Selbst abrechnen oder auslagern? : Die große Lohnfrage
Vom kleinen Handwerksbetrieb um die Ecke bis zum international agierenden Großunternehmen – so unterschiedlich Firmen und Branchen auch sind, die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung steht in jedem Unternehmen an. Für viele Betriebe stellt sich dabei eine große Frage: Sollen wir die Entgeltabrechnung intern erledigen oder an einen Dienstleister auslagern?
Die Antwort auf diese Frage unterscheidet sich von Betrieb zu Betrieb und ist von zahlreichen Faktoren abhängig. Diese sollten Unternehmen sorgfältig abwägen, um die beste Lösung für ihre individuellen Bedürfnisse zu finden. Doch welche Punkte spielen eine Rolle, wenn Unternehmen überlegen, ob sie den Lohn auslagern oder lieber selbst machen? Worauf sollten sie bei der Wahl eines Software- und Service-Partners achten? Dieser Artikel gibt einen kompakten Überblick und zeigt, wie moderne Dienstleister wie Agenda Unternehmen bei allen wichtigen Schritten unterstützen.
Intern vs. extern – diese Punkte müssen Unternehmen berücksichtigen
Zeit: Der Aufwand für die Lohnabrechnung ist ein entscheidender Faktor. Kleine Unternehmen mit einer begrenzten Anzahl von Mitarbeitern und vergleichsweise standardisierten Gehaltsstrukturen können in der Regel erheblich vom Lohn-Outsourcing profitieren. Externe Dienstleister verfügen über etablierte Prozesse und IT-Systeme, die eine effiziente Abwicklung ermöglichen. Für Unternehmen mit komplexen Gehaltsstrukturen und zahlreichen Sonderfällen kann hingegen eine interne Lohnabrechnung sinnvoller sein. Sie bietet mehr Kontrolle über die individuellen Anforderungen.
Kosten: Die Preise spielen eine bedeutende Rolle bei der Entscheidung für oder gegen Lohn-Outsourcing. Kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern finden in der Regel in der Auslagerung der Lohnabrechnung eine kostengünstige Lösung, da sie die Fixkosten einer internen Lohnfachkraft vermeiden. Unternehmen mit einer großen Belegschaft profitieren dagegen von den Skaleneffekten einer internen Lohnabrechnung, da die Kosten pro Mitarbeiter tendenziell sinken.
Datenschutz: Ein wichtiges Thema bei der Auslagerung von Lohnabrechnungen ist der Umgang mit den hochsensiblen Mitarbeiterdaten. Auch wenn ich jeder strikt an die strengen deutschen Datenschutzrichtlinien halten muss, ist ein vertrauensvolles Verhältnis zwischen Unternehmen und Lohndienstleister unerlässlich. Für diejenigen, die sensible Daten keinesfalls extern weitergeben möchten, erfordert die Lohnabrechnung eine interne Bearbeitung. Moderne Software und digitale Sicherheitsmaßnahmen stellen einen ausgezeichneten Schutz der Daten sicher.
Rechtssicherheit: Die Gewährleistung der rechtlichen Compliance in der Lohnabrechnung ist von großer Bedeutung. Lohn-Outsourcing-Dienstleister sind darauf spezialisiert, alle gesetzlichen Vorschriften und Verordnungen einzuhalten. Dies kann für Unternehmen, insbesondere für solche ohne spezialisiertes Personal, eine kostengünstige Möglichkeit sein, Rechtssicherheit zu garantieren. Wichtig: Unternehmen sollten immer auf eine Haftungsvereinbarung im Vertrag achten, damit sie im Notfall abgesichert sind. Bei der internen Lohnabrechnung trägt das Unternehmen selbst die volle Verantwortung für die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften. Moderne Software-Lösungen sind rechtlich zwar stets auf dem aktuellen Stand. Ausgebildete Lohnfachkräfte sowie regelmäßige Weiterbildungen und Vertretungsregelungen für Urlaube oder Notfälle sind dennoch unabdingbar.
Unternehmensstrategie: Outsourcing-Dienstleister liefern in der Regel eine standardisierte Dienstleistung pünktlich und korrekt – nicht mehr und nicht weniger. Unternehmen, die tiefergehende Einblicke in ihre Lohn- und Gehaltsdaten wünschen und diese zur Unternehmensführung nutzen möchten, sind mit einer internen Abrechnung besser bedient. Denn der große Vorteil einer eigenen Lohnfachkraft ist: Sie arbeitet exklusiv für das Unternehmen und verfügt über eine umfassende Kenntnis desselben. Auch komplexe Fragestellungen beantwortet sie als interner Dienstleister für die Belegschaft sowie für die Geschäftsleitung kurzfristig und liefert passende Auswertungen. Dies gewährleistet, dass das Unternehmen einen festen Ansprechpartner für alle Lohnthemen hat.
Fachkräftesuche: Allerdings stellt die Suche nach qualifizierten Fachkräften für die Lohnabrechnung für viele Unternehmen eine große Herausforderung dar. Betriebe, die Schwierigkeiten bei der Rekrutierung von Lohnexperten haben, können dieses Problem durch das vollständige Outsourcing ihrer Lohnabrechnung lösen. Externe Dienstleister verfügen in der Regel über hochqualifizierte Fachkräfte, die umfassende Erfahrung und das entsprechende Know-how besitzen. Insgesamt ist die Entscheidung zwischen interner Lohnabrechnung und Lohn-Outsourcing eine strategische Wahl, die von den individuellen Bedürfnissen, der Größe und den Zielen eines Unternehmens abhängt. Eine sorgfältige Analyse der genannten Faktoren ist unerlässlich, um die richtige Entscheidung zu treffen und sicherzustellen, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnung effizient, sicher und rechtlich einwandfrei durchgeführt wird.
Interne Lohnabrechnung: Mit der richtigen Software geht alles leichter
Mit dem richtigen Werkzeug geht die Arbeit leichter von der Hand. Das gilt auch und gerade für die Entgeltabrechnung. Entscheiden sich Unternehmen, den Lohn inhouse abzurechnen, ist die passende Software von elementarer Bedeutung. Worauf sie der bei Auswahl einer entsprechenden Anwendung achten sollten, zeigen folgende Punkte:
- Die Benutzeroberflächen einer Lohnsoftware sollten so gestaltet sein, dass sie für die Benutzer logisch und übersichtlich ist. Eine klare Struktur und leicht verständliche Menüs ermöglichen es den Mitarbeitern, sich schnell zurechtzufinden. Dies trägt nicht nur zur Effizienz bei, sondern reduziert auch die Wahrscheinlichkeit von Eingabefehlern. Benutzerfreundlichkeit ist entscheidend, da sie den Schulungsaufwand minimiert und die Produktivität steigert.
- Praktische Eingabemasken mit vorausgefüllten Formularfeldern erleichtern die Dateneingabe erheblich. Dies ist besonders wichtig, wenn Mitarbeiter wiederkehrende Daten eingeben müssen. Die zentrale Datenhaltung ermöglicht es, Informationen an einer Stelle zu speichern und automatisch in die relevanten Formulare einzufüllen. Dies spart Zeit und verringert das Risiko von Fehlern aufgrund von Dateninkonsistenzen.
- Eine moderne Lohnsoftware sollte die Möglichkeit bieten, Lohn- und Gehaltsdokumente sicher über die Cloud online zuzustellen. Dies erleichtert die Kommunikation zwischen Unternehmen und Mitarbeitern erheblich. Mitarbeiter können ihre Dokumente einfach online abrufen, was den Prozess beschleunigt und die Verwaltung von physischen Dokumenten überflüssig macht. Die Sicherheit der Datenübertragung und -speicherung ist hierbei von höchster Bedeutung.
- Die Integration des Melde- und Bescheinigungswesens in die Software vereinfacht den Umgang mit Behörden und die Einhaltung von rechtlichen Anforderungen. Wenn die Software in der Lage ist, Rückmeldungen von Behörden direkt zu verarbeiten, minimiert dies den manuellen Aufwand und senkt das Risiko von Fehlern bei der Einreichung von Meldungen und Bescheinigungen.
- Die Lohnsoftware sollte in der Lage sein, verschiedene Arten von Löhnen und Gehältern abzurechnen. Zu den bekanntesten Fällen neben dem Standardlohn gehören hierbei Tarif-, Pflege- und Baulöhne. Die Software sollte die Anpassung an unterschiedliche Entgeltmodelle und Branchenstandards ermöglichen, um den individuellen Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden.
- Die Möglichkeit, leicht verständliche Auswertungen und Analysen zu erstellen, ist für Unternehmen von unschätzbarem Wert. Dies ermöglicht es, Einblicke in die Lohn-und Gehaltsstruktur zu gewinnen, Trends zu identifizieren und strategische Entscheidungen auf der Grundlage von Daten zu treffen. Eine gute Lohnsoftware bietet vielfältige Reporting-Funktionen und ermöglicht es den Nutzern, Berichte nach ihren individuellen Anforderungen anzupassen.
- Kostenlose Updates: Da sich Gesetze und Vorschriften im Bereich der Lohnabrechnung ständig ändern, ist es entscheidend, dass die Lohnsoftware regelmäßige Updates erhält. Diese Updates sollten kostenlos sein und sicherstellen, dass die Software immer auf dem aktuellen rechtlichen Stand ist. Dies minimiert das Risiko von Fehlern und Compliance-Problemen, die zu rechtlichen Konsequenzen führen können.
Unternehmen sollten die Wahl des richtigen Anbieters sorgfältig durchdenken. Es ist ratsam, verschiedene Optionen zu vergleichen und sicherzustellen, dass die ausgewählte Software die spezifischen Anforderungen und Bedürfnisse des Unternehmens erfüllt. Eine professionelle Software wie die von Agenda deckt die oben genannten Kriterien automatisch ab. Mit der leistungsstarken und gut integrierten Lohnsoftware sparen Unternehmen nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern stellen auch sicher, dass ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung stets korrekt ist.
Der schnellste Weg zum Lohn-Wissen
Trotz professioneller Software erfordert die Lohnabrechnung in Unternehmen nach wie vor ein hohes Maß an Fachwissen. Die stetig wechselnden rechtlichen Rahmenbedingungen und komplexen Abrechnungsprozesse machen es notwendig, dass Lohnfachkräfte kontinuierlich auf dem aktuellen Stand bleiben. In diesem Kontext lohnt sich für Unternehmen ein Angebot wie der Lohn-Xpert von Agenda. Eine innovative Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Lohnabrechnung intern effizienter zu gestalten und gleichzeitig das erforderliche Fachwissen zu gewährleisten.
Der Service bietet Unternehmen die Möglichkeit, das Fachwissen ihrer Lohnfachkräfte kontinuierlich zu erweitern und zu vertiefen. Dies geschieht durch praxisorientierte Online-Seminare, die speziell auf die Bedürfnisse der Lohnabrechnung zugeschnitten sind. Im Fall des Lohn-Xpert werden diese von den ausgewiesenen Lohnsteuer- und Sozialversicherungsexperten der Nautilus Akademie durchgeführt. Dank des hohen Praxisbezugs können Teilnehmer das vermittelte Wissen leicht nachvollziehen und schnell auf die eigene Firmensituation übertragen. Dadurch führen Lohnfachkräfte die Lohnabrechnungstätigkeiten effizient und sicher aus, ohne sich in den komplexen Gesetzestexten zu verlieren.
Einzigartig: der Lohn-Xpert mit eigener Rechtshotline
Der Lohn-Xpert bietet nicht nur regelmäßiges Fachwissen, sondern auch umfassende Unterstützung bei juristischen Fragen rund um den Lohn – dank eigener Rechtsauskunft. So erhalten Unternehmen eine feste Anlaufstelle für ihre rechtliche Sicherheit. Diese Auskünfte erfolgen aus Arbeitgeber-Perspektive und dienen der Orientierung und Einschätzung des jeweiligen Sachverhalts.
Ob es sich um steuer- oder sozialversicherungsrechtliche Fragen handelt, der Lohn-Xpert steht den Nutzern zur Seite. Nach einer kostenfreien Erstanfrage erhalten sie innerhalb von zwei Werktagen ein Angebot mit Zeit- und Kostenabschätzung für die individuelle Bearbeitung ihres Falls. Dies ermöglicht fundierte Entscheidungen und eine rechtliche Absicherung.
Last, but not least unterstützt der Service Betriebe dabei, die Abläufe der Lohn- und Gehaltsabrechnung effizienter zu gestalten. Durch praktische Arbeitshilfen und detaillierte Prozessbeschreibungen verschiedener Abrechnungstätigkeiten gewinnen Lohnfachkräfte bei vielen Abläufen die Sicherheit, dass sie alle notwendigen Informationen einholen und keine Arbeitsschritte oder Fristen übersehen.
Agenda ist nicht nur ein Softwareentwickler, der seinen Kunden ein professionelles Lohnprogramm bietet, sondern ein Partner, der durch sein Dienstleistungsangebot Kunden eine Rundum-sorglos-Betreuung bereitstellt.
So sichern sich Unternehmen gegen Notfälle ab
Mit der richtigen Software und passenden Weiterbildungen erledigen Unternehmen die Lohnabrechnung sicher und korrekt intern. Doch gerade dann, wenn nur ein oder zwei Fachkräfte die Entgeltabrechnung stemmen, ist das Ausfallrisiko besonders hoch. Was passiert, wenn Krankheit oder eine spontane Kündigung dafür sorgen, dass der Lohn liegen bleibt?
Für solche Fälle sollten sich Unternehmen rückversichern. Zum Beispiel mit dem Lohn-Notfall-Service von Agenda. Kommt es zum Ernstfall, springen erfahrene Lohnprofis ein und übernehmen die gesamte Entgeltabrechnung innerhalb von nur 48 Stunden. Dazu zählt neben der Erstellung der Lohnabrechnung auch die Übernahme des gesamten Melde- und Bescheinigungswesens sowie des Zahlungsverkehrs. In Kombination mit den passenden Software- und Service-Angeboten sind Betriebe so ideal aufgestellt, um die Vorteile der internen Lohnabrechnung bestmöglich für sich zu nutzen.
Lohn-Outsourcing: So finden Unternehmen den richtigen Dienstleister
Trotz eines solchen Gesamtpakets fühlen sich nicht alle Unternehmen wohl mit der internen Lohnabrechnung. In solchen Fällen ist das Outsourcing der Entgeltabrechnung die richtige Option. Dadurch erhalten Unternehmen auf einen Schlag eine vollständige Lohnabteilung und die Gewissheit, dass alles pünktlich und korrekt erledigt wird. Um den für sich passenden Partner zu finden, sollten Unternehmen einige Bewertungskriterien bei der Auswahl in Betracht ziehen.
Grundsätzlich stehen Firmen vor der Frage: Was soll der Dienstleister alles erledigen? Gerade bei einem kleineren Betrieb lohnt sich der Gang zum Full-Service-Anbieter – also dem Steuerberater. Denn hier erhält er nicht nur die komplette Lohn- und Gehaltsabrechnung, sondern alles von der Buchführung über die steuerliche bis hin zur betriebswirtschaftlichen Beratung. Da viele Betriebe bereits ein Mandat bei einem eigenen Steuerberater haben, besteht zudem schon eine vertrauensvolle Basis für die Auslagerung des Lohns.
Für Unternehmen mit einem größeren Mitarbeiterstamm, die die Aufgaben des internen und externen Rechnungswesens in Eigenregie erledigen, ist ein klassischer Lohn-Dienstleister die ideale Wahl. Denn oftmals nimmt mit steigender Mitarbeiterzahl sowohl die Häufigkeit von Spezialfällen sowie die gesamte Komplexität der zu erledigenden Lohnabrechnung zu. Professionelle Anbieter wie Agenda sind auf die Herausforderungen der Lohn- und Gehaltsabrechnung besonders spezialisiert.
Um ein vergleichbares Bild zu malen: Während der Steuerberater wie der Allgemeinarzt bei vielen unterschiedlichen Themen unterstützt, verfügen Lohn-Dienstleister ähnlich wie Fachärzte in ihrem speziellen Themengebiet über besonders herausragende Kenntnisse. Entsprechend erledigen sie auch komplexe Spezialfälle, die über den Standardlohn hinausgehen, immer schnell und korrekt.
Bei der Preisgestaltung werben viele Anbieter mit besonders günstigen Konditionen. Häufig beinhalten diese Basisangebote allerdings nur das absolute Minimum an Leistungen, während viele Bestandteile der normalen Lohnabrechnung mit hohen Zusatzkosten verbunden sind. Die Preisgestaltung des Dienstleisters sollte also möglichst transparent sein, damit Unternehmen genau wissen, welche Leistungen im Preis enthalten sind und welche nicht. So schützen sie sich vor teuren Überraschungen am Monatsende.
Erfahrung und Wissen sind bei einem hochkomplexen Thema wie dem Lohn unabdingbar. Entsprechend sollten Unternehmen bei der Wahl ihres Anbieters auf Qualifikationen und Kompetenznachweise achten. So bietet Agenda beispielsweise neben einer modernen Lohn-Software, mit der jedes Jahr rund 12 Millionen Abrechnungen erstellt werden, auch Lohn-Outsourcing für Unternehmen an. Ein großer Bonus: Durch die Entwicklung der Lohn-Software ist Agenda über rechtliche Änderungen im Entgeltbereich früher informiert als Standard-Dienstleister. Das bedeutet, dass entsprechend auch Agenda-Kunden früher über gesetzliche Neuerungen Bescheid wissen.
Fazit: Auf den Partner kommt es an
Bei der Wahl zwischen interner Lohnabrechnung und dem Lohn-Outsourcing an einen Dienstleister gibt es kein Richtig oder Falsch. Es ist eine strategische Wahl, die von den individuellen Zielen eines Unternehmens abhängt. Wichtig ist nur, dass Firmen die für sich passende Wahl treffen und dabei auf den richtigen Partner für ihre Bedürfnisse setzen. Denn die sorgfältige Auswahl eines qualifizierten Lohn-Dienstleisters kann dazu beitragen, die Vorteile des Lohn-Outsourcings zu maximieren und die potenziellen Nachteile zu minimieren. Gleiches gilt für den umgekehrten Fall. Mit einem vertrauensvollen Partner im Rücken erledigen Betriebe ihre Lohnabrechnung sicher intern, profitieren von allen damit einhergehenden Vorteilen und sind im Ernstfall trotzdem nicht allein.
Josef Hofstetter ist Experte für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Als Leiter Vertrieb Neukunden bei Agenda kennt er sich sowohl mit Software- und Service-Lösungen für die interne Lohnabrechnung als auch mit Lohn-Outsourcing bestens aus.