Datenschutz : Abmahnung wegen verspäteter Auskunft?
Das Recht auf Auskunft, das jeder Mensch gegenüber jedem Unternehmen, jedem Verein, jeder Partei, jeder Behörde und jeder anderen personenbezogene Daten verarbeitenden natürlichen oder juristischen Person hat, beschäftigt weiter die Gerichte. Das Auskunftsrecht hilft Personen herauszufinden, welche Daten konkret von diesen Stellen verarbeitet werden.
Was in der Antwort mitzuteilen ist, legt Art. 15 Datenschutz-Grundverordnung (DS‑GVO) fest. Der Wortlaut lässt indes Raum zu Interpretationen, weshalb sich die Gerichte bisher primär mit der Frage beschäftigten, welche Daten und Dokumente vom Auskunftsrecht umfasst sind. Das Landgericht Düsseldorf hat sich jetzt zu einer anderen Frage geäußert (Urteil vom 15.03.2024, Az. 34 O 41/23). Kann ein Wettbewerbsverband abmahnen, wenn die Auskunft zu spät erteilt wird?
Abmahnung wegen verspäteter Auskunft
Ein Betroffener erhielt von dem beklagten Unternehmen Zahlungserinnerungen. In der Folge
teilte der Betroffene dem Unternehmen mit, dass er Opfer eines Identitätsdiebstahls geworden sei, und forderte Auskunft nach Art. 15 DS‑GVO über seine vom Unternehmen verarbeiteten Daten. Art. 12 Abs. 3 DS‑GVO verlangt, dass die Auskunft innerhalb eines Monats zu erteilen ist. Das Unternehmen ließ die Frist verstreichen und wurde deshalb von einem Wettbewerbsverein abgemahnt und zur Abgabe einer Unterlassungserklärung aufgefordert. Dagegen wehrte sich das Unternehmen vor Gericht.
Bemerkenswert an diesem Fall ist, dass hier ein Datenschutzrecht mit Hilfe des Wettbewerbsrecht durchgesetzt werden soll. Das Wettbewerbsrecht regelt, wie sich Unternehmen untereinander und Verbrauchern gegenüber zu verhalten haben bzw. welche Verhaltensweisen verboten sind. Die Zielsetzung des Wettbewerbsrechts ist deshalb eine andere als die des Datenschutzrechts.
Möchte eine Person sich bei (vermeintlichen) Datenschutzverstößen zur Wehr setzen, muss sie selbst klagen oder hoffen, dass die Datenschutzaufsichtsbehörde einschreitet. Im Wettbewerbsrecht dürfen entsprechend legitimierte Vereine anstelle der betroffenen Person tätig werden. Ihr Schwert ist die Unterlassungserklärung. Gibt jemand eine Unterlassungserklärung ab, verpflichtet er sich die in der Erklärung beschriebene Handlung nie wieder vorzunehmen. Bei Zuwiderhandlung wird eine Vertragsstrafe fällig. Eine Unterlassungserklärung ist nicht kündbar und gilt auf ewig, sofern sie nicht durch ein Gerichtsurteil erfolgte.
Das Einschalten eines entsprechend legitimierten Vereins, bspw. der Verbraucherzentrale, hat für betroffene Personen den Vorteil, dass sie keine Kostenrisiken tragen und keinen größeren Aufwand haben. Diese Vereine wollen mit der Unterlassungserklärung nicht den Einzelfall regeln, sondern allgemein das beanstandete Verfahren abstellen.
Das Landgericht Düsseldorf kommt in seinem Urteil zum Schluss, dass eine nicht fristgerecht erteilte Auskunft durch einen legitimierten Verein abmahnfähig ist und eine entsprechende Unterlassungserklärung gefordert werden darf.
Wenn ein Unternehmen eine Unterlassungserklärung abgibt, dass es nie wieder ein Auskunftsersuchen nicht fristgerecht beantwortet, muss es bei jeder Fristüberschreitung, von dem der beteiligte Verein Kenntnis erlangt, eine Vertragsstrafe zahlen. Das Unternehmen ist gut beraten, von nun an seinen internen Prozess so aufzubauen, dass eine Fristüberschreitung ausgeschlossen ist.
Verspätungen vermeiden
Grundsätzlich muss ein Auskunftsersuchen unverzüglich, jedoch spätestens einen Monat nach Eingang beantwortet sein (Art. 12 Abs. 3 DS‑GVO). Art. 12 Abs. 3 DS‑GVO erlaubt in Ausnahmefällen eine Fristverlängerung, die jedoch in der besagten Monatsfrist gegenüber dem Betroffenen zu begründen ist. Die Ausnahmen von der Monatsfrist sind eng gefasst, d. h. in den meisten Fällen wird die Monatsfrist maßgeblich sein.
Zu einem robusten Prozess zählen u. a. die folgenden Punkte:
- tägliches Kontrollieren aller Kommunikationskanäle, die der Öffentlichkeit bekannt sind, wozu auch persönliche E‑Mail-Adressen von Beschäftigten ebenso zählen wie Social-Media-Profile;
- zuverlässige Identifikation durch trainiertes Personal, welche Anfrage ein Auskunftsersuchen ist und welche nicht;
- Abgabe der Bearbeitung an ein spezialisiertes und trainiertes Team;
- Übersicht über alle Datenquellen inkl. E‑Mails und Dateiablagen, wo personenbezogene Daten liegen können;
- Festlegung, welche Rollen und Abteilungen die Daten sammeln sollen;
- Nutzung von Antwortvorlagen;
- Erstellung und Prüfung der Antwort, da viele Auskunftsersuchen zusätzliche Fragen beinhalten oder andere zu beachtende Aspekte aufweisen;
- Überwachung des Bearbeitungsstatus und der noch zur Verfügung stehenden Zeit.
Fazit
Das Landgericht Düsseldorf sieht eine Abmahnung und das Einfordern einer Unterlassungserklärung durch legitimierte Vereine, wie die Verbraucherzentrale, bei nicht fristgerecht erteilten Auskünften nach Art. 15 DS‑GVO als zulässig an. Unternehmen sind deshalb gut beraten, ihren Prozess zur Erteilung von Auskünften nach Art. 15 DS‑GVO so aufzubauen, dass die Frist zwischen Eingang und Absenden der Antwort von maximal einem Monat eingehalten werden kann. Ein robuster Prozess, um Auskunftsersuchen zu beantworten, hilft, späteren Ärger mit Verbraucherzentralen oder Datenschutzaufsichtsbehörden zu vermeiden.