Die Zukunft der Payroll : Mobiles Arbeiten, Teil 1

Zusammenfassung

Immer mehr Unternehmen haben schon vor der Corona-Krise die Vorteile des mobilen Arbeitens erkannt. So werden bei Neubauten von Unternehmenszentralen seit geraumer Zeit deutlich geringere Büroflächen geplant, da der Anteil der im Unternehmen täglich anwesenden Mitarbeiter erwartungsgemäß abnimmt. Um die Attraktivität dieser New–Work-Modelle zu steigern, nehmen die Unternehmen gleichzeitig Geld in die Hand, um die Mobilität (Elektromobilität, Nutzung des Angebots im öffentlichen Personennahverkehr) ihrer Mitarbeiter zu incentivieren.

Neuregelungen zur Elektromobilität seit 01.01.2020

Die Bundesregierung will deutlich mehr Elektroautos auf Deutschlands Straßen bringen und fördert daher sowohl die Elektromobilität im Individualverkehr als auch die Nutzung des öffentlichen Personennahverkehrs (ÖPNV). Die steuerlichen Anreize wurden entsprechend verstärkt, und es ist für Arbeitgeber notwendig, die Gestaltungsvarianten im Betrieb zu nutzen, um die Arbeitgeber-Attraktivität auch auf dem Feld der Nachhaltigkeit zu steigern. Im Jahressteuergesetz 2019 (Gesetz zur weiteren steuerlichen Förderung der Elektromobilität und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften) wurde für extern aufladbare Elektrofahrzeuge als Dienstwagen die steuerliche Förderung für Überlassungen im Zeitraum vom 01.01.2019 bis 31.12.2030 verlängert. Für Elektrofahrzeuge mit einem Bruttolistenpreis unter 40.000 Euro wurde die steuerliche Bemessungsgrundlage für die Privatnutzung sowie für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsort (steuerlich: 1. Tätigkeitsstätte) auf ein Viertel des Bruttolistenpreises reduziert (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 2 Nr. 3 bis 5 EStG). Für extern aufladbare Elektro- und Hybridelektrofahrzeuge, welche die beiden vorgenannten Voraussetzungen nicht erfüllen, wird die Bemessungsgrundlage nur zur Hälfte angesetzt. Dieser hälftige Ansatz setzt voraus, dass die CO₂-Emission 50 g je Kilometer (EU-Übereinstimmungsbescheinigung) nicht überschreitet und zudem mit dem Elektroantrieb eine Mindestreichweite erzielbar ist.

Elektrofahrräder (keine Kraftfahrzeuge)

Arbeitgeber können Arbeitnehmern ein betriebliches Fahrrad, das verkehrsrechtlich nicht als Kraftfahrzeug eingestuft ist, zur privaten Nutzung überlassen oder übereignen. Die lohnsteuerlichen Spielregeln sind unterschiedlich ausgestaltet.

Überlassung von Elektrofahrrädern nur on top

Die Steuerbefreiung für die zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn erfolgte Überlassung von Elektrofahrrädern – die verkehrsrechtlich kein Kraftfahrzeug sind – wurde bis zum 31.12.2030 verlängert (§ 3 Nr. 37, § 52 Abs. 4 S. 7, Abs. 12 S. 2 EStG). Diese Steuerbefreiung für die Privatnutzung ist nicht begrenzt auf ein Fahrrad je Arbeitnehmer. Vielmehr gilt diese auch bei Überlassung mehrerer (Elektro-)Fahrräder, z. B. für Familienangehörige (Bayerisches Landesamt für Steuern, Verfügung vom 20.11.2017, Az. S2334.21-122/4 St32). Eine Aufzeichnungspflicht im Lohnkonto besteht hier nicht (Bundesministerium der Finanzen (BMF), Schreiben vom 14.12.2016, Az. IV C 5 – S 2334/14/10002-03, Rz. 30).

Eine Überlassung im Rahmen einer Gehaltsumwandlung ist nach wie vor steuerpflichtig. Der Vorteil für die Privatnutzung einschließlich der Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb ist mit monatlich 0,5 Prozent des auf 100 Euro abgerundeten Bruttolistenpreises zu versteuern. Der Vorteil aus dieser Überlassung ist beim Mitarbeiter individuell zu versteuern. Zum 01.01.2020 wurde eine neue Pauschalierungsmöglichkeit bei der Übereignung eines betrieblichen Fahrrads eingeführt (§ 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 7 EStG): Der Arbeitgeber kann den geldwerten Vorteil mit 25 Prozent pauschal versteuern, wenn er einem Arbeitnehmer ein betriebliches Fahrrad, das kein Kraftfahrzeug ist, zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn unentgeltlich oder verbilligt übereignet. Bemessungsgrundlage für die neue Pauschalversteuerung ist der § 8 Abs. 2 EStG, also der um übliche Preisnachlässe geminderte übliche Endpreis am Abgabeort, d. h. der Preis, den der Arbeitnehmerselbst hätte aufwenden müssen.

Beispiel: Pedelec

Arbeitgeber A hat der Mitarbeiterin V ein als Fahrrad eingestuftes Pedelec übereignet. Der Bruttolistenpreis (auch unverbindliche Preisempfehlung (UVP)) des Pedelecs beträgt 2.795 Euro. A erhält beim Kauf einen handelsüblichen Rabatt und zahlt 2.400 Euro. In diesem Fall ist die Bemessungsgrundlage der pauschalen Lohnsteuer der – um die üblichen Preisnachlässe geminderte – übliche Endpreis am Abgabeort, also hier 2.400 Euro. Diesen Betrag kann Arbeitgeber A mit 25 Prozent pauschal versteuern. Diese Pauschalbesteuerungsmöglichkeit entfällt, sofern das Elektrofahrrad verkehrsrechtlich als Kraftfahrzeug einzuordnen ist, d. h. bei elektrischer Fahrunterstützung über 25 km/h.

Stromtankstellen

Stellt der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern für die Aufladung von E-Fahrzeugen (Elektrofahrzeuge, Hybrid-Elektrofahrzeuge, E-Bikes) zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn kostenlos Strom zur Verfügung, ist dieser Sachbezug bis zum 31.12.2030 gem. § 3 Nr. 46 EStG steuerfrei. Es besteht keine Aufzeichnungspflicht dieser Vorteile im Lohnkonto.

Übereignen einer Ladevorrichtung

Eine Übereignung der Ladevorrichtung an den Arbeitnehmer führt zu steuerpflichtigem Arbeitslohn. Grundsätzlich sind diese Vorteile nach § 8 Abs. 2 EStG mit den „um übliche Preisnachlässe geminderten üblichen Endpreisen am Abgabeort“ zu bewerten, d. h. mit dem Preis, den der Arbeitnehmer selbst hätte aufwenden müssen. Aus Vereinfachungsgründen können die tatsächlichen (Brutto-)Kosten des Arbeitgebers zugrunde gelegt werden (BMF, Schreiben vom 14.12.2016, Rz. 23). Den Vorteil kann der Arbeitgeber individuell über die Gehaltsabrechnung oder pauschal mit 25 Prozent (§ 40 Abs. 2 Nr. 6 EStG) versteuern. Diese Pauschalierungsmöglichkeit gilt bis zum 31.12.2030 (§ 52 Abs. 37c EStG). Arbeitgeber B erwirbt eine Ladevorrichtung für Elektrofahrzeuge. Der übliche Endpreis für dieses Modell beträgt 1.299 Euro (brutto). A zahlt 975 Euro (brutto) pro Stück. Die Ladevorrichtung schenkt er Arbeitnehmer D. In diesem Fall kann Arbeitgeber B den Vorteil aus der Übereignung der Vorrichtung mit 25 Prozent pauschal versteuern. Er kann hierfür seinen gezahlten Preis zugrunde legen. Die Pauschalierung führt zur Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung (§ 1 Abs. 1 Nr. 3 SvEV).

Leistet der Arbeitgeber diese Zuschüsse zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn, kann er diese Vorteile – statt individuell – pauschal mit 25 Prozent (§ 40 Abs. 2 Nr. 6 EStG) versteuern.

Raschid Bouabba, Geschäftsführer MCGB GmbH, Unternehmensberatung, Berlin