Digitalisierung in der bAV – Neuland oder Minenfeld?!

Eine der größten Veränderungen unserer Gesellschaft ist die Digitalisierung. Sie dringt mittlerweile in alle Lebensbereiche vor und macht natürlich auch vor der Altersvorsorge nicht Halt. Die gesetzliche Rentenversicherung arbeitet fleißig an einer digitalen und säulenübergreifenden Renteninformation. Die betriebliche Altersversorgung hat ganz andere Herausforderungen. Von Beratung (vor und nach Abschluss) über Störfälle (wie Arbeitgeberwechsel, entgeltlose Zeiten) bis hin zur Auszahlung (z. B. Meldungen als Zahlstelle) — alle Vorgänge stehen auf dem Optimierungsprüfstand. Wir haben im Folgenden zwei führende Anbieter der Szene zu Chancen und Risiken interviewt.

Das neue Pension Solutions-Werkzeug kann den gesamten Beratungsprozess für die Beschäftigten volldigital bis zum Abschluss abbilden. Zugleich setzt der Wayly auf die Optionen einer hybriden Beratung. Wer mitten im Prozess doch lieber einen menschlichen Berater hinzuziehen möchte, kann sich per Video, Mail, Telefon oder auch persönlich in einem Vor-Ort-Beratungstermin im Unternehmen weiter informieren. In der Praxis informieren sich die Interessenten fast ausschließlich im Netz, mehr als 90 Prozent wollen aber zum Abschluss den Entscheidungshelfer Mensch in irgendeiner Weise hinzuziehen.

2. Wie sieht Ihr Beratungsprozess beim Mitarbeiter und Arbeitgeber aus?

Neben einem generellen Informationsprozess im betrieblichen Rahmen kann sich ein Arbeitnehmer auch von zu Hause aus mit der digitalen Beratung auseinandersetzen. Das entspricht dem eingeübten Informationsverhalten im Internet. Das Besondere hierbei sind die Möglichkeiten, bei individuellen Fragen persönliche Unterstützung mittels Beratung per E-Mail, Video oder Telefon anzufordern. Diese Form der Beratung, die auch den Wunsch nach einem Abschluss in der analogen Welt mit einem persönlichen Gegenüber berücksichtigt, ist aus unserer Sicht aktuell einmalig am Markt.

3. Welche Arbeit haben dabei die Personaler/Entgeltabrechner zu leisten?

Mit einer Umstellung auf eine digitale Akte für Produkte der betrieblichen Vorsorge, die sogenannte E-Vorsorgeakte, lassen sich Änderungen und Auskünfte schnell per Mausklick vornehmen. Die Ersparnis mit der E-Vorsorgeakte liegt erfahrungsgemäß gegenüber dem früheren Aufwand bei bis zu 50 Prozent. Wir können den Arbeitgebern bis auf die Eingabe der Gehaltsveränderungen nahezu alle weiteren Prozesse abnehmen, gerade in der Korrespondenz mit dem Versorgungswerk und ihren Mitarbeitern.

4. Dauernd ändern sich gesetzgeberische Vorschriften für Betriebsrenten. Welche Rechtssicherheit geben Sie Ihren Kunden?

Dadurch, dass wir als Finanzintermediär vom Arbeitgeber beauftragt werden und wir uns einzig und ausschließlich mit den Themen der betrieblichen Vorsorge beschäftigen, können wir ein Höchstmaß an rechtlicher Sicherheit bieten. Die gesamte Dokumentation und die Aufklärung der Arbeitnehmer werden per se auf uns übertragen. Ebenso sind wir via Berufsstand dazu verpflichtet, alle Gesetze zu beachten, sowohl in der digitalen als auch in der analogen Beratungswelt. Für uns ist der enge Kundenkontakt aus diesem Grund entscheidend, um kurze Informationswege zu gewährleisten.

5. Wie schätzen Sie die Entwicklung am bAV-Markt hinsichtlich der Produkte, Anforderungen und Notwendigkeiten für die nächsten Jahre ein?

Die gerade viel zitierte Generali-bAV-Studie: „Mittelstand beginnt, die Chancen des BRSG umzusetzen“, zeigt vor allem eines — der Markt ist gespalten. Zwar hat sich der Anteil der Unternehmen, die im Rahmen des BRSG ihr bAV-Spektrum ausbauen wollen auf nahezu 50 Prozent verdoppelt. Gleichwohl handelt es sich um Absichtserklärungen und nicht um Erfolgsmeldungen. Aus unserer Sicht müssen wir an allen Ecken individueller werden. Mittelständler erwarten eine maßgeschneiderte Lösung, die von den Arbeitnehmern akzeptiert wird. Gleichzeitig soll die Lösung eine digitale Entlastung für operative und kommunikative Anliegen sein und damit die Komplexität reduzieren. Persönlich bin ich davon überzeugt, dass die Regierung ihre Hausaufgaben gemacht hat. Nun liegt es an den Unternehmen und den Beratern, für den Ausbau und die Akzeptanz in der betrieblichen Vorsorge zu sorgen. Wir stehen mit allen Prozess- und Methodenkompetenzen bereit.

1. Welchen Vorteil bieten Sie Ihren Kunden mit Ihrem neuen Tool zur digitalen Beratung/Abwicklung der bAV?

Als wir 2014 begannen den Arbeitnehmerberatungsprozess der bAV zu digitalisieren, also die vollends digitale Beratung mit Berechnung der persönlichen Steuer- und Sozialversicherungsersparnis, der Angebotsberechnung über angebundene Webservices, bis hin zum Abschluss und den nachgelagerten Prozessen wie Dokumentation, Entgeltumwandlungsvereinbarung. Zudem war uns von Beginn an wichtig, einen verständlichen Beratungsprozess ohne Verkaufsdruck zu schaffen. Mit unserer interaktiven Videotechnologie ist es uns gelungen, die Vorteile der Onlinewelt mit den Vorzügen der persönlichen Beratung zusammenzubringen. In einer digitalen Welt emotionalisieren wir die Beratung durch den Einsatz eines Presenters/Moderators. Die Arbeitnehmer schließen also bei einem Menschen ab.

2. Wie sieht Ihr Beratungsprozess beim Mitarbeiter und Arbeitgeber aus?

Wir hatten von Beginn an die Vision, dass wir durch die Digitalisierung des bAV-Beratungsprozesses eine schnellere und umfänglichere Durchdringung schaffen wollen, mit Vorteilen für alle Beteiligten. Besonders bei derart komplexen Themen wie der bAV schaffen wir mit Einsatz eines Presenters das notwendige Vertrauen in die Beratung. Wir sind stolz darauf, dass uns heute sowohl Versicherer als auch Experten bescheinigen, eine „ehrliche, redliche und professionelle“ Beratung im Interesse der Arbeitnehmer geschaffen zu haben. Die Teilnahmequoten und Wandlungsraten sprechen für sich. Bis Ende des Jahres investieren wir einen 7-stelligen Betrag in die Weiterentwicklung von Themen wie Video- und Chatberatung, zielgruppenspezifische Ansprache und künstliche Intelligenz. Arbeitgeber vertrauen uns, weil wir nicht nur für deren Enthaftung sorgen, sondern insbesondere für eine bAV-Durchführung mit minimalem Personalaufwand und ohne Störung der Betriebsabläufe sorgen, denn schließlich ist unser Online-System rund um die Uhr verfügbar und wird von den Arbeitnehmern i. d. R. von zuhause ausgenutzt.

3. Welche Arbeit haben dabei die Personaler/Entgeltabrechner zu leisten?

Wir haben unser Beratungstool von vornherein darauf ausgelegt, geringste Aufwände auf Arbeitgeberseite auszulösen. Wir prüfen zurzeit den Einsatz eines geeigneten umfassenden bAV-Verwaltungstools, um auch diesbezüglich der Forderung der Arbeitgeber nachzukommen, unliebsame Aufwände auf ein Minimum zu reduzieren.

4. Dauernd ändern sich gesetzgeberische Vorschriften für Betriebsrenten. Welche Rechtssicherheit geben Sie Ihren Kunden?

Wir setzen diesbezüglich keine anderen Maßstäbe als bei der Offline-Beratung an. Rechtssicherheit für alle Beteiligten ist für uns eine zentrale Maxime. Sei es die allgemeine Informationspflicht gegenüber Arbeitnehmern, die Enthaftung der Arbeitgeber im Zuge der Einführung des Betriebsrentenstärkungsgesetzes oder die verpflichtende Beratungsdokumentation für die Vermittler. Wir passen uns regelmäßig steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Änderungen an und haben unseren gesamten Prozess durch externe Datenschutzexperten auf DSGVOund Juristen auf VVG-Konformität positiv prüfen lassen können.

5. Wie schätzen Sie die Entwicklung am bAV-Markt hinsichtlich der Produkte, Anforderungen und Notwendigkeiten für die nächsten Jahre ein.

Der große Bedarf an Eigenvorsorge und die Neuverteilung des bAV-Marktes wird auf der einen Seite am Markt kosteneffiziente Produkte mit besseren transparenten Leistungsversprechen hervorbringen. Auf der vertrieblichen Seite werden viele einfache Vorgänge durch Digitalisierung ersetzt. Was aber immer mehr verlangt wird, sind gut geschulte Vermittler — die bAV nicht nur nebenbei, sondern mit Herzblut machen und eben auch komplexe Beratungen (z. B. Führungskräfte fuer Unterstützungskassen) meistern.

Fazit

Digitalisierung ist kein Schreckgespenst und kann die Akzeptanz der Betrieblichen Altersversorgung erhöhen. Trotzdem bleibt die Anforderung an kompetente Beratung in jedem Medium, leistungsstarke Produkte und unkomplizierte Handhabung, denn nur wer sein Ziel kennt, findet den richtigen Weg.