Mehr Sicherheit mit weniger Aufwand : Qualitätsprüfungen in SAP ® HCM bei Clariant
Clariant gehört zu den weltweit führenden Unternehmen der Spezialitätenchemie. Mit den Audit & Compliance Tools von Centric hat das Unternehmen die Prüfung seiner Entgeltabrechnung und Stammdaten standardisiert und optimiert. Der Bereich HR-Services kann nun in effizienten Prüfprozessen wesentlich mehr Plausibilitätsprüfungen durchführen.
Der Bereich HR-Services von Clariant prüft derzeit rund 4.000 Abrechnungen monatlich. Mit einer eigenentwickelten Lösung per automatisierte Ad-hoc-Queries war der HR-Bereich dabei hinsichtlich Prüfumfang und Dokumentation bereits gut aufgestellt. Die Abfragen erforderten jedoch zu viel Pflegeaufwand und waren nur schwer an neue Anforderungen anzupassen. Auch aufseiten der Anwender entstand aufgrund umständlicher Verteilprozesse per E-Mail zu viel Aufwand für die Bearbeitung von Fehlerhinweisen.
Zukunftsfähige Standardsoftware
Der HR-Bereich wollte daher eine moderne Standardsoftware einführen und entschied sich nach einem Produktvergleich für die Centric-Tools PLK/PLX in Kombination mit dem Stammdatenprüftool MADAP. Wichtig für Clariant ist, dass die untereinander integrierten Centric-Tools sich reibungslos in das vorhandene SAP-HCM-System einfügen.
Im Rahmen der Implementierung hat das Projektteam zusammen mit Centric die vorhandenen Abfragen für die Stammdatenprüfung im Altsystem gesichtet und die relevanten Prüfregeln in Centric MADAP abgebildet.
Während bei MADAP die bestehenden Plausibilitätsprüfungen neu einprogrammiert wurden, war der Ansatz bei PLK umgekehrt. Hier waren die im Tool vorhandenen über 850 Fehlerhinweise Ausgangspunkt für das Customizing, von denen das Team nach Sichtung rund die Hälfte aktiviert hat.
Moderne Prüfprozesse
Mit der Einführung von PLK/PLX haben sich die Bearbeitungsprozesse grundlegend geändert. Zuvor mussten die Sachbearbeiter/innen täglich ein gemeinsames E-Mail-Gruppenpostfach nach für sie relevanten Fehlerhinweisen durchforsten. Im anwenderfreundlichen PLX – Cockpit haben sie nun ihre eigenen Hinweise als übersichtlichen Arbeitsvorrat zur Verfügung. Das System übernimmt die automatische Verteilung der Fehler- und Plausibilitätshinweise nach Tätigkeitsfeldern und entlastet die Sachbearbeiter/innen damit von der kontinuierlichen Recherche.
Auch die zuvor übliche manuelle Dokumentation entfällt. Hinweise werden einfach per Knopfdruck als „geprüft“ markiert. In einem übersichtlichen Monitoring haben die Sachbearbeiter/innen und der zentrale HR-Bereich den Stand der Hinweisbearbeitung damit im Überblick – und die Änderungen sind jederzeit nachvollziehbar im Tool selbst dokumentiert.
Optimierte Arbeitsorganisation
Die Abrechnungsprüfung verläuft heute zeitlich gestrafft in kompakten Arbeitsblöcken. Die Prüfung erfolgt im Rahmen einer Simulations- sowie einer Produktivprüfung, die in wenigen Tagen durchgeführt werden. Innerhalb des ersten Laufs werden in der Regel fast alle Hinweise geklärt, sodass der Produktivlauf nur wenig Zeit in Anspruch nimmt. Alle Beteiligten können sich auf diese Weise auf die Hinweisbearbeitung in kompakten Prüfphasen konzentrieren und auch ihre weiteren Aufgaben entsprechend gezielt planen.
Unabhängigkeit für den HR-Bereich
Clariant kann die Compliance-Lösung von Centric komplett aus der Fachabteilung steuern und weiterentwickeln. Damit wurde eines der wichtigsten Projektziele erreicht. Die im Standard enthaltenen Prüfregeln sind dabei durch regelmäßige Software-Updates immer auf dem neuesten fachlichen und rechtlichen Stand. Mit den Centric Tools verfügt Clariant über ein jederzeit auditfähiges Internes Kontrollsystem (IKS), das zugleich die Qualitätsprüfungsprozesse vereinfacht und beschleunigt.
Centric IT Solutions GmbH
Steven Wernike (Geschäftsführer)
Kronprinzenstr. 30
D-45128 Essen
T +49 201 747 69 0
info.de@centric.eu
www.centric.eu
