Aus der FALG-Gruppe : Digitale Wege

Wie geht es weiter? Noch haben wir viel Arbeit und die Überstunden häufen sich, aber was bringt die Zukunft? Wird auch unsere Branche unter den Auswirkungen leiden? Wie können wir das verhindern? Können wir das überhaupt verhindern?

Ich glaube fest daran, dass sich viele neue Wege öffnen werden. Die nächste Generation wird den Mut haben, Firmen zu gründen, und hier sind wir dann wieder gefragt. Unsere Unterstützung wird immer benötigt werden, unser Know-how wird nicht verloren gehen. Wovon wir uns aber verabschieden müssen, sind starre Abläufe, Unflexibilität und Kurzsichtigkeit. Hier ist Digitalisierung ein wichtiges Stichwort, denn wer jetzt einen Start in die Selbstständigkeit wagt, wird sich nicht mit Ordnern und Papierkram belasten wollen. Dies ist ein Punkt, über den wir schon so oft in der Facebookgruppe diskutiert haben, da wirklich viele Kanzleien noch immer auf Papier, Ordner und manuelle Datenerfassung schwören. Dies könnte sich gerade jetzt als sehr großes Manko erweisen, was letztendlich den Beteiligten auf die Füße fallen wird.

Wir haben in den letzten Monaten gelernt, schnell auf eine völlig neue Situation zu reagieren. Online-Seminare, Vernetzung und Schwarmwissen haben an Gewicht gewonnen. Fest machen können wir dies in der Gruppe vor allem an den sprunghaft steigenden Mitgliederzahlen. Zuletzt haben wir die 4.000er Marke geknackt.

So, wie wir aus der Not heraus neue Wege gegangen sind, beschreiten auch unsere jetzigen und künftigen Mandanten neue Pfade. Dies muss uns klar sein und es müssen unweigerlich entsprechende Konsequenzen gezogen werden. Ich selbst bin schon lange ein großer Fan der Digitalisierung. Meine Lohnakten habe ich Mitte 2015 eingemottet und bereue es keinen Tag. Mein Tagesablauf hat sich dadurch so weit optimiert, dass ich mich mit der gewonnenen Zeit meinen anderen Aufgaben weitaus entspannter zuwenden kann.

Der Weg in die Digitalisierung erfordert ein gutes Konzept mit Verfahrensdokumentationen zur Einhaltung der Aufbewahrungspflichten bzw. zur Vernichtung der digital gesicherten Unterlagen und zur einheitlichen Benennung gescannter Dokumente, um ein Wiederfinden zu garantieren. Dies mag zunächst aufwändig klingen, ist aber im Vergleich zur händischen Ablage diverser gedruckter Dokumente eine Kleinigkeit.

Wenn wir in der Lohngruppe über den Fortschritt der Digitalisierung in unseren Kanzleien/Firmen sprechen, erzählen viele Mitglieder, dass dies bei ihnen noch weit in der Ferne liegt. Warum? „Weil es schon immer so war“ oder „weil man gerne im Ordner blättert“ bzw. „die Kollegen es so wollen“. Oftmals ist es schwierig, die Vorteile nahezubringen – ewig eingefahrene Vorgehensweisen lassen sich nicht so leicht ablegen.

Ich kann es aber nicht oft genug sagen: Befreien Sie sich von der Papierflut und gehen Sie zusammen mit Ihren Mitarbeitern und Mandanten neue Wege. Reden Sie mit Ihrem Softwareanbieter, welche Möglichkeiten es gibt, Ihre Abläufe auf ein völlig neues Level zu heben. Holen Sie Ihre Mitarbeiter mit ins Boot und erarbeiten Sie gemeinsam einen für Ihre Kanzlei/Ihr Unternehmen passenden Plan, um die Digitalisierung voranzutreiben. Und vor allem: Bieten Sie Ihren Mandanten/Kunden digitalisierte Prozesse an, Sie werden überrascht sein, wie viele von ihnen mit Begeisterung dabei sein werden. Denn gerade im Lohn- und Gehaltsbereich kann die Übermittlung von Abrechnungsdaten eine enorme Zeitersparnis bedeuten, wenn z. B. statt Stundenzetteln in Papierform eine elektronische Zeiterfassung im Unternehmen erfolgt. Zeitersparnis ist gleich Kostenersparnis – für beide Seiten ein Gewinn. Kommen Sie weg von „Das haben wir schon immer so gemacht“. Neue Zeiten erfordern neue Wege.

Annette Bastigkeit, Leiterin der FALG-Gruppe