Zwischenbilanz zum neuen Antrags- und Bescheinigungsverfahren A1
Nach wie vor ist das neue A1-Verfahren ein Thema in der Abrechnungspraxis. Durch den verpflichtenden Einsatz und die verstärkten Prüfungen im EU-Ausland haben sich viele Unternehmen verstärkt oder erstmalig mit der Notwendigkeit einer A1-Bescheinigung auseinandergesetzt.
Ein halbes Jahr nach dem Start ist es Zeit für ein erstes Resümee: Welche Herausforderungen bestanden bei der Umsetzung, wie ist der aktuelle Stand und wohin geht die Reise mit dem neuen Verfahren?
Ausgangslage — Sinn und Zweck der A1-Bescheinigung
Eine vorübergehende Auslandsbeschäftigung soll möglichst keine Auswirkungen haben auf den bestehenden Sozialversicherungsschutz des Mitarbeiters. Zudem ist es wünschenswert, dass Beiträge während dieser Zeit weiterhin nur zur deutschen Sozialversicherung gezahlt werden. Innerhalb der EU sowie bei Entsendungen nach Island, Norwegen, Liechtenstein und in die Schweiz wird dies durch überstaatliches Recht sichergestellt. Die Regelungen der Verordnung (EG) Nr. 883/2004 zur Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit sorgen für einen geräuscharmen Einsatz im EU-Ausland ohne Veränderungen in der Entgeltabrechnung.
Das deutsche SV-Recht gilt jedoch während der Auslandsbeschäftigung nicht automatisch weiter. Voraussetzung ist eine Feststellung des anzuwendenden Rechts durch die Krankenkasse oder bei privat krankenversicherten Arbeitnehmern durch die Deutsche Rentenversicherung. Bei zusätzlich berufsständisch versorgten Arbeitnehmern stellt die Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen fest, welches Recht gilt. Diese Feststellung muss der Arbeitgeber beantragen. Besteht weiterhin Sozialversicherungsschutz nach deutschem Recht, erhält der Arbeitgeber eine A1-Bescheinigung. Sie ist der Nachweis, dass trotz der Beschäftigung im EU-Ausland Sozialversicherungsbeiträge (nur) in Deutschland zu zahlen sind. Seit dem 1. Januar 2019 sind die Anträge mit dem Abrechnungsprogramm zu übermitteln. Die elektronische Reaktion auf den Antrag ist entweder eine A1-Bescheinigung oder eine Ablehnung. Damit ist das papiergebundene Verfahren vollständig in ein elektronisches Dialogverfahren überführt worden. Soweit zur Theorie.
Anpassung betriebsinterner Prozesse, Strukturen und Verantwortlichkeiten
Durch die Einbindung in das Abrechnungsprogramm mussten in vielen Unternehmen mit erheblicher manpower Prozesse angepasst werden, da die Entgeltabrechnung bislang nicht eingebunden war. Soweit überhaupt Anträge bei Auslandseinsätzen gestellt wurden, erfolgte dies zumeist aus dem Travel Management oder anderen Bereichen. Die Entgeltabrechnung hingegen hatte bislang keine Informationen, die nun erforderlich sind, um mit dem Abrechnungsprogramm eine A1-Bescheinigung zu beantragen. Im Ergebnis ist sicherzustellen, dass alle relevanten Antragsdaten das Abrechnungsprogramm zeitnah und fehlerfrei erreichen, idealerweise in elektronischer Form.
Technische Lösungen für die Interaktion mit dem Entgeltabrechnungsprogramm
Vielerorts ist eine elektronische Schnittstelle mit dem Abrechnungsprogramm geschaffen worden. Über diese Schnittstelle können Antragsdaten und die A1-Bescheinigung (oder die Ablehnung) zwischen der zuständigen Arbeitseinheit und der Entgeltabrechnung transferiert werden. Die Premiumvariante bietet die Einbindung des reisenden Personals in den Workflow.
Ein anderer Lösungsansatz ist, dem Bereich für Auslandsreisen einen Zugang zum Abrechnungsprogramm zu gewähren, der sich auf das A1-Verfahren beschränkt. Ohnehin müssen viele Antragsdaten manuell zugeführt werden und können nicht systemseitig aus der Entgeltabrechnung generiert werden. Für diesen Lösungsansatz ist ein auf die individuellen Gegebenheiten zugeschnittenes Rollenkonzept erforderlich.
Neben der internen Kommunikation ist auch die externe Kommunikation mit der Sozialversicherung zu überprüfen. Die A1-Bescheinigungen werden auf den Kommunikationsservern zum Abruf bereitgestellt, abhängig vom Versicherungsstatus auf dem GKV- oder auf dem RV-Kommunikationsserver. Um insbesondere bei kurzfristig anberaumten Auslandstätigkeiten zeitnah die A1-Bescheinigung zu erhalten, sind die bisherigen, mitunter wöchentlichen Abrufzyklen anzupassen. Alle Herausforderungen gelten auch für Steuerberater, Abrechnungsstellen und (dienstleistenden) Rechenzentren, deren Kommunikationswege so ausgerichtet sein müssen, dass kein Zeit- und Informationsverlust entsteht.
Reizthema „Dienstreise ins EU-Ausland“
Neben der Notwendigkeit, bestehende Prozesse anzupassen, reifte die Erkenntnis, dass auch Dienst- und Geschäftsreisen ins EU-Ausland eine Entsendung darstellen. Muss demnach auch für das Meeting in Wien eine A1-Bescheinigung vorab eingeholt werden? Die Antwort lautet ja und nein. Nach der EuGH-Rechtsprechung (AZ. der EuGH-Rechtsprechung lauten C-527/16 und C-178/97) ist das Nachholen einer A1-Bescheinigung zulässig. Allerdings haben einige EU-Länder wie zum Beispiel Österreich und Frankreich ihre nationalen Vorschriften verschärft, wonach eine vorherige Beantragung der A1 zwingend erforderlich ist. Dieser Interessenkonflikt zwischen nationalen Belangen (Bekämpfung Schwarzarbeit) und überstaatlichen Bemühungen (Freizügigkeit im Dienstleistungsverkehr) trägt sicherlich auch zur bestehenden Unsicherheit bei.
Novellierung des EU-Rechts
Im Frühjahr gab es verstärkt Pressemeldungen, wonach bei Dienstreisen keine A1-Bescheinigungen mehr erforderlich seien. Hintergrund waren politische Überlegungen, im Zuge einer geplanten Revision des EU-Rechts die Rahmenbedingungen bei Dienstreisen zu lockern. Allerdings hat sich das EU-Parlament am 18. April 2019 gegen die sofortige Umsetzung der Revision ausgesprochen. Gründlichkeit vor Schnelligkeit war die Devise. Entgegen einigen Berichten gibt es demnach aktuell keine Veränderungen hinsichtlich der grundsätzlichen Notwendigkeit einer A1-Bescheinigung bei Dienstreisen.
Die Startphase des elektronischen Verfahrens aus Sicht der Sozialversicherung
Seit Beginn des Jahres hat sich die Anzahl der eingehenden Anträge mitunter verzehnfacht. Bei großen Krankenkassen gehen täglich über 1.000 elektronische Anträge ein. Um trotz dieser Massenflut den Arbeitgebern zeitnah eine A1-Bescheinigung zukommen zu lassen, setzen die antragsannehmenden Stellen auf vollelektronische Bewilligungen. Die Amnestieregelung, wonach in begründeten Einzelfällen bis zum 30. Juni 2019 weiterhin Papieranträge zulässig waren, ist rege in Anspruch genommen worden, so dass im ersten Halbjahr weiterhin eine bemerkenswert hohe Anzahl an Papieranträgen einging.
Resümee und Ausblick
Die Umsetzung des elektronischen A1-Verfahrens hat weitaus höhere Wellen geschlagen als ursprünglich angenommen. In den Unternehmen mussten Kommunikationswege und technische Strukturen überprüft und angepasst werden. Auf Seiten der Sozialversicherung waren technische Maßnahmen erforderlich, um das gewaltige Antragsvolumen zu bewältigen.
Perspektivisch sollen mit dem 7. SGB IV-Änderungsgesetz weitere Geschäftsprozesse aufgenommen werden. In Abgrenzung zur Entsendung besteht auch bei einer gewöhnlichen Beschäftigung in mehreren Mitgliedstaaten die Notwendigkeit, eine A1-Bescheinigung zu beantragen. Für diesen Lebenssachverhalt soll künftig auch das elektronische Verfahren Anwendung finden. Zudem soll es eine gesetzliche Klarstellung geben bei der Entsendung von Beamten und Beschäftigten des öffentlichen Dienstes.
Werden Sie Mitglied der Arbeitsgemeinschaft Melderecht
Die Seminarreihe Arbeitsgemeinschaft Melderecht hat sich seit 2017 zur Wissensdrehscheibe etabliert. Referenten der Spitzenverbände und Praktiker bewerten Gesetzesvorhaben sowie Änderungen in bestehenden Fachverfahren der Sozialversicherung. Praxisprobleme werden gemeinsam gelöst. Zudem erhalten Mitglieder Zugang zur XING-Gruppe „Arbeitsgemeinschaft Melderecht“, um mit Teilnehmern und Referenten auch zwischen den Veranstaltungen im Austausch zu bleiben.
