Qualität und Effizienz : Ohne digitale Personalakte geht’s nicht mehr
Jeder Zehnte denkt in Deutschland aktiv über einen Jobwechsel nach. Wichtige Kriterien bei der Entscheidung für einen neuen Arbeitgeber sind dabei flexible Arbeitszeiten und -modelle. Das ergab eine aktuelle Studie der Jobplattform StepStone. Unternehmen sind deswegen gut beraten, ihren Mitarbeitern diese Wünsche zu erfüllen. Für Personalabteilungen, die ihren Angestellten Heimarbeit bieten möchten, ist eine digitale Personalakte unverzichtbar. Aber nicht nur dafür. Welche Gründe außerdem für das Tool sprechen – ein Überblick.
Flexibilität: Arbeiten in der Cloud
Die meisten Deutschen können sich Arbeiten ohne Homeoffice nicht mehr vorstellen. Die Corona-Pandemie hat es möglich gemacht. Mit ihr schwappte durch Deutschland eine Digitalisierungswelle, die den „New Work“-Trend zum „New Normal“ werden ließ. Wer als HR jetzt noch mit Papierakten arbeitet, wirkt nicht nur antiquiert, der kann schlichtweg als moderner Arbeitgeber nicht punkten.
Eine digitale Personalakte wie die von Agenda gilt heutzutage als Voraussetzung, um Personalsachbearbeiter ins Homeoffice zu schicken.
Außerdem bietet das Tool unternehmensweit einige Vorteile, beispielsweise bei der Zusammenarbeit mit Führungskräften. Benötigt ein Abteilungsleiter Einsicht in die Akte seines Mitarbeiters, stellen HR-Abteilungen die Unterlagen bequem online über die Agenda Cloud bereit. Sie gewähren Führungskräften – auch im Homeoffice – einen sicheren Zugriff per Browser. Nach Ablauf einer festgelegten Frist, erlischt das Dokument im Cloud-Portal von selbst. Persönlich muss die Führungskraft dafür nicht im Unternehmen bzw. in der Personalabteilung erscheinen.
Die Lizenz zu mehr Effizienz: einfach Verwalten
Flexibel Arbeiten ist das eine, effizient Arbeiten das andere. Mit einer digitalen Personalakte von Agenda sparen Unternehmen vor allem bei Routine-Handgriffen jede Menge Zeit. Ein zentraler Datensatz macht es möglich. Berechtigte erreichen Personalakten mit einem Klick. Per Schlagwort finden sie umgehend das Dokument, das sie gerade benötigen. Und wer nicht ganz auf Papier verzichten möchte, hinterlegt zusätzlich einen physischen Ablageort der Originaldokumente in der Agenda Software.
Mit Agenda gibt es keine Arbeit, die ein Personalsachbearbeiter zweimal erledigen muss. Möglich machen das entsprechende Vorlagen. Ein passendes Beispiel ist die Mitarbeiterunterweisung. Jedes Jahr pünktlich zum zweiten Quartal kommt ein Brandschutzexperte ins Haus und unterrichtet alle Angestellten. Danach erhält jeder Anwesende eine Teilnahmebestätigung.
Diese von Hand zu tippen, wäre extrem aufwendig. Mit der Agenda Software sucht sich der Personalsachbearbeiter die entsprechende Vorlage raus und das Dokument wird automatisch mit den mitarbeiterbezogenen Informationen aus der Datenbank befüllt. Die Dokumente werden auf Wunsch sofort in der Akte abgelegt. Das ist nur ein Beispiel von vielen. Was es deutlich macht: Softwarebasierte Personalarbeit ist nicht nur bequem, sie ist vor allem zeitsparend.
Datenschutz: nichts dem Zufall überlassen
Seit der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) ist das Thema Beschäftigtendatenschutz in aller Munde. Doch wie diesen lückenlos gewährleisten, wenn das Know-how dafür im eigenen Unternehmen fehlt? Gerade für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ist das ein Hemmschuh. Unterstützen kann dabei die richtige Software-Lösung. Was einst der Schlüssel zum Aktenarchiv war, ist heute das Programm – sicherer und komfortabler als die in Blei gegossene Variante. Personalabteilungen legen in der Agenda Software von Anfang an fest: Wer darf auf welche Dokumente zugreifen? Und wie lange? So sind sensible Daten vor dem Zugriff Unbefugter stets geschützt.
Mit dem Datenschutz einher geht die Frage: Was passiert, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt? Ab einer gewissen Unternehmensgröße rutscht hier schnell etwas durch. Im Zweifel kann das teuer werden, verstößt ein Unternehmen gegen geltendes Recht. Die HR-Software von Agenda hilft dabei, Unterlagen zu identifizieren, die aufbewahrt bzw. gelöscht werden müssen.
Fazit: Adieu Papier, hallo digitale Agenda-Welt!
Digitale Tools sind nicht nur ein Garant für Modernität – sie verbessern auch die Qualität der Arbeit. Mehr Zeit fürs Wesentliche: Mit Agenda sorgen Unternehmen für mehr Effizienz in HR-Angelegenheiten. Gleichzeitig schützen sie besonders sensible Daten lückenlos. Wer möchte da noch mit Papier arbeiten?
Josef Hofstetter,
Leiter Vertrieb Neukunden bei
Agenda Informationssysteme
Mehr Informationen unter:
agenda-personal.de
