Lohnsteuer – KOMPAKT für die Personalpraxis : Beschäftigung von Studenten : Kurzfristige Beschäftigung oder Minijob?

Weitere Voraussetzung ist, dass der Arbeitslohn entweder 150 Euro durchschnittlich je Arbeitstag nicht übersteigt (§ 40a Abs. 1 Nr. 1 EStG) oder die Beschäftigung zu einem unvorhersehbaren Zeitpunkt sofort erforderlich ist (§ 40a Abs. 1 Nr. 2 EStG).

Bei einem unvorhergesehenen Zeitpunkt darf der Tagesdurchschnitt von 150 Euro überschritten werden. Dies ist z. B. bei krankheitsbedingten oder akuten Einsätzen wegen eines erhöhten Arbeitsanfalls der Fall. Unvorhersehbar ist ein Zeitpunkt nur, wenn der Einsatz nicht schon länger geplant ist (z. B. Urlaubsvertretung oder Einsatz bei geplantem Fest). Der durchschnittliche Stundenlohn pro Zeitstunde darf dann aber 19 Euro nicht übersteigen (§ 40a Abs. 4 EStG). Die Ermittlung erfolgt im Durchschnitt anhand der tatsächlichen Arbeitsstunden und des Gesamtlohns. Bei Überschreitung ist keine Pauschalversteuerung des Entgelts der gesamten Beschäftigungszeit möglich.

Bei der Prüfung des 18-Tage-Zeitraums werden als Arbeitstage nur die Tage gezählt, an denen der Arbeitnehmer tatsächlich arbeitet. Urlaub oder Krankheit, Feier- und Sonntage bleiben außer Betracht.

Praxishinweis

Die steuerliche Kurzfristigkeit ist vom sozialversicherungsrechtlichen Begriff der sog. kurzfristigen Beschäftigung abweichend. Für die Pauschalbesteuerung mit 25 Prozent ist ohne Bedeutung, ob auch eine sozialversicherungsrechtliche kurzfristige Beschäftigung vorliegt.

Handelt es sich nicht um eine kurzfristige Beschäftigung nach § 40a Abs. 1 EStG, aber um eine geringfügige Beschäftigung i. S. d. Sozialversicherung, kommt eine Pauschalversteuerung mit zwei Prozent oder 20 Prozent nach § 40a Abs. 2 und 2a EStG in Betracht. Hierfür müssen aber die Voraussetzungen der sozialversicherungsrechtlichen geringfügigen Beschäftigung – also des Minijobs mit einer Grenze von 520 Euro – erfüllt sein. Ein Antrag oder eine Genehmigung auf Pauschalierung der Lohnsteuer ist nicht erforderlich. Die Entscheidung über eine Pauschalierung obliegt allein dem Arbeitgeber. Ohne Pauschalierung sind die allgemeinen Grundsätze der individuellen Lohnversteuerung des Entgelts mit Abruf der ELStAM nach § 39e EStG anzuwenden.

Praxishinweis

Eine Pauschalversteuerung des Entgelts ist unzulässig, wenn der Arbeitnehmer beim Arbeitgeber bereits Lohn bezieht, der der individuellen Lohnsteuer unterworfen wird. Es liegt dann ein einheitliches Beschäftigungsverhältnis vor, welches nicht aufgeteilt werden kann. Eine Tätigkeit in zwei Betrieben des gleichen Inhabers ist kein einheitliches Beschäftigungsverhältnis. Dies sollte aber genauer geprüft werden.

Sozialversicherung

Neben den lohnsteuerlichen Regelungen sind noch die sozialversicherungsrechtlichen Regelungen zu beachten. Auch hier gelten Besonderheiten. Studenten, die neben ihrem Studium geringfügig entlohnt (520-Euro-Job) oder kurzfristig bis zu drei Monate bzw. 70 Arbeitstage im Kalenderjahr arbeiten, sind geringfügig bzw. kurzfristig Beschäftige.

Kurzfristige Beschäftigung

Liegt eine kurzfristige Beschäftigung nach der Sozialversicherung vor, so sind keine Beiträge zur Sozialversicherung abzuführen. Weder Arbeitgeber-noch Arbeitnehmeranteil fallen an.

Eine zeitlich kurzfristige Beschäftigung liegt nach § 8 Abs. 1 Nr. 2 Sozialgesetzbuch (SGB) IV vor, wenn die Beschäftigung innerhalb eines Kalenderjahres auf längstens drei Monate oder 70 Arbeitstage oder im Voraus vertraglich begrenzt ist. Wird eine Beschäftigung an mindestens fünf Tagen in der Woche ausgeübt, ist der Dreimonatszeitraum maßgeblich. Bei einer Beschäftigung an regelmäßig weniger als fünf Tagen in der Woche ist der Zeitraum von 70 Arbeitstagen maßgebend. Bei der Prüfung, ob die Zeiträume überschritten werden, sind die Zeiten mehrerer aufeinanderfolgender kurzfristiger Beschäftigungen zusammenzurechnen.

Praxishinweis

Es ist jeweils bei Beginn einer neuen Beschäftigung zu prüfen, ob diese zusammen mit den schon im laufenden Kalenderjahr ausgeübten Beschäftigungen die maßgebende Zeitgrenze überschreitet. Eine kurzfristige Beschäftigung liegt nach § 8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV nicht mehr vor, wenn sie berufsmäßig ausgeübt wird. Die Prüfung der Berufsmäßigkeit ist nicht erforderlich, wenn das erzielte monatliche Arbeitsentgelt 520 Euro nicht überschreitet. Berufsmäßig wird eine Beschäftigung dann ausgeübt, wenn sie für die Person von nicht untergeordneter wirtschaftlicher Bedeutung ist.

Berufsmäßigkeit liegt grundsätzlich nicht vor bei kurzfristigen Beschäftigungen, die

• neben einer versicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung ausgeübt werden (z. B. Tätigkeit auf dem Oktoberfest
• während Beurlaubung),
• neben einem freiwilligen sozialen oder ökologischen Jahr,
• neben dem Bundesfreiwilligendienst,
• neben einem dem freiwilligen sozialen oder ökologischen Jahr vergleichbaren Freiwilligendienst,
• neben dem freiwilligen Wehrdienst,
• neben dem Bezug von Vorruhestandsgeld,
• zwischen dem Schulabschluss und beabsichtigter Fachschulausbildung bzw. beabsichtigtem Studium.

Beschäftigungen, die nur gelegentlich ausgeübt werden, sind grundsätzlich von untergeordneter wirtschaftlicher Bedeutung und daher als nicht berufsmäßig anzusehen.

Tätigkeiten von Studenten sind daher zunächst ebenfalls als nicht berufsmäßig einzustufen.

Berufsmäßigkeit ist grundsätzlich anzunehmen bei kurzfristigen Beschäftigungen

• zwischen Schulentlassung bzw. Abschluss des Studiums und Eintritt in das Berufsleben,
• zwischen Schulentlassung und Ableistung eines freiwilligen sozialen oder ökologischen Jahres,
• eines Bundesfreiwilligendienstes, eines dem freiwilligen sozialen oder ökologischen Jahr vergleichbaren Freiwilligendienstes oder eines freiwilligen Wehrdienstes
• während des Bezugs von Arbeitslosengeld (in der Arbeitslosenversicherung besteht aber Versicherungsfreiheit, wenn die wöchentliche Arbeitszeit 15 Stunden nicht übersteigt),
• Arbeitssuchenden, die beim Arbeitsamt gemeldet sind,
• während eines unbezahlten Urlaubs,
• zulässigen Teilzeitbeschäftigungen während der Elternzeit.

Eine kurzfristige Beschäftigung liegt nur dann vor, wenn sie nicht regelmäßig, sondern gelegentlich ausgeübt wird. Eine Beschäftigung wird regelmäßig ausgeübt, wenn sie von vornherein auf ständige Wiederholung gerichtet ist und über einen längeren Zeitraum ausgeübt werden soll. Hierzu gehören auch Beschäftigungen, die z. B. durch eine längstens für ein Jahr befristete Rahmenvereinbarung mit Arbeitseinsätzen von maximal 70 Arbeitstagen befristet sind.

Bei Rahmenvereinbarungen mit sich wiederholenden Arbeitseinsätzen über mehrere Jahre liegt eine gelegentliche kurzfristige Beschäftigung vor, wenn die einzelnen Arbeitseinsätze ohne Bestehen einer Abrufbereitschaft unvorhersehbar zu unterschiedlichen Anlässen ohne erkennbaren Rhythmus an maximal 70 Arbeitstagen im Kalenderjahr erfolgen und der Betrieb des Arbeitgebers nicht strukturell auf den Einsatz solcher Arbeitskräfte ausgerichtet ist. In diesen Fällen sind die Arbeitseinsätze von vornherein nicht vorhersehbar und folgen keinem bestimmten Rhythmus, sondern erfolgen in unterschiedlichen Monaten, zu unterschiedlichen Anlässen, und der Arbeitgeber greift nicht regelmäßig auf Aushilfskräfte zurück.

Eine kurzfristige Beschäftigung liegt hingegen nicht vor, wenn die Beschäftigung bei vorausschauender Betrachtung von vornherein auf ständige Wiederholung gerichtet ist und über mehrere Jahre hinweg ausgeübt werden soll (hinreichende Vorhersehbarkeit von Dauer und Zeitpunkt). In diesem Fall handelt es sich um eine regelmäßige Beschäftigung. Für das Vorliegen einer regelmäßigen Beschäftigung kommt es nicht darauf an, ob die jeweiligen Arbeitseinsätze von vornherein feststehen oder von Mal zu Mal vereinbart werden. Regelmäßigkeit liegt auch vor, wenn der Beschäftigte zu den sich wiederholenden Arbeitseinsätzen auf Abruf bereitsteht, ohne verpflichtet zu sein, jeder Aufforderung zur Arbeitsleistung Folge zu leisten. Wird die kurzfristige Beschäftigung bejaht, sind keine Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung zu zahlen.

In der gesetzlichen Unfallversicherung ist das Arbeitsentgelt der kurzfristig Beschäftigten allerdings umlagepflichtig.

Geringfügig Beschäftigte bzw. Minijob

Neben der kurzfristigen Beschäftigung gibt es noch den Minijob bis 520 Euro. Die Behandlung geringfügiger Beschäftigungen ist in § 8 SGB IV geregelt. Geringfügig bedeutet, dass es eine bestimmte Verdienstgrenze oder bestimmte Zeitgrenzen gibt. Nach § 8 Abs. 1 Nr. 1 SGB IV liegt eine geringfügige Beschäftigung vor, wenn das Arbeitsentgelt aus dieser Beschäftigung regelmäßig im Monat 520 Euro nicht übersteigt. Die Grenze ist seit Oktober 2022 an den Mindestlohn gekoppelt.

Die Formel lautet Mindestlohn mal 130 durch 3. Bei einem Mindestlohn von 12 Euro aktuell ergibt sich als Höchstgrenze 520 Euro im Monat. Steigt der Mindestlohn, steigt auch die Minijobgrenze entsprechend.

Geringfügige Beschäftigte sind in der Kranken- und Arbeitslosenversicherung versicherungsfrei. Da Krankenversicherungsfreiheit besteht, folgt daraus auch Pflegeversicherungsfreiheit. In der Rentenversicherung besteht Versicherungsfreiheit nur noch für kurzfristige Beschäftigungen. Bei der Prüfung der Frage, ob das Arbeitsentgelt 520 Euro übersteigt, ist vom regelmäßigen Arbeitsentgelt auszugehen. Das regelmäßige Arbeitsentgelt ermittelt sich abhängig von der Anzahl der Monate, für die eine Beschäftigung gegen Arbeitsentgelt besteht.

Maximal ist ein Jahreszeitraum von 12 Monaten zu beachten. Das regelmäßige monatliche Arbeitsentgelt darf im Durchschnitt einer Jahresbetrachtung 520 Euro derzeit nicht übersteigen. Bei durchgehender mindestens 12 Monate andauernder Beschäftigung sind dies maximal 6.240 Euro. Werden aufgrund des unvorhersehbaren Jahresverlaufs in einzelnen Monaten auch Arbeitsentgelte oberhalb von 520 Euro gezahlt, ist dies unschädlich für das Vorliegen einer geringfügig entlohnten Beschäftigung, solange die jährliche Entgeltgrenze von 6.240 Euro nicht überschritten wird. Werden die Geringfügigkeitsgrenzen nur gelegentlich und nicht vorhersehbar überschritten werden, tritt nicht sofort Sozialversicherungspflicht ein. Als gelegentlich ist dabei ein Zeitraum bis zu zwei Monaten innerhalb eines Jahres anzusehen.

Nicht vorhersehbar wäre z. B. die Krankheitsvertretung eines Vollbeschäftigten durch einen geringfügig Beschäftigten. Hier könnte für maximal zwei Monate mehr als 520 Euro gezahlt werden, ohne das Versicherungspflicht eintritt. Der Jahreszeitraum ist vom letzten Tag des zu beurteilenden Beschäftigungsmonats ein Jahr zurück zu betrachten. Als Monat gilt der Kalendermonat. In den Überschreitensmonaten darf zudem der Verdienst nur 520 Euro überden regulären 520 Euro liegen. Somit darf in den Überschreitensmonaten maximal ein Verdienst von 1.040 Euro gezahlt werden.

Steuerfreier Arbeitslohn oder pauschal versteuerter Arbeitslohn wird bei der Prüfung der 520-Euro-Grenze nicht berücksichtigt. Voraussetzung ist aber, dass die Steuerfreiheit oder die Pauschalierung Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung auslöst.

Sind die Regelungen eingehalten, gilt für das Entgelt für den Beschäftigten bzw. den Studenten Versicherungsfreiheit bis auf die Rentenversicherung. Der Arbeitgeber führ stattdessen Pauschalabgaben an die Minijob-Zentrale ab. Die Versicherungsfreiheit aufgrund einer geringfügigen Beschäftigung gilt nicht in allen Fällen, es gibt Ausnahmen.

Geringfügig entlohnte Beschäftigte und damit auch Studenten sind in die Versicherungspflicht der gesetzlichen Rentenversicherung einbezogen. Der geringfügig entlohnte Beschäftigte kann sich aber auf Antrag von der Versicherungspflicht befreien lassen. Der schriftliche Befreiungsantrag ist dem Arbeitgeber zu übergeben. Hat ein Arbeitnehmer, ohne versicherungspflichtige Hauptbeschäftigung, mehrere 520-Euro-Jobs bei verschiedenen Arbeitgebern nebeneinander, sind die Arbeitsentgelte aus diesen Beschäftigungen zusammenzurechnen.

Bei Zusammentreffen mit einer kurzfristigen Beschäftigung erfolgt keine Zusammenrechnung. Wird bei der Zusammenrechnung die monatliche Grenze von 520 Euro überschritten, tritt Versicherungspflicht mit dem Tag ein, an dem die Grenze überschritten wird. Arbeitnehmer mit einer versicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung können daneben einen 520-Euro-Job ausüben. Jeder weitere 520-Euro-Job muss mit der Hauptbeschäftigung zusammengerechnet werden und wird damit in der Folge versicherungspflichtig in der Renten-, Kranken- und Pflegeversicherung. Arbeitslosenversicherungspflicht tritt hingegen nicht ein. Ausgenommen von der Zusammenrechnung ist stets der zeitlich zuerst aufgenommene Minijob.

Daniela Karbe-Geßler