Experten antworten : A1-Bescheinigung – Kontrollen und Erfahrungen

Wir sind ein mittelständisches Unternehmen, das auf IT- und Ingenieursdienstleistungen spezialisiert ist und mehrere langfristige Projekte in verschiedenen EU-Ländern hat, darunter Frankreich, Belgien und Österreich. Die Projekte beinhalten die Installation und Wartung von IT-Infrastrukturen auf Baustellen sowie technische Schulungen bei Partnerunternehmen. In der Vergangenheit hatten wir die Anforderungen an die Entsendungen nicht immer vollständig beachtet. Kürzlich wurde bei einer Routinekontrolle auf einer Baustelle in Frankreich festgestellt, dass zwei Mitarbeiter ohne eine gültige A1-Bescheinigung vor Ort tätig waren. Dies führte zu erheblichen Strafen und Projektunterbrechungen, da die französischen Behörden die Tätigkeit untersagten, bis die erforderlichen Dokumente vorgelegt wurden. Nun möchten wir sicherstellen, dass zukünftige Entsendungen gesetzeskonform und effizient ablaufen, um finanzielle Risiken und Reputationsschäden zu vermeiden. Welche Schritte müssen wir einleiten, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter bei Entsendungen die notwendige A1-Bescheinigung besitzen? Gibt es Fristen bei der Beantragung? Gibt es Empfehlungen, wie wir uns zukünftig vorbereiten könnten. Müssen wir zusätzliche rechtliche Anforderungen beachten, z. B. in Frankreich oder Belgien?

Die A1-Bescheinigung sollte so früh wie möglich beantragt werden, idealerweise vier bis sechs Wochen vor der geplanten Entsendung. Falls die A1-Bescheinigung nicht rechtzeitig vorliegt, sollte das Unternehmen vor Ort die Beantragung nachweisen können. Eine fehlende Bescheinigung kann in vielen Ländern zu Strafen und Unterbrechungen führen.

Neben der A1-Bescheinigung sollten auch andere relevante Dokumente wie Lohnabrechnungen, Arbeitsverträge und Nachweise über die Anmeldung bei den lokalen Behörden am Einsatzort verfügbar sein. Besonders in Frankreich, Belgien und Österreich müssen diese Dokumente jederzeit zugänglich sein, auch auf der Baustelle oder im Betrieb.

Entsandte Mitarbeiter sollten vor der Abreise über die möglichen Kontrollen und die erforderlichen Unterlagen informiert werden, um im Ernstfall souverän reagieren zu können.

Länderspezifische Vorschriften (kurz)/Sanktionen und Bußgelder:

Frankreich: Vor jeder Entsendung ist eine „Déclaration préalable de détachement“ erforderlich. Dies erfolgt über das SIPSI-Portal. Zusätzlich gelten strenge Mindestlohn- und Arbeitszeitvorschriften. Bei fehlender Bescheinigung können über 3.000 Euro Bußgeld pro Mitarbeiter fällig werden.

Belgien: Eine „Limosa-Meldung“ muss vor der Entsendung gemacht werden. Diese Meldung bestätigt, dass der entsandte Mitarbeiter bei den belgischen Behörden registriert ist. Belgien hat ebenfalls strikte Mindestlohnregelungen. Die Strafen und Bußgelder bei Verstößen liegen bei bis zu 8.000 Euro.

Österreich: Hier ist die „ZKO3-Meldung“ erforderlich. Außerdem müssen die Dokumente auf Deutsch am Einsatzort verfügbar sein, was oft übersehen wird. Bußgelder betragen bis zu 20.000 Euro und bei wiederholten Verstößen verdoppeln sich diese Strafen häufig. Zudem kann es zur sofortigen Untersagung der Tätigkeit kommen, was zu Projektverzögerungen und finanziellen Verlusten führt.

Fazit: Entwickeln Sie einen klaren Prozess für die Beantragung der A1-Bescheinigung und anderer erforderlicher länderspezifischer Dokumente. Dieser Prozess sollte in Zusammenarbeit mit den lokalen Behörden und den Sozialversicherungsträgern regelmäßig überprüft werden.

Auslandseinsatz – Arbeitslohn

Unser Unternehmen hat mehrere Mitarbeiter, die im Rahmen von internationalen Projekten für eine längere Zeit ins Ausland entsandt werden. Diese Einsätze betreffen unter anderem die USA, Österreich und Japan. Unsere Payroll-Abteilung möchte sicherstellen, dass der Arbeitslohn dieser Mitarbeiter korrekt besteuert wird. Es bestehen Unsicherheiten in Bezug auf die Steuerpflicht und die Verfahrensweise bei der Anwendung von Doppelbesteuerungsabkommen.

Fragen:

1. Ist der Arbeitslohn weiterhin in Deutschland steuerpflichtig, wenn ein Mitarbeiter ins Ausland entsandt wird?
2. Wie wird sichergestellt, dass eine Doppelbesteuerung vermieden wird, insbesondere wenn es Doppelbesteuerungsabkommen gibt?
3. Was muss hinsichtlich der 183-Tage-Regelung beachtet werden, und welche Auswirkungen hat sie auf die Steuerpflicht des Mitarbeiters?
4. Welche Verfahrenshinweise müssen für das Lohnsteuerabzugsverfahren bei Auslandseinsätzen beachtet werden?

Antwort 1: Wenn der Arbeitnehmer weiterhin einen Wohnsitz in Deutschland hat, bleibt er grundsätzlich mit seinem weltweiten Einkommen in Deutschland steuerpflichtig. Entscheidend ist hierbei, ob der Arbeitnehmer seine Wohnung i Deutschland beibehält. Falls die Wohnung aufgegeben oder verkauft wird, entfällt die unbeschränkte Steuerpflicht. Bei Eheleuten bleibt der Wohnsitz in Deutschland bestehen, wenn der Ehegatte weiterhin in Deutschland lebt.

Antwort 2: Deutschland hat mit vielen Staaten Doppelbesteuerungsabkommen abgeschlossen. In der Regel wird das Besteuerungsrecht dem Tätigkeitsstaat zugewiesen, in dem der Mitarbeiter arbeitet. Der Arbeitslohn wird dann in Deutschland von der Einkommensteuer freigestellt, wobei der Freistellungsansatz den Steuersatz auf andere Einkünfte, wie etwa Kapitalerträge, beeinflussen kann. Für Staaten ohne Doppelbesteuerungsabkommen gibt es die Möglichkeit, die im Ausland gezahlte Steuer auf die deutsche Einkommensteuer anzurechnen.

Antwort 3: Eine Ausnahme besteht bei der sogenannten 183-Tage-Regelung. Ist der Arbeitnehmer weniger als 183 Tage im Ausland tätig, bleibt das Besteuerungsrecht bei Deutschland, vorausgesetzt, der Arbeitgeber hat keine Betriebsstätte im Ausland. Zu beachten ist, dass alle Tage der Anwesenheit im Ausland gezählt werden, also auch An- und Abreisetage, Wochenenden und Urlaubstage.

Antwort 4: Für das Lohnsteuerabzugsverfahren ist es notwendig, eine Freistellungsbescheinigung beim Finanzamt zu beantragen, falls nach den Regelungen eines Doppelbesteuerungsabkommens der Arbeitslohn nicht in Deutschland besteuert werden soll. Diese Bescheinigung muss vom Arbeitgeber aufbewahrt werden und gilt in der Regel für maximal drei Jahre. Zudem kann der Arbeitgeber haftbar gemacht werden, wenn die Freistellungsbescheinigung nicht korrekt vorliegt oder der Steuerpflichtige keine ausreichenden Nachweise über die im Ausland gezahlte Steuer erbringt.

Zuschuss – verhaltensbezogene Prävention

Wir möchten unsere Mitarbeiter durch betriebliche Gesundheitsförderung unterstützen und einen Beitrag zu deren Wohlbefinden leisten. Zu diesem Zweck wollen wir Zuschüsse für verhaltensbezogene Präventionsmaßnahmen anbieten. Unser Mitarbeiter Herr X hat in seiner Freizeit einen zertifizierten Yoga Kurs besucht, um seine Beweglichkeit zu verbessern und Stress abzubauen. Er hat den Kurs selbst finanziert und fragt, ob wir ihn durch einen Zuschuss unterstützen können. Wir haben von ihm die Teilnahmebescheinigung erhalten und auch ein Nachweis, dass der Kurs zertifiziert ist durch die „Zentrale Prüfstelle Prävention“. Eine Quittung liegt uns ebenfalls vor über einen Betrag von 130 Euro. Wir sind uns unsicher, wie wir das steuerlich korrekt behandeln sollen bzw. ob wir einen steuer- und sozialversicherungsfreien Zuschuss gewähren können.

Der von Herrn X besuchte Yoga-Kurs fällt unter die von § 3 Nr. 34 Einkommensteuergesetz (EStG) vorgesehenen steuer-und sozialversicherungsfreien Zuschüsse des Arbeitgebers (Freigrenze 600 Euro pro Kalenderjahr je Mitarbeiter). Die notwendigen Voraussetzungen sind erfüllt (u. a. ist der Kurs als verhaltensbezogene Präventionsmaßnahme klassifiziert, die den Anforderungen des § 20 Abs. 5 Sozialgesetzbuch (SGB) V und dem GKV-Leitfaden Prävention entspricht; die Zertifizierung des Kurses durch die „Zentrale Prüfstelle Prävention“ liegt vor sowie eine Teilnahmebescheinigung).

Für die ordnungsgemäße Dokumentation im Lohnkonto sollten Sie die relevanten Unterlagen, wie etwa Teilnahmebescheinigung, Nachweis der Zertifizierung, Beleg über den Kursbetrag über 130 Euro, aufbewahren.

Wichtiger Hinweis: Der Arbeitgeber kann nur für zertifizierte Kurse oder Maßnahmen, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, steuerfreie Zuschüsse gewähren. Nicht zertifizierte Kurse, die nicht im Einklang mit § 20 Abs. 5 SGB V und dem GKV-Leitfaden Prävention stehen, können nicht steuerfrei bezuschusst werden.