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Digitale Personalakte : Papier ist nicht mehr hier!

Nicht erst in der Krise ist die digitale Personalakte zum unverzichtbaren Teil eines modernen Personalmanagements geworden. Zum einen spart sie Zeit, Platz und Kosten ein – zum anderen ermöglicht sie von überall aus einen sicheren Zugriff. Was dabei wichtig ist, verrät Raphaele Rose, Corporate Lead Sales & Marketing bei der VEDA GmbH.

03.07.2022 Digitalisierung, EAU, Fokus, Prüfungsmanagement, Titelgeschichte

Lesezeit 8 Min.

Die Corona-Krise hat deutlich gemacht, welche Personalabteilungen digital gut aufgestellt sind und welche nicht. Unter anderem musste unter großem Druck die Frage beantwortet werden, wie sich die geforderte Compliance auch im Homeoffice erfüllen lässt. Dabei hat insbesondere die digitale Personalakte gezeigt, dass sie für HR ein unverzichtbarer Baustein ist. Denn ohne sie hätten Personaler und Personalerinnen schlicht und einfach nicht die Möglichkeit gehabt, vernünftig von zu Hause zu arbeiten. Die Papierakten mitzunehmen oder einzuscannen und via E-Mail zu versenden, wäre nicht nur umständlich, sondern aus datenschutzrechtlichen Gründen auch äußerst bedenklich gewesen.

Endlich Zeit für Entlastung?

In der digitalen Personalakte sind hingegen alle benötigten Daten elektronisch gespeichert, sodass der Zugriff für Führungskräfte, HR-Verantwortliche und Mitarbeitende von überall aus und jederzeit möglich ist. Verschlüsselte Verbindungen, festgelegte Rollen und Zugriffsrechte sorgen dabei für Sicherheit. Damit stellt die digitale Personalakte eine große Erleichterung dar, die durch Corona sozusagen zum Selbstläufer geworden ist. Und da das Homeoffice ein bedeutender Bestandteil der zukünftigen Arbeitswelt bleiben wird, wird sie für das zukünftige Personalmanagement unverzichtbar sein.

Aber nicht erst seit der Krise entlastet die digitale Personalakte HR-Abteilungen. Denn schon lange ist es kein Geheimnis mehr, dass die hier beschäftigten Menschen zu viel Zeit mit reinen Verwaltungsaufgaben verbringen. Ganz klar, dass es digitale Prozesse braucht, die diese Arbeiten vereinfachen. Ganz besonders, da die Personalakte die Basis fast aller Vorgänge in der HR-Abteilung ist.

Dabei ist der Unterschied nicht allzu groß: Es werden „nur“ sämtliche Personaldokumente in ein digitales Dokumentenmanagementsystem übertragen, zentral verwaltet und archiviert. So haben alle Verantwortlichen und Berechtigten einen direkten, zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf die Personalakte, während auch die Mitarbeitenden sie online einsehen können.

Digitales Dokumentenmanagement im Griff

So kann die digitale Personalakte Bestandteil eines unternehmensweiten Dokumentenmanagements sein, das durch die elektronische Archivierung die Papierform ersetzt und Dokumente auf einer zentralen Plattform zur Verfügung stellt. Dazu gehören Arbeitszeugnisse, Bewerbungsunterlagen, Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen, Zeugnisse und Nachweise über Fortbildungen sowie allgemeine Personendaten wie Adresse und Bankverbindung. Kurz: Es lassen sich alle relevanten Informationen der Mitarbeitenden eines Unternehmens sicher und langfristig archivieren.

Dabei sind Inhalt und Struktur der Personalakte gesetzlich nicht festgelegt. Der Aufbau muss nur den internen Arbeitsprozessen und Bedürfnissen der Personalabteilung in der Praxis entsprechen. Allerdings existieren Vorschriften, was nicht in der Personalakte gespeichert werden darf: Krankheitsgründe, Atteste oder die Unterlagen eines Betriebsarztes haben hier aufgrund des Persönlichkeitsrechts und der ärztlichen Schweigepflicht nichts verloren.

Revisionssicher muss sie sein

Eine zwingende Voraussetzung für die digitale Personalakte ist, dass das Dokumentenmanagement revisionssicher sein muss. Bedeutet: Einmal erstellte Dokumente dürfen sich nicht mehr ändern und damit manipulieren lassen. Und wer Änderungen vornehmen darf, muss durch klar bestimmte Rollen, Kompetenzen und Zugriffsrechte festgelegt sein.

Konkret muss die Revisionssicherheit so implementiert werden, dass die rechtlichen Anforderungen in Bezug auf Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Sicherheit, Verfügbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Unveränderlichkeit und Zugriffsschutz erfüllt sind.

Die dazu allgemeingültigen Regeln zur Archivierung elektronischer Dokumente hat das Bundesfinanzministerium in der Verwaltungsanweisung GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) formuliert. Und sind die Dokumente nach den Anforderungen der GoBD elektronisch archiviert, werden sie auch im Rahmen der handelsrechtlichen und steuerrechtlichen Prüfung anerkannt.

Mehr schalten statt verwalten

Neben den gesetzlichen Anforderungen an das digitale Dokumentenmanagement sollten auch individuelle HR-Bedürfnisse erfüllt sein. Und wenn viele sich wünschen, wieder verstärkt mit den Menschen im eigenen Unternehmen arbeiten zu können, sollte die digitale Personalakte mit ihren Funktionen direkt auf den Arbeitsalltag einzahlen:

Das reicht von vereinfachten Freigabeprozessen für Anträge, der komfortablen Verwaltung individueller Fähigkeiten bis hin zu persönlichen Auswertungen und Reports, mit denen sich administrative Prozesse rund ums Personal beschleunigen lassen. Damit liegt der Vorteil einer digitalen Personalakte vor allem darin, dass dank ihr mehr Freiraum für andere Aufgaben auf der Habenseite steht.

Auf der anderen Seite steht der Aspekt der gesteigerten Autonomie, der Arbeitgeber gerade für die nach Selbstbestimmtheit strebenden jungen Generationen Y und Z attraktiver macht. So sind Self-Service-Funktionen ein Mittel, mit dem Mitarbeitende sich zeitsparend selbst verwalten können. Etwa indem sie einen Zugang über den Webbrowser nutzen und persönliche Daten ändern. Der Personalverantwortliche hingegen löst die Anfrage ganz einfach per Knopfdruck von überall und jederzeit aus.

Und falls weitere Unterlagen benötigt werden, lädt der Mitarbeitende diese gleich selbst hoch, während der Verantwortliche sie zu einem späteren Zeitpunkt prüft. Solch eine asynchrone Kommunikation sorgt für eine Zeitersparnis auf beiden Seiten – Aufgaben lassen sich unabhängig voneinander zu individuell passenden Zeitpunkten erledigen.

Vorteile digitaler Personalakten auf einen Blick:

Platzsparend: Wer keine Papierakten mehr lagern muss, kann den frei gewordenen Platz für andere Dinge nutzen.

Entlastend: Schnelle Abläufe, die automatisierte Archivierung und eine effektive Suche nach Informationen verringern den administrativen Arbeitsaufwand.

Zeitgewinnend: Verringert sich der Verwaltungsaufwand, sparen Personalverantwortliche Zeit, die sie für strategische oder wertschöpfendere Aufgaben einsetzen können.

Kostensparend: Druck- und Papierkosten, Kosten für Lagerraum und Sachmittel oder Verwaltungskosten – all das entfällt mit der digitalen Personalakte, bei deren Einführung lediglich einmalige Investitionskosten fällig sind.

Sicher: Bei der digitalen Verwaltung von Personaldaten müssen gesetzliche Rahmenbedingungen eingehalten werden, was die Rechtssicherheit automatisch erhöht.

Auf die Cloud wird vertraut

Wer sich für die digitale Personalakte entscheidet, muss sich auch entscheiden, in welches Betriebsmodell er investieren möchte: Soll die digitale Personalakte in der Cloud über den Webbrowser verfügbar sein? Oder soll die Software On-Premises über eine klassische Client-Server-Architektur bereitgestellt werden?

Dabei zeigt unsere Erfahrung: Immer mehr Unternehmen orientieren sich via Cloud-Outsourcing in die Wolke.

Aus guten Gründen: Man muss die eigenen Rechenkapazitäten nicht selbst vorhalten und kann die Applikation via Software as a Service (SaaS) von überall ausnutzen. In puncto Sicherheit, Verfügbarkeit und Aktualität der Lösung trägt der Anbieter die Verantwortung. Möchte man die Lösung dann erweitern, bietet das Cloud-Modell eine bessere Skalierbarkeit und Flexibilität.

Und junge Personaler und Personalerinnen, die heute frisch in die HR-Abteilungen kommen und mit der digitalen Personalakte arbeiten, wollen ohnehin Cloud-basierte Webservices nutzen, weil sie einfach zu bedienen und auf Smartphones abgestimmt sind. Sie kennen es einfach nicht anders. Sicherheitsbedenken gibt es dabei – vor allem bei älteren Generationen – nach wie vor, doch lassen sich diese mit Lösungen zerstreuen, die voll und ganz der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) entsprechen.

Was vorab zu erledigen ist

Wer einen schlechten Prozess digitalisiert, hat anschließend einen schlechten digitalen Prozess. Und wer über Jahre hinweg das im Archiv gesammelte Chaos in die digitale Personalakte übernimmt, wird auch hier im Chaos starten. Deshalb ist es der erste Schritt zur digitalen Personalakte, Ordnung ins Archiv zu bringen. Also auszumisten, was entbehrlich ist und die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen überdauert hat. Auch sollte man spätestens jetzt überlegen, ob die Struktur oder Inhalte für die digitale Personalakte optimiert werden können.

Der zweite Schritt wird mit der Auswahl der passenden Software gemacht:

Ermöglicht die digitale Personalakte eine revisionssichere Anwendung?
Bewahrt sie alle Daten nachvollziehbar, unveränderbar, unzerstörbar und wiederherstellbar auf?
Ist sie einfach zu bedienen?
Lässt sie sich mit einem umfassenden Dokumentenmanagement und weiteren HR-Prozessen verknüpfen?
Und entspricht der Funktionsumfang auch den eigenen Wünschen?

Passenden Software-Partner finden

Die vorhandenen Lösungen sind vielfältig und decken kleine bis große Budgets ab. Sie reichen von sogenannten Insellösungen bis hin zu voll integrierten Softwareangeboten, die über eine umfassende HR-Plattform mit Systemen wie der Entgeltabrechnung verknüpft sind. Das bietet den Vorteil, dass es keine Schnittstellenprobleme gibt. Zudem wird eine redundante Datenhaltung vermieden. Nicht zuletzt gestaltet sich der Archivierungsprozess einer integrierten Lösung deutlich reibungsloser: Die aufbewahrungspflichtigen Dokumente können aus der Entgeltabrechnung direkt in das digitale Archiv einfließen und individuell verschlagwortet werden.

Zu einem sorgfältigen Auswahlprozess gehört dann noch ein prüfender Blick auf den Softwareanbieter:

Erhält man Beratung und Support?
Ist eine enge Anbindung an externe Systeme wie Entgelt, Zeit, Personalmanagement möglich?
Und gibt es aussagekräftige Referenzen, die der Hersteller vorweisen kann?

Wenn der passende Anbieter für eine Gesamtlösung dann gefunden, das digitale Aktenarchiv implementiert und aufnahmebereit ist, heißt es ein letztes Mal: Papier einscannen. Ob man das dann selbst erledigt oder einem spezialisierten Dienstleister überlässt, hängt von den eigenen Kapazitäten ab. In jedem Fall kann man dann beruhigt sein, dass man mit der digitalen Personalakte für das Homeoffice besser und rechtssicher gerüstet ist.

Was es beim Datenschutz zu beachten gibt

Da digitale Personalakten sensible personenbezogene Daten enthalten, müssen die seit 2018 geltenden Richtlinien der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) eingehalten werden:

Personalakten müssen sicher und elektronisch verschlüsselt sein.
Mitarbeitende müssen der digitalen Erfassung ihrer Daten zustimmen.
Die Mindestaufbewahrungsfrist (in der Regel drei Jahre) ist einzuhalten.
Nach der Frist müssen Dokumente dauerhaft gelöscht werden.
Der Datenzugriff muss durch Rechtevergabe kontrolliert werden.
Nur berechtigte Personen dürfen Einblick erhalten.
Daten dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden.
Jeder hat das Recht, seine eigene Personalakte einzusehen.

Über VEDA Horizon inklusive „Digitale Personalakte“

VEDA Horizon schafft die Basis für ein zentrales HR-Management, das die Personaladministration vereinfacht und Mitarbeitende wie Führungskräfte via Self-Service- Funktionen einbindet. Dazu gehört auch die digitale Personakte, die in der Cloud-Lösung inklusive ist. Hier befinden sich alle relevanten Daten aus den VEDA Systemen wie Entgeltabrechnung oder Bescheinigungen bzw. lassen sich die gewünschten Dokumente aus externen Systemen importieren. Das vereinfacht das Handling und spart für die Personalabteilungen wertvolle Ressourcen ein.