Keine Geburtstagsfeier wegen Datenschutz?

Wie in einem Brennglas lassen Geburtstage den Widerspruch zwischen sozialem Miteinander in einem Unternehmen und dem Datenschutz hervortreten. Der Datenschutz verbiete nicht nur die netten Bilder davon, wie die Kollegin betrunken auf der Weihnachtsfeier tanzte, sondern auch Geburtstagsfeiern. So oder so ähnlich reagieren Geschäftsführer und Mitarbeiter, wenn ein Datenschutzbeauftragter die Geburtstagsliste entdeckt. Wollte der Gesetzgeber Feiern und Freude verbieten?

Mit Zwang feiern und gratulieren

Treten wir einen Schritt zurück und verlassen das juristische Feld für einen Moment. Geburtstage sind besondere Tage, die Menschen ganz individuell begehen wollen. Die einen freuen sich, dass sie einen Tag lang im Mittelpunkt der Aufmerksamkeit von Gratulanten stehen, andere nutzen die Gelegenheit, ihre Backkünste einem größerem Publikum vorzuführen, und wieder andere wollen nicht daran erinnert werden, dass sie dem Tod wieder ein Jahr näher gerückt sind.

Typischerweise werden die Geburtstage aus der Bewerbung oder dem Personalfragebogen entnommen und in Abteilungsund unternehmensweite Geburtstagslisten zentral eingepflegt. Diese Geburtstagslisten werden ausgehängt oder so elektronisch abgelegt, dass alle Mitarbeiter darauf Zugriff haben. Für die weitere Argumentation nenne ich diese Liste „Zwangsliste“. Personen der ersten Gruppe freuen sich. Alle Kollegen werden durch die Geburtstagsliste daran erinnert, gratulieren zu kommen. Aus ihrer Sicht ein Segen. Die dritte Gruppe nimmt an diesem Tag Urlaub oder hat Kopfschmerzen. Einen Tag lang an das Älterwerden erinnert zu werden und auch noch gute Miene zum bösen Spiel machen zu müssen, ist für diese Kollegen keine Freude.

Zwangslisten sollen alle Mitarbeiter gleich behandeln und so zufrieden machen. Das Gegenteil erreichen sie: Es fehlt ihnen an Respekt.

Mit Respekt feiern und gratulieren

Stellen Sie sich vor, es hängt eine Geburtstagsliste aus, die leer ist. Jeder Kollege, der will, trägt einen Tag ein, an dem er sich über Gratulation und Geschenke freut. Der Tag kann der Geburtstag sein, muss es aber nicht. Wer keine Gratulation will, trägt sich nicht ein. Wichtig ist, dass sich jeder, der will, selbst einträgt. Eintragen für einen Kollegen oder durch den Vorgesetzten würde der Idee „Freiwilligkeit“ zuwiderlaufen. Nennen wir diese Liste „Respektliste“. Für den Eintrag reichen Tag und Monat. Genau, das Alter lässt sich nicht bestimmen. Nicht jeder Kollege will, dass sein Alter bekannt wird („Nur noch zwei Jahre bis zur Rente, den müssen wir nicht mehr ernst nehmen“). Ehe der Reflex einsetzt, „Gratulation geht nur am Geburtstag und nicht zu gratulieren, ist unhöflich“, tief durchatmen und innehalten. Kennen Sie jemanden, der im Winter Geburtstag hat und diesen lieber im Sommer feiert? Haben Sie schon einmal Ihren Geburtstag später an einem Wochenende gefeiert? Nachfeiern ist eine geübte und sinnvolle Praxis. Die Respektliste macht nichts anderes. Sie erlaubt Menschen, „nachzufeiern“.

Was sagt das Datenschutzrecht?

Im Kern geht es im Datenschutzrecht um gegenseitigen Respekt. Deshalb verwundert es nicht, dass die Zwangsliste regelmäßig unzulässig ist, denn sie ist weder für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, noch liegt eine Einwilligung der Mitarbeiter vor. Eine Respektliste lässt sich entweder auf eine Interessensabwägung (Art. 6 Abs.1 lit f) DS-GVO) stützen oder auf eine Einwilligung (Art. 6 Abs.1 lit a) DS-GVO). Eine Einwilligung muss schriftlich oder in Textform erteilt werden und insbesondere folgende Inhalte aufweisen: Name des Unternehmens, Zwecke, verarbeitete Datenarten und den Hinweis, dass die Einwilligung jeder zeit ohne Angabe von Gründen widerrufen werden kann. Da Einwilligungen immer explizit erteilt werden müssen, würde ein freiwilliger Eintrag auf der Respektliste eher nicht als Einwilligung zu werten sein. Es wäre zusätzlich die Einwilligungserklärung zu unterzeichnen. Deshalb bietet es sich an, als Rechtsgrundlage eine Interessenabwägung zu verwenden, da dann über den persönlichen Eintrag in der Liste keine weitere Aktivität des Mitarbeiters erforderlich ist. Die Interessenabwägung selbst, d. h. die Begründung, warum die berechtigten Interessen des Unternehmens denen der Mitarbeiter überwiegen, ist einmal für alle Mitarbeiter zu dokumentieren. Da sich die Mitarbeiter freiwillig eintragen können, sind keine gegen die Verarbeitung gerichteten Interessen erkennbar. Das Interesse, zu gratulieren und ggf. etwas zu schenken, ist berechtigt. Auch die anzubietende Widerrufsmöglichkeit lässt sich einfach umsetzen, der Mitarbeiter trägt sich aus der Liste aus. Scheiden Mitarbeiter aus, sind diese bspw. von der Personalabteilung aus der Liste zu entfernen. Das Datenschutzrecht will nicht Geburtstagsfeiern verhindern. Im Gegenteil, es weist den Weg zu einem respektvollen Miteinander. Feiern Sie gut!