HR-Komplettlösungen in Verbindung mit Outsourcing : die Alternative für den Mittelstand
Der deutsche Mittelstand ist Motor und Zukunft der deutschen Wirtschaft, so ist die einhellige Meinung von Wirtschaftsexperten und natürlich auch von den Unternehmern selbst. Aber gerade eine wesentliche Säule des Erfolgs, die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen nämlich, die entscheidend zum Erfolg beitragen, sind immer schwerer zu finden bzw. im Unternehmen zu halten.
Bedingt durch den sich weiter verschärfenden Fachkräftemangel bestimmen schon lange nicht mehr die Arbeitgeber mit ihrer Nachfrage das Geschehen im Arbeitsmarkt. Heute geben die Bewerber den Takt vor, und allein schon ein altmodisches Bewerberportal oder das ausbleibende prompte Feedback auf Anfragen kann ein Unternehmen in den Augen eines potenziellen Bewerbers als attraktiven Arbeitgeber disqualifizieren. Erst recht, wenn es sich um einen relativ unbekannten Mittelständler und nicht um einen prominenten „Global Player“ oder eine große Behörde handelt. Erschwerend kommt ein weiterer Wandel des Jobmarktes hinzu. „Der Arbeitsplatz auf Lebenszeit“ gehört der Vergangenheit an.
Deshalb ist es umso wichtiger, die vorhandenen Talente an das Unternehmen zu binden. Das kann nicht nur durch attraktive Karriere-Optionen geschehen, sondern auch durch flexible Arbeitszeitmodelle für eine ausgewogene Work-Life-Balance oder durch Weiterbildungs- bzw. Schulungsmaßnahmen.
Weil im Mittelstand oft die Ressourcen knapp sind, kommt es mehr denn je auf gute Software-Unterstützung im HR-Bereich an. Zumal sich in den letzten Jahren durch die zunehmende Digitalisierung der Geschäfts- und Arbeitswelt auch die Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Rollen aller HR-Verantwortlichen dramatisch verändert haben. Bei der Bewältigung dieser Herausforderungen kann eine gesamtheitliche HR-Lösung dem Mittelstand entscheidend helfen.
Wir bieten unseren Kunden eine gesamtheitliche Lösung sowohl im Outsourcing — zurzeit bei uns in über 90 Prozent der Fälle gewünscht — als auch als Inhouse-Lösung mit „Schnellstartgarantie“ an. Als HR-Spezialanbieter wissen wir um den Zeitdruck und den erhöhten Servicebedarf der Personaler, z. B. in Abrechnungszeiten. Auf diese typischen Anforderungen haben wir unseren Hotline- und Wartungsservice von Beginn an ausgerichtet.
Moderne, webbasierte und flexibel anpassbare HR-Lösungen, die ohne großen Dienstleistungsaufwand eingerichtet, parametriert und später sogar kundenseitig selbst auf die geänderten Marktbedingungen angepasst werden können, helfen den Unternehmen schnell, kostengünstig und effizient zu arbeiten.
Viele der Unternehmen haben erkannt, dass die Entgeltabrechnung nicht mehr zu den klassischen Kernaufgaben einer Personalabteilung gehört. Hier erfolgt sehr häufig die direkte Auslagerung an den Spezialanbieter, der auch die anderen Softwarelösungen liefert. Gerade für die Entgeltabrechnung ist kostenintensives Spezialwissen, ausgehend vom SV-Recht bis hin zum Lohnsteuerrecht, erforderlich, eine Aufgabe, die ein HR-Spezialanbieter meist kostengünstiger und schneller abwickeln kann.
Die anderen Bereiche wie Recruitment, Personalzeitwirtschaft oder die verschiedensten HR-Manager-Aufgaben gehören zur Kernkompetenz der modernen Personalarbeit und sollten, natürlich softwaretechnisch unterstützt, im Unternehmen bleiben. Leider bleibt kein HR-Bereich von der Digitalisierung verschont.
Beginnen wir im Recruitment. Die gute alte Bewerbung hat längst ausgedient. Ebenso die Aufforderung auf der Homepage: „Schicken Sie Ihre Bewerbungsunterlagen an Herrn/Frau xy, Personalleiter der Firma xy“. Für viele junge, innovative Bewerber*innen wäre dies schon ein erster Anlass, sich hier gar nicht erst zu bewerben.
Ein moderner ansprechender Prozess, z. B. auf der Homepage, vermittelt von Anfang an den positiven Eindruck, dass es sich um ein modernes und innovatives Unternehmen handelt. Ausgereifte Download-Funktionen sind ebenso wichtig, wie z. B. eine sofortige Eingangsbestätigung. Laut einer Forsa-Umfrage aus dem Frühjahr 2018 im Auftrag einer Jobbörse „nervt“ über 65 Prozent der Bewerber fehlendes Feedback, z. B. nach einem Bewerbungsgespräch. Diese Wünsche und Anforderungen sollten dank durchgängiger Prozesse von einer zeitgemäßen HR-Lösung bereits im Standard erfüllt werden.
Doch bevor wir eine Stelle ausschreiben können, sind einige Aufgaben bzw. Prozesse im Unternehmen abzuwickeln. Die Führungskraft kennt ihren Bereich und den benötigten Personalbedarf. Sie plant diesen frühzeitig mit dem HR-Verantwortlichen und trägt den Bedarf in das Organigramm ein. Beispielsweise liegen dann bereits vor einer Neubesetzung die benötigten Skills für die Stelle vor.
Aus der vakanten Stelle wird eine Stellenanforderung mit voraussichtlicher Kostenschätzung generiert. Diese wird dem Fachentscheider bzw. Vorgesetzten (natürlich via elektronischen Prozess) zur Genehmigung vorgelegt.
Nach Freigabe wird diese Stelle nach Art, Umfang und „Aussehen“ konzipiert. Dies geschieht bei unserer HR-Lösung durch den Personaler selbst, da bereits im Vorfeld „CI“ und „Optik“ der Stellenanzeige mit der Marketingabteilung abgestimmt worden sind. Der „Link“ (und nicht das Dokument mit der 1:1-Darstellung der Stellenausschreibung) geht dann nochmals (falls gewünscht) an den Vorgesetzten zur Freigabe.
Danach wird die Stellenausschreibung mit wenigen Mausklicks publiziert, sei es auf der eigenen Homepage, vorab im Intranet oder bei diversen Plattformen wie LinkedIn, Xing & Co. Nach dem Eingang ihrer Bewerbungen erhalten die Bewerberinnen und Bewerber natürlich sofort elektronisch eine Empfangsbestätigung. Die vom Bewerber mitgeteilten Daten können direkt ausgewertet werden. Im nächsten Schritt werden sie vom Personaler, zwecks weiterer Prüfung, an den zuständigen Vorgesetzten weitergeleitet. Der Personaler hat auf seinem „Dashboard“ einen aktuellen Überblick über die Anzahl an Bewerbungen, über deren Status und über noch ausstehende Antworten. Individuell parametrierbare Prozesse in der Software regeln von der Einladung bzw. Absage über die Einladung zum persönlichen Gespräch und Terminfindung bis hin zur Vertragsgestaltung alle erforderlichen Arbeiten.
Im Falle der Einstellung erfolgt die automatische Übergabe an den HR-Manager, der z. B. den Onboarding-Prozess abwickelt. Ebenso erfolgt die Übergabe der Mitarbeiter-Stammdaten an HR-Entgelt für die Abrechnungsvorbereitung sowie an HR-Zeit zur Eingliederung des neuen Mitarbeiters in den Arbeitsplan. Alle Bewerber- und Mitarbeiterunterlagen werden dann auf Wunsch automatisch in der digitalen Personalakte abgelegt. Der Vorgesetzte bucht, falls nicht schon beim Onboarding-Prozess geschehen, für den neuen Mitarbeiter, seiner Stelle entsprechend, die erforderlichen Einführungs- bzw. Sicherheitsseminare. Und der Personaler nimmt ihn außerdem in die Standardprozesse auf, wie z. B. die jährlichen Mitarbeitergespräche.
Innovative Unternehmen haben mit der Umstellung der Prozesse längst begonnen, wohl wissend, dass dies allein nicht ausreicht. Ein massives Umdenken bei den HR-Verantwortlichen ist genauso erforderlich wie ein praxiserprobter HR-Strategiepartner. Damit kommen wir zu einer weiteren entscheidenden Frage:
Wie finde ich meinen HR-Partner und meine individuelle Lösung?
Praxiserfahrene Anbieter haben sich in den letzten Jahren bereits erfolgreich den neuen Markanforderungen gestellt und ihr Lösungsportfolio auf die neuen Anforderungen ausgerichtet.
Eine klar erkennbare Entwicklung ist die Ablösung von Inhouse-Software durch Outsourcing-Lösungen. Zu beachten sind hier wichtige Sicherheitskriterien, wie z. B. der Standort des Rechenzentrums, der selbstverständlich innerhalb Deutschlands liegen sollte. Favorisieren sollten HR-Leiter einen Anbieter mit einem eigenen Rechenzentrum, da meist nur solche Anbieter die notwendige Flexibilität bieten können.
Eine weitere Frage, die nicht nur die HR-Leiter, sondern auch die Firmenchefs beschäftigt, ist die Thematik der Finanzierung neuer HR-Lösungen. Hier ist eine klare Abkehr vom Kauf einer Software, hin zur flexiblen Miete festzustellen. Cirka 90 Prozent all unserer Neukunden nutzen heute die „ASP-Variante“; d. h. sie bezahlen eine monatliche ASP-Gebühr für die Nutzung der Software, das Hosting, die Durchführung von Wartungs- bzw. Release-Arbeiten sowie für die Hotline. Dahinter stehen bei uns praxiserfahrene Abrechner, die ohne Call-Center Vorschaltung direkt telefonisch, per Ticketsystem oder per Mail erreichbar sind. Das ist ein Service, den unsere Kunden in der immer anonymer werdenden Welt sehr zu schätzen wissen. Aber wie kann man sicher sein, sich für den richtigen praxiserprobten Partner zu entscheiden? Hier helfen weder große Namen noch bunte Prospekte!
Alle Ihre Fragen stellen Sie am besten den Kunden Ihres zukünftigen HR Partners, da diese Firmen einmal vor der gleichen Entscheidung gestanden haben wie Sie. Gerne stellt Ihnen ein seriöses Unternehmen hierzu alle gewünschten Informationen zur Verfügung, ausgehend vom Anwenderbericht bis hin zur Vereinbarung eines Kundenbesuchs in Ihrer Nähe.
Der HR-Bereich wird in Zukunft als Zünglein an der Waage entscheidend sein für den Erfolg und die Marktpositionierung des Unternehmens im immer härteren Wettbewerb. Ich wünsche allen Geschäftsführern, IT- und HR-Chefs ein glückliches Händchen bei der Auswahl, denn es ist Zeit zu handeln.
