Alles aus einer Hand für Ihren Erfolg!
Ohne die Hilfe einer praxiserprobten und ausgereiften HR-Lösung sind die vielen neuen Aufgaben innerhalb der Personalabteilung schwer zu bewältigen. Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen ist ein gut geöltes Uhrwerk. Jedes Rädchen erfüllt eine wichtige Funktion und trägt zum reibungslosen Ablauf bei. Dabei ist der Bereich Human Resources häufig das Herzstück, das alle Teile zusammenhält und für den reibungslosen Ablauf sorgt.
Viele Dinge haben sich in Bezug auf die Aufgaben der heutigen HR-Abteilung massiv verändert. Das geänderte Werteverhalten der Mitarbeiter, der Fachkräftemangel (auch im HR-Umfeld), die Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung oder die neuen Anforderungen an die Work-Life-Balance sind nur ein paar Beispiele aus einem großen Anforderungsportfolio. Aber auch neue Themen wie künstliche Intelligenz (KI) dürfen nicht außer Acht gelassen werden. Stimmen im Markt sehen in KI einen weiteren Schritt zur Entfremdung vom Mitarbeitenden. Das darf auf keinen Fall passieren. Gerade die Empathie zum Mitarbeitenden ist ein wichtiger Baustein für die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und ein wichtiger Grund für eine geringere Fluktuation.
Eine gesamtheitliche HR-Lösung setzt genau da an, denn sie soll Ihnen den nötigen Freiraum verschaffen, um sich intensiv um die Mitarbeitenden kümmern zu können.
Doch welche Möglichkeiten bietet der Markt, um die heutigen Herausforderungen praxiserprobt zu bewältigen?
Analysiert man den Markt, erkennt man sehr schnell, dass erfolgreiche Unternehmen schon vor der Krise in diesen Themenkreis eingestiegen sind und Lösungen installiert haben. Dies wiederum ist ein Vorteil für Sie, da es durch dieses Vorgehen bereits HR-Prozessanbieter im Markt gibt, die auf eine umfassende Praxiserfahrung und natürlich auf ein gesamtheitliches Lösungskonzept zurückgreifen können.
Doch wie geht man bei einer solchen Neuausrichtung vor?
Sie beginnen mit der Analyse der bei Ihnen vorhandenen HR-Software. Meist erkennen Sie schnell, dass es sich um Insellösungen handelt, angefangen von der Lohnabrechnung und Zeitwirtschaft bis hin zur Personalmanagement-Software, falls über vorhanden. Teilweise sind die Programme über Schnittstellen miteinander verbunden. Um den gesicherten Austausch zu gewährleisten, benötigen Sie sehr häufig einen nicht unerheblichen Anteil an administrativer Unterstützung.
Aufgrund der neuen, für alle Unternehmen verbindlichen gesetzlichen Arbeitszeiterfassungsvorgaben kommt ein weiterer Anforderungsbaustein hinzu. Aber nicht nur die HR-Abteilung ist vom Wandel betroffen. Das ganze Unternehmen muss sich den geänderten Marktanforderungen stellen, und daher ist es sehr empfehlenswert, dass die Unternehmensstrategie und die HR-Strategie neu ausgerichtet bzw. aufgebaut werden.
Hierzu nutzt man in der Regel als Basis eine gesamtheitliche HR-Lösung. Die wiederum besteht in den meisten Fällen aus einem Mix von ASP- und FSP-Lösungen. Im Einzelnen bedeutet dies, dass reine wertschöpfende Tätigkeiten im Unternehmen verbleiben und überwiegend administrative Arbeiten und Aufgaben ausgelagert werden.
Und hier ist die erste Klippe, die es zu umschiffen gilt. Wie finden Sie den richtigen HR-Partner? Das ist nicht immer leicht.
Erkundigen Sie sich in Fachzeitschriften, suchen Sie dort nach Anwenderberichten oder begutachten Sie die Homepage der Anbieter und sprechen Sie mit deren Kunden.
Richten Sie Ihr Augenmerk auf vorhandene Zertifikate wie „Software Hosted in Germany“ vom Bundesverband IT-Mittelstand oder auf Wirtschaftsprüfungstestate und achten Sie besonders darauf, dass der Anbieten ein „CHECK 28“-Testat des Bundesverbandes der IT-Sachverständigen und -Gutachter e. V. (BISG) vorweisen kann. Das Zertifikat „Software Hosted in Germany“ vom Bundesverband IT-Mittelstand wird z. B. jährlich erneuert und bedingt daher eine sehr hohe Aktualitätsgarantie. Weiterhin geben Ihnen solche Zertifikate die Sicherheit, dass Ihre Daten die Bundesrepublik Deutschland nicht verlassen und dass die Daten in einem fest definierten Rechenzentrum (RZ) gehostet werden (optimal ist, wenn der Anbieter auch Eigentümer des RZ ist).
Immer mehr zieht sich die Erkenntnis wie ein roter Faden durch den HR-Markt, dass gesamtheitliche Lösungen der Schlüssel zum Erfolg sind.
Wieso?
In Zeiten der Globalisierung, vermehrter Homeoffice-Arbeitsplätze und verteilter Standorte wird es z. B. immer wichtiger, auf den gleichen, aktuellen Datenbestand oder die Personalakten zugreifen zu können. Auch wenn, wie immer häufiger praktiziert, die Entgeltabrechnung ausgelagert wird, arbeitet man doch auf dem gleichen System bzw. auf der gleichen Lösungsplattform.
Wie sieht nun eine oft praktizierte Aufgabenverteilung aus?
Ihr neuer HR-Partner kümmert sich um das Hosting der Lösung, um die Datensicherung, um Releasewechsel und Updates und um eines der wichtigsten Themen, die Datensicherheit.
In vielen Fällen übernimmt er die Lohnabrechnung im Full Service Providing (FSP) oder stellt Ihnen in der Variante Application Service Providing (ASP), falls Sie selbst abrechnen möchten, die benötige Entgeltabrechnungssoftware zur Verfügung. Der Personalmanagement- und der Recruitment-Bereich verbleiben meistens in der Obhut der eigenen Personalabteilung, da hier die wertschöpfende Personalarbeit beginnt. Eine komfortable HR-Managerlösung umfasst die Bereiche Vertrags-, Formular-, Zeugniswesen, ein Self-Service-Portal für die Mitarbeitenden, eine Organigramm-, sowie eine Dashboard-Funktion. Im Self-Service-Portal kann der Mitarbeitende nicht nur seine Lohnabrechnung oder seine Zeitkontenübersicht herunterladen, sondern auch von der Adressänderung bis zur Eingabe von Krankmeldungen (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) die gesamte Kommunikation mit der Personalabteilung abwickeln. Die HR-Manager-Lösung umfasst darüber hinaus noch viele Bereiche, um Sie digital unterstützen zu können.
Hierzu zählen Themen wie Personalentwicklung, Weiterbildungsmaßnahmen, E-Learning, Personalgespräche, Ausbildungsverwaltung, Zielvereinbarungen, Entgeltrunden, 360-Grad Feedback etc. Des Weiteren müssen Module wie z. B. das Recruitmentmodul Bestandteil der Lösung sein. Aber einen wichtigen Punkt gilt es zu beachten. Es geht nicht darum, alle Module gleichzeitig einzuführen, es geht darum, im Bedarfsfall auf ein integriertes Modul zurückgreifen zu können.
Auch eine Recruitmentlösung ist in Zukunft von substanzieller Bedeutung.
Denn damit Sie draußen positiv wahrgenommen werden, ist gerade die Karriereseite des Unternehmens für die Rekrutierung neuer Fachkräfte von besonderer Bedeutung. Hier erkennt der Besucher mit geübtem Blick, ob es sich um ein digital modern ausgestattetes Unternehmen mit ansprechenden Strukturen handelt oder ob es hier erhebliches Verbesserungspotenzial gibt. Nur mithilfe einer leistungsstarken Software, integrierten praxisnahen Prozessen und automatischen Workflows schaffen es die HR-Mitarbeitenden, der immer größer werdenden Flut von Anforderungen gerecht zu werden.
Was bedeutet dies in der Praxis?
Nehmen wir an, eine Mitarbeitende verlässt das Unternehmen. Das Austrittsdatum wird gesetzt und veranlasst die Mitarbeitenden der Lohnabrechnung, die notwendigen Eingaben für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu tätigen.
Im Managementbereich greift der Offboarding-Prozess mit der Abwicklung aller Teilaufgaben, von der Erstellung eines Zeugnisses bis zur Rückgabe der firmeneigenen Komponenten wie Handy, Notebook, Chip etc.
Für die Neubesetzung finden wir im Organigramm alle vorhandenen Informationen von der Stellenbeschreibung, Stellenanforderung bis hin zu den benötigten Skills usw. Wir wissen unter anderem, wer der Vorgesetzte ist, damit wir ihm später automatisiert die neuen Bewerbungen zustellen können.
Die Personalabteilung greift auf ein vorhandenes Portfolio von Stellenanzeigen zurück oder kreiert eine neue Stelle mithilfe des Systems. Die Stellenanzeige kann dann per Knopfdruck, natürlich grafisch aufbereitet, auf der eigenen Website oder auch auf über 500 sozialen Plattformen gepostet werden. Natürlich Suchmaschinen-optimiert und somit auch für die Roboter dieser Welt auffindbar. Immer mehr werden einfachere Bewerbungsprozesse verlangt. Daher ist die Bewerbungsvariante über Whats-App heute Bestandteil einer guten Recruitmentlösung.
Um den Rekrutierungsprozess als Personaler besser verfolgen zu können, stellen wir Ihnen den Prozessverlauf zusätzlich grafisch dar. Sie sehen im Dashboard auf einen Blick, wie viele Bewerbungen eingetroffen sind, wie viele Weiterleitungen an die Fachabteilung bereits erfolgt sind und ob es schon ein Feedback gab. Sie definieren die erforderlichen Absagen, die dann zum eingestellten Zeitpunkt automatisch versendet werden. Natürlich läuft auch der abteilungsübergreifende Prozess komplett über das System. Von der Information an den Vorgesetzten, dass eine Bewerbung zur Bearbeitung ansteht, über Erinnerungsfunktionen bis hin zur Feedback-und Beurteilungsfunktion wird die Prozessunterstützung in einem ausgereiften System gewährleistet. Der gesamte Bewerbungsprozess wird zu 100 Prozent digital unterstützt. Er beginnt mit dem Kalendereintrag für die Einladung und wird fortgeführt über das Einladungsschreiben bis hin zum eigentlichen Gespräch, das mit Gesprächsleitfäden auf Wunsch ebenso unterstützt wird, wie weitere Terminierungen oder Vereinbarungen. Nach dem hoffentlich erfolgreichen Bewerbungsprozess ist der nächste logische Schritt die Erstellung eines Arbeitsvertrags mit allen zugehörigen Dokumenten. Hierzu werden die Bewerberdaten auf Knopfdruck an den HR-Manager übergeben. Im HR-Manager erfolgt die Erstellung eines Arbeitsvertrags weitestgehend automatisch, da dieser vollumfänglich auf die vorhandenen Bewerberdaten zugreifen kann.
Die für die Lohnabrechnung fehlenden Daten werden per Personalfragebogen, klassisch via Papier, oder digital beim Bewerbenden angefordert. Der hinterlegte Onboarding-Prozess sorgt dafür, dass alle beteiligten Institutionen im Unternehmen von der IT bis zum Magazinverwalter, z. B. für die Ausgabe von Arbeitskleidung, alle benötigten Informationen zeitnah erhalten. Die Personalabteilung sieht im Dashboard im Bereich der Wiedervorlagen, ob alle Prozesse termingerecht laufen oder ob sie nachhaken muss. Für jeden Stellentyp können individuelle Onboarding-Prozesse mit unterschiedlichen Prozesstiefen hinterlegt werden. Diese reichen von der Begrüßung des neuen Mitarbeitenden über die Datenschutzunterweisung bis hin zu den einzelnen Milestones, die es bis zum Probezeitende abzuarbeiten gilt. Dass es für die einzelnen Gesprächskategorien Vorlagen gibt, ist Aufgabe des integrierten Formularwesens. Zudem gibt es einen Zeugnisgenerator für die diversen Zeugnisvarianten, auf Wunsch natürlich mit rechtlich geprüften Zeugnisbausteinen. Damit z. B. ein qualifiziertes Zeugnis oder eine allgemeine Mitarbeiterbeurteilung erstellt werden kann, ist es erforderlich, sehr schnell einen Abgleich zwischen den stellenspezifischen Anforderungen und der erbrachten Leistung des Mitarbeitenden herzustelen. Nicht nur hier benutzt man in der Regel ein Skillmodul, sondern auch z. B. für die Einschätzung und Beurteilung des Mitarbeitenden innerhalb eines Mitarbeitergesprächs oder für die Personalentwicklung. Mithilfe einer Potenzialanalyse lassen sich Ist-Situation und die gewünschten Anforderungen sehr genau grafisch darstellen. Daraus resultierende Weiterbildungsmaßnahmen werden im nächsten Schritt innerhalb der Personalentwicklung und des Veranstaltungsmanagements und/oder eines E-Learning-Tools abgewickelt. Eine erfolgreiche Teilnahme führt dann via Workflowprozess dazu, dass nicht nur ein Zertifikat oder eine Teilnahmebestätigung erstellt wird, sondern auch die davon betroffenen Fähigkeiten angepasst werden. Als Beispiel nehmen wir einen Erste-Hilfe-Lehrgang. Nach erfolgreichem Abschluss wird das Zertifikat hochgeladen und das Verfallsdatum der Fähigkeit im System angepasst.
Eine weitere, permanent steigende Anforderung ist die Forderung, auf Knopfdruck beliebige Auswertungen und Analysen vornehmen zu können. Hierzu bedienen sich moderne Lösungen eines integrierten Data Warehouses mit Dashboard-Funktion, das je nach Rolle und Berechtigung des jeweiligen Benutzers ein großes Portfolio an Standard- oder individuellen Auswertungen zur Verfügung stellt, unabhängig davon, ob hier eine Altersstrukturauswertung, eine Jubiläumsliste oder eine Fluktuationsstatistik nach der Schlüter-Formel gewünscht wird.
Fazit
Nicht nur der HR-Markt unterliegt einem gewaltigen Umbruch. Unternehmen erkennen oft sehr schmerzlich, dass ohne die Ressource Personal die Marktposition weder behauptet und erst recht nicht ausgebaut werden kann.
Eine praxiserprobte gesamtheitliche HR-Lösung ist daher ein wichtiger Leistungsträger, um Ihre Unternehmensziele zu erreichen.
Lothar Steyns, Geschäftsführender Gesellschafter der SUMMIT IT CONSULT GmbH E-Mail: l.steyns@summit-it-consult.de