Experten antworten 6/2023
Übernachtung im Ausland – Reisenebenkosten
Unser Mitarbeiter hat während seiner mehrtägigen Dienstreise in Frankreich in einem Hotel übernachtet. Nun haben wir die Hotelrechnung von ihm bekommen sowie ein Beleg über das Waschen seiner Wäsche. Dass wir seine Übernachtungskosten steuerfrei ersetzen nach dem entsprechenden Tagessatz für Frankreich ist uns bewusst, aber was ist mit der Wäsche?
Es besteht die Möglichkeit, neben den auch im Inland anerkannten Reisenebenkosten, für eine Auslandsreise spezifische Reisenebenkosten zu erstatten. Dazu zählen beispielsweise Wechselkursdifferenzen bei Gebühren für den Auslandseinsatz der Kreditkarte oder Visagebühren zur Einreise in das entsprechende Land. Nicht erstattungsfähig sind hingegen Kosten für das Waschen von Wäsche während einer längeren Auslandsreise.
Gruppenunfallversicherung – pauschale Lohnsteuer
Wir beabsichtigen, eine Gruppenunfallversicherung für unsere 13 Mitarbeiter*innen abzuschließen. Es sollen sowohl berufliche als auch private Risiken abdeckt werden. Unsere Mitarbeiter*innen wären im Schadenfall direkt bei der Versicherungsgesellschaft anspruchsberechtigt. Der Jahresbeitrag beträgt insgesamt 1.380 Euro zuzüglich einer Versicherungssteuer von 19 Prozent. Können wir den Versicherungsbeitrag pro Mitarbeiter*in steuer- und sozialversicherungsfrei abrechnen?
Wenn der/die Arbeitgeber*in für mehrere Mitarbeiter*innen eine Gruppenunfallversicherung abschließen, bei der/die Arbeitgeber*in selbst der Leistungsempfänger ist, so stellen die Beiträge keinen Arbeitslohn im Sinne der Lohnsteuer und Sozialversicherung dar. Das gilt auch, wenn die Beschäftigten anspruchsberechtigt sind, aber diese den Anspruch nicht direkt geltend machen können, weil nur der/die Arbeitgeber*in das aufgrund des Versicherungsvertrags dürften. Im Schadenfall, also bei der Auszahlung der Leistung, würde der Beitrag zur Steuer- und Sozialversicherungspflicht führen.
Hinweis zum steuerfreien Reisekostenersatz
Wenn die Unfallversicherung den Schutz für Unfälle auf Dienstreisen einschließt, so gilt dieser Bestandteil als Reisenebenkosten nach § 3 Nr. 13 und 16 EStG und wäre damit steuer- und sozialversicherungsfrei.
Da meist eine eindeutige Aufteilung des Beitrags im Vertrag nicht erkennbar ist, kann aus Vereinfachungsgründen vom Gesamtbeitrag 20 Prozent versteuert werden.
→ Sie haben unter bestimmten Voraussetzungen die Möglichkeit, die Beiträge pauschal mit 20 Prozent zu versteuern. Voraussetzungen nach § 40b Abs. 3 EStG und der Lohnsteuerrichtlinie (LStR) R 40b.2 sind:
Bei der Gruppenunfallversicherung müssen mehrere Arbeitnehmer versichert sein, also mindestens zwei Personen, und der durchschnittliche Versicherungsbeitrag pro Person übersteigt die Jahresfreigrenze von 100 Euro pro Person nicht (für die Prüfung der 100-Euro-Grenze ist der steuerpflichtige Pro-Kopf-Anteil ohne Versicherungssteuer maßgebend, also abzüglich der Versicherungssteuer und eines steuerfreien Reisekostenersatzes von 2
Im geschilderten Fall würde die Berechnung wie folgt aussehen:
Versicherungsbetrag (Jahr) 1.380,00 Euro
abzgl. steuerfreier Reisekostenersatz 276,00 Euro
1.104,00 Euro
Geteilt durch 13 Mitarbeiter 84,92 Euro
Die Jahresfreigrenze von 100,00 Euro wurde somit nicht überschritten. Zudem sind die Beschäftigten gegenüber der Versicherungsgesellschaft direkt anspruchsberechtigt. Somit sind beide Bedingungen für die Pauschalierung erfüllt.
Bemessungsgrundlage für die Pauschalierung:
Gruppenunfallversicherung – Jahresbeitrag 1.380,00 Euro
zuzüglich 19 Prozent Versicherungssteuer 262,20 Euro
Gesamtsumme 1.642,20 Euro
abzüglich 20 Prozent steuerfreier Reisekostenersatz 328,44 Euro
Bemessungsgrundlage 1.313,76 Euro
pauschale Lohnsteuer 20 Prozent 262,75 Euro
Solidaritätszuschlag (5,5 Prozent von 262,75 Euro) 14,45 Euro
Kirchensteuer (angenommen 5 Prozent von 262,75 Euro) 13,14 Euro
Belastung mit Pauschalsteuern insgesamt 290,34 Euro
Im Falle einer Pauschalierung der Lohnsteuer ist der gesamte – steuerpflichtige und steuerfreie – Versicherungsbeitrag in Höhe von (1.380 Euro + 262,20 Euro =) 1.642,20 Euro auch beitragsfrei in der Sozialversicherung.
Janette Rosenberg, alga-Fachreferentin und Mitglied des alga-Competence-Centers, stellvertretende Chefredakteurin der Fachzeitschrift LOHN+GEHALT
