen ablaufen:
- Der Arbeitnehmer meldet dem Arbeitgeber seine Erkrankung (Beginn/Dauer).
- Der Arbeitgeber ruft bei der Krankenkasse des Arbeitnehmers die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für diesen ab.
- Der Arbeitgeber meldet die Fehlzeit an die Personalabteilung.
- Die Personalabteilung pflegt die Fehlzeit in Zeiterfassung, Fehlzeitenmanagement und Personaleinsatzplanung ein.
- Die Fehlzeit wird an die Entgeltabrechnung übertragen.
„Wir stehen in der Verantwortung!“
Marius Köppen ist als Bereichsleiter bei der GIP u. a. für das Thema eAU verantwortlich. Wir haben mit ihm über die besonderen Herausforderungen der eAU für Softwarehäuser und Anwender gesprochen.
Herr Köppen, Softwarehäuser und Anwender sprechen von einem wahrscheinlichen Mehraufwand durch die eAU, eine interessante Einschätzung mit Blick auf ein digitales Verfahren. Wie sehen Sie das?
Ich teile diese Einschätzung nur bedingt, insbesondere jedoch in Verbindung mit der eigentlichen Einführung des neuen Prozesses. Ob durch die eAU tatsächlich ein Mehraufwand entsteht – daran wird sich einerseits die Software messen lassen müssen, andererseits sehe ich jede:n Beteiligte:n in der Verantwortung, nicht nur bestehende Prozesse zu digitalisieren, sondern Chancen und Mehrwerte in der Transformation zu finden.
Die GIP ist auf den öffentlichen, sozialen und kirchlichen Dienst fokussiert. Gibt es in diesen Bereichen besondere Herausforderungen durch die eAU?
Ganz eindeutig, ja. Die Heterogenität der aktuellen Prozesse und die damit verbundene Diversität der Anforderungen sind eine Herausforderung. Dies zu ändern und neue Beteiligte in das Verfahren zu integrieren, ist oftmals ein langer Weg und erhöht das angesprochene Risiko des Mehraufwands. Auch existieren hier häufig Regelungen oder unterschiedliche zuständige Dienststellen, welche in anderen Branchen so nicht vorhanden sind und eine einfache Transition verkomplizieren.
Wie unterstützt Ihr Programm KIDICAP Ihre Partner und Kunden hinsichtlich der Prozesse, welche die eAU mit sich bringt?
In Zusammenarbeit mit unseren Partnern und Kunden haben wir viel investiert, um die unterschiedlichsten Anforderungen und Persona zu identifizieren. Für uns entstand somit schnell das Big Picture, alle Beteiligten prozessual zu integrieren.
Hiermit ist gemeint, dass über den zertifizierungsrelevanten Teil der ITSG hinaus viele Funktionen und Vereinfachungen entstehen und entstanden sind.
Konkret startet es bei einem Self-Service für die Erkannte/den Erkrankten, hin zur transparenten Darstellung der eAU für Arbeitgeber bis zur revisionssicheren Ablage der eAU in der KIDICAP.Personalakte und abschließend einer Zugriffsmöglichkeit zur eAU im KIDICAP.Postfach – erneut als Self-Service für die Mitarbeitenden.