Experten antworten 7/2023
Arbeitsrechtliche Zuordnung der ersten Tätigkeitsstätte
Wir müssen gerade bei mehreren Mitarbeitern prüfen bzw. festlegen, wo die erste Tätigkeitsstätte ist. Wie gehen wir bei der Zuordnung der ersten Tätigkeitsstätte vor? Zählen nur die Angaben im Arbeitsvertrag oder könnten wir auch den Einsatzplan nehmen zur Beurteilung. Gingen auch mehrere „erste“ Tätigkeitsstätten?
Die erste Tätigkeitsstätte wird nach den gesetzlichen Bestimmungen (§ 9 Abs. 4 Einkommensteuergesetz (EStG) durch eine arbeitsrechtliche Zuordnung des Arbeitgebers getroffen. Dieser muss die Tätigkeitsstätte dokumentieren, zum Beispiel im Arbeitsvertrag oder aber auch in einem Einsatzplan. Vielleicht gibt es auch dienstliche Verfügungen oder Ähnliches.
Der Arbeitgeber könnte allerdings auch auf eine Zuordnung verzichten oder deutlich formulieren, dass es aus arbeitsorganisatorischen Gründen nicht möglich ist, eine erste Tätigkeitsstätte zu haben. Ein Arbeitnehmer könnte dann beispielsweise in verschiedenen Niederlassungen oder Filialen tätig werden. Der Arbeitgeber kann dann festlegen, dass als erste Tätigkeitsstätte diejenige gilt, an der der Arbeitnehmer nur in geringem Umfang tätig ist, es muss dann nicht die sein, wo er überwiegend arbeitet.
Dass ein Arbeitnehmer mehrere erste Tätigkeitsstätten in einem Dienstverhältnis hat, auch wenn er an mehreren Betriebsstätten des Arbeitgebers tätig ist, ist nicht möglich. Allerdings kann ein Arbeitnehmer mit mehreren Dienstverhältnissen auch in jedem dieser Arbeitsverhältnisse eine erste Tätigkeitsstätte haben.
Hinweis: Wenn ein Arbeitnehmer in einer Tätigkeitsstätte unbefristet oder für die Dauer des Dienstverhältnisses oder für mehr als 48 Monate tätig werden soll, handelt es sich um eine dauerhafte Zuordnung. Es handelt sich hier um eine zukunftsgerichtete Betrachtung.
Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte
Unsere Mitarbeiterin fährt jeden Morgen mit ihrem Pkw zur Arbeit. Für die Fahrten zwischen ihrer Wohnung und unserem Firmensitz zahlen wir einen Zuschuss von 0,30 Euro pro Kilometer. Wir haben andere Mitarbeiter, die nicht mit dem Pkw fahren, sondern lieber mit der Bahn. Diese bekommen steuerfrei ein monatliches Jobticket von uns. Wir haben nun unserer Mitarbeiterin auch ein Jobticket angeboten, sind uns aber unsicher, ob wir dieses auch steuerfrei gewähren können. Was müssen wir beachten?
Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, dass der Arbeitgeber eine unentgeltliche oder verbilligte Beförderung von Mitarbeitern zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte durch einen Zuschuss ermöglicht. Diese Zuwendungen sind steuer- und sozialversicherungspflichtig und entsprechend beim Lohnsteuerabzug und bei der Ermittlung der Sozialversicherungsbeiträge zu berücksichtigen.
Der Gesetzgeber hat aber die Möglichkeit geschaffen, solche Fahrtkosten steuerlich und zum Teil damit auch beitragsmäßig zu begünstigen.
Steuerlich begünstigt sind
- Sammelbeförderungen, die vom Arbeitgeber bereitgestellt werden;
- Fahrtkosten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, die ab dem ersten Entfernungskilometer mit der Entfernungspauschale als Werbungskosten vom Arbeitnehmer angesetzt werden können;
- Zuwendungen des Arbeitgebers für Fahrten von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte, die mit einer pauschalen Lohnsteuer von 15 Prozent besteuert werden.
Damit aber der pauschale Lohnsteuersatz von 15 Prozent zur Anwendung kommen kann, müssen die gewährten Zuschüsse zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden und die pauschal besteuerten Bezüge dürfen auch nicht den Betrag übersteigen, den der Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend machen könnte. Sozialversicherungsbeiträge würden für pauschal versteuerte Bezüge nicht anfallen, selbst dann, wenn der Arbeitgeber die Pauschalsteuer auf den Arbeitnehmer abwälzen würde.
Hinweis zu den Werbungskosten: Wenn ein Arbeitnehmer entsprechende Bezüge erhält, die pauschal versteuert werden, mindernd diese seine Werbungskosten. Diese kann er geltend machen in seiner Einkommensteuererklärung. Daher müssen die pauschal versteuerten Zuwendungen auf der Lohnsteuerbescheinigung in Zeile 18 gesondert ausgewiesen werden.
Janette Rosenberg,
alga-Fachreferentin und Mitglied des
alga-Competence-Centers,
stellvertretende Chefredakteurin der
Fachzeitschrift LOHN+GEHALT