Betriebsveranstaltungen : Man soll die Feste feiern, wie sie fallen
Anders als während Corona in den letzten zwei Jahren können in diesem Jahr voraussichtlich wieder Weihnachtsfeiern in den Betrieben stattfinden. Nachfolgend verraten wir Ihnen, was Sie steuerrechtlich zu beachten haben, wenn Sie eine Betriebsveranstaltung anlässlich des bevorstehenden Weihnachtsfests durchführen wollen.
Steuerrechtlich sind Betriebsveranstaltungen Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit einem gesellschaftlichen Charakter. Dazu gehören beispielsweise Betriebsausflüge, der Besuch eines Volksfestes, eine Weihnachts- oder eine Jubiläumsfeier. Wer letztlich zu einer Feier einlädt, spielt keine Rolle. Das kann der Arbeitgeber, aber auch der Betriebs- oder Personalrat sein.
Von einer Betriebsveranstaltung kann nur ausgegangen werden, wenn sich die Teilnehmer in der Mehrzahl aus Betriebsangehörigen, deren Begleitpersonen und Leiharbeitnehmern zusammensetzen.
Ehrung ist keine Betriebsveranstaltung
Die Ehrung eines einzelnen Jubilars oder eines einzelnen Arbeitnehmers beispielsweise wegen des Ausscheidens aus dem Unternehmen, auch unter Beteiligung weiterer Mitarbeiter, stellt keine Betriebsveranstaltung dar. Erfüllt eine Veranstaltung des Arbeitgebers nicht die Voraussetzungen einer Betriebsveranstaltung, ist zu prüfen, ob es sich bei geldwerten Vorteilen, die der Arbeitgeber seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zukommen lässt, um Arbeitslohn handelt.
Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung sind alle Kosten des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer, unabhängig davon, ob sie einzelnen Arbeitnehmern individuell zurechenbar sind oder ob es sich um einen rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebsveranstaltung handelt, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung aufwendet (Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) vom 29.04.2021, BStBl II, S. 606).
Zu den Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung gehören:
- Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten,
- die Übernahme von Übernachts- und Fahrtkosten,
- Musik,
- Geschenke,
- Zuwendungen an Begleitpersonen des Arbeitnehmers,
- Aufwendungen für den äußeren Rahmen, etwa für angemietete Räume, für die Beleuchtung oder einen Eventmanager.
Als Aufwendungen für den äußeren Rahmen sind auch die Kosten zu erfassen, die nur zu einer abstrakten Bereicherung des Arbeitnehmers führen, wie z. B. Kosten für einen anwesenden Sanitäter. Keine Aufwendungen für den äußeren Rahmen sind die rechnerischen Selbstkosten des Betriebes, wie z. B. die anteiligen Kosten der Lohnbuchhaltung für die Erfassung des geldwerten Vorteils der Betriebsveranstaltung sowie Kosten für Energie- und Wasserverbrauch bei einer Betriebsveranstaltung in den Räumlichkeiten des Arbeitgebers.
Die gesetzliche Regelung stellt nicht darauf ab, ob es sich um übliche Zuwendungen handelt. Dazu gehören auch unübliche Zuwendungen. Darunter fallen Geschenke, deren Wert je Arbeitnehmer 60 Euro übersteigt.
Definition „Arbeitnehmer“
Zu den Arbeitnehmern gehören hier alle aktiven Beschäftigten, Personen, die beispielsweise schon im Ruhestand sind, Praktikanten sowie Begleitpersonen.
Freibetrag ist zu berücksichtigen
Soweit die Zuwendungen den Betrag von 110 Euro je Betriebsveranstaltung und teilnehmenden Arbeitnehmer nicht übersteigen, gehören sie nicht zu den Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit. Voraussetzung ist, dass die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils möglich ist. Dies gilt für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich.
Berechnung des Freibetrags
Die Höhe der dem einzelnen Arbeitnehmer gewährten Zuwendungen berechnet sich wie nachfolgend dargestellt:
Die zu berücksichtigenden Aufwendungen sind zu gleichen Teilen auf alle bei der Betriebsveranstaltung anwesenden Teilnehmer aufzuteilen. Der entfallende Anteil der Begleitpersonen ist dem jeweiligen Beschäftigten zuzurechnen. Für die Begleitperson dürfen Sie keinen zusätzlichen Freibetrag von 110 Euro berücksichtigen.
Die 50-Euro-Freigrenze darf für Zuwendungen bei Betriebsveranstaltungen nicht berücksichtigt werden.
Offen für alle Arbeitnehmer
Voraussetzung für die Gewährung des Freibetrags ist, dass die Betriebsveranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht. Als begünstigte Betriebsveranstaltungen sind deshalb auch solche Veranstaltungen anzuerkennen, die z. B.
- jeweils nur für eine Organisationseinheit des Betriebs (beispielsweise eine Abteilung) oder
- nur für alle im Ruhestand befindlichen früheren Arbeitnehmer desBetriebs veranstaltet werden (sogenanntes „Pensionärstreffen“),
- nur für solche Arbeitnehmer durchgeführt werden, die bereits im Unternehmen ein rundes (10-, 20-, 25-, 30-, 40-, 50-, 60-jähriges) Arbeitnehmerjubiläum gefeiert haben oder in Verbindung mit der Betriebsveranstaltung feiern (Jubilarfeiern). Dabei ist es unschädlich, wenn neben den Jubilaren auch ein begrenzter Kreis anderer Arbeitnehmer, wie z. B. die engeren Mitarbeiter und Abteilungsleiter des Jubilars, Betriebsrats-/ Personalratsvertreter oder auch die Familienangehörigen des Jubilars eingeladen werden.
Beispiel
Die Aufwendungen für eine Betriebsveranstaltung eines Automobilzulieferers betragen 10.000 Euro. Es nehmen 75 Arbeitnehmer teil. 25 Arbeitnehmer werden von je einer Person begleitet.
Lösung
Die Aufwendungen sind auf 100 Personen zu verteilen, sodass auf jede Person ein geldwerter Vorteil von 100 Euro entfällt. Sodann ist der auf die Begleitperson entfallende geldwerte Vorteil dem jeweiligen Arbeitnehmer zuzurechnen.
50 Beschäftigte des Unternehmens haben einen geldwerten Vorteil von 100 Euro. Der Freibetrag von 110 Euro wird nicht überschritten.
Bei 25 Beschäftigten des Betriebs beträgt der geldwerte Vorteil 200 Euro. Zieht man den Freibetrag von 110 Euro ab, verbleibt bei diesen 25 Beschäftigten ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil von jeweils 90 Euro.
Maximal zwei Betriebsveranstaltungen
Der Freibetrag gilt für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich. Nimmt der Arbeitnehmer an mehr als zwei Betriebsveranstaltungen teil, können die beiden Veranstaltungen, für die der Freibetrag gelten soll, ausgewählt werden. Dient die Teilnahme eines Arbeitnehmers an einer Betriebsveranstaltung der Erfüllung beruflicher Aufgaben, z. B. wenn der Personalchef oder Betriebsrats-/Personalratsmitglieder die Veranstaltungen mehrerer Abteilungen besuchen, ist der auf diesen Arbeitnehmer entfallende Anteil an den Gesamtaufwendungen kein Arbeitslohn.
Ulrich Frank, Sozialversicherungsfachwirt und Wirtschaftsjournalist