Die Versorgungsfestsetzung im öffentlichen Dienst : Die hohe Schule der Personalarbeit
Die Festsetzung der Bezüge von Versorgungsempfänger:innen und deren Hinterbliebenen stellt für die HR-Fachkräfte im öffentlichen und kirchlichen Bereich eine besonders große Herausforderung dar. Es gilt, eine gewaltige Zahl an einschlägigen rechtlichen Bestimmungen einzuhalten, um alle Abläufe korrekt zu gestalten. Dies alles kostet Zeit und birgt Risiken. Gefordert sind effiziente Lösungen für diese große Aufgabe.
Versorgungsempfänger:innen in Deutschland
In unserem Land gibt es aktuell rund 1,8 Millionen Versorgungsempfänger:innen. Es handelt sich hierbei um pensionierte Beamt:innen, Soldat:innen, Richter:innen oder Geistliche sowie ihre Hinterbliebenen. Die Zahl der Versorgungsempfänger:innen wird aufgrund des demografischen Wandels n den nächsten Jahren stark ansteigen, von den derzeit vier Millionen aktiven Beamt:innen in Deutschland werden viele in den Ruhestand gehen.
Der Prozess „Versorgung“
Der Geschäftsprozess der Versorgungsfestsetzung in den Bereichen Bund, Länder, Kommunen und Kirche ist eine anspruchsvolle Sache. Die korrekte manuelle Durchführung einer einzigen Versorgungsfestsetzung kostet selbst bestens geschulte Sachbearbeiter:innen mindestens einen halben Tag Arbeit, komplexere Gestaltungen entsprechend mehr. Wo viel beachtet und gerechnet werden muss, kommt es zudem leicht zu folgenschweren Fehlern.
Varianten der Versorgungsfestsetzung
Es gibt viele Arten der Versorgungsfestsetzung, angefangen mit der klassischen Erstfestsetzung bei Eintritt in den Ruhestand. Auch die Hinterbliebenenfestsetzung bei Tod einer Beamtin oder eines Beamten ist von hoher Bedeutung, ebenso wie Änderungsfestsetzungen bei notwendigen Anpassungen. Hinzu kommen informatorische Festsetzungen als Auskunft über zukünftige Versorgungsbezüge sowie Auskünfte an Rentenversicherungsträger oder Familiengerichte bei Scheidungen.
Unterstützung durch Software
Zur Versorgungsfestsetzung sind viele persönlichen Daten und spezielle Merkmale der Betroffenen notwendig, ebenso wie Beschäftigungszeiten, Freistellungszeiten, Kindererziehungszeiten und Zurechnungszeiten. Die manuelle Recherche und Eingabe all dieser Angaben ist sehr zeitaufwendig und risikobehaftet. Deshalb empfiehlt sich die Nutzung einer modernen Software für die Versorgungsfestsetzung, welche in ein integriertes HR-System eingebettet ist. Eine solche Lösung stellt sicher, dass sämtliche Informationen im jeweils aktuellen Erfassungsstand vorhanden sind und auf einfache Weise übernommen werden können. Die Daten werden zudem automatisch auf Fehler geprüft und können nach erfolgreicher Versorgungsfestsetzung an die Entgeltabrechnung übertragen werden.
„Die Versorgungsfestsetzung wird immer wichtiger!“
Karina Gothe ist für das Produkt KIDICAP Versorgungsfestsetzung verantwortlich. Im Gespräch erläutert die renommierte Expertin wichtige Fakten zu diesem komplexen Thema.
Frau Gothe, welche Hauptfelder hat die Versorgungsfestsetzung?
Der Standardfall ist der Eintritt eines Beamten oder einer Beamtin in den Altersruhestand, wobei es hier eine sehr große Spreizung mit Blick auf die Komplexität geben kann, man denke hier insbesondere an Beamte und Beamtinnen mit Zeiten in der Privatwirtschaft, Zeiten in Teilzeit etc.
Weiterhin gibt es eine wachsende Zahl an Fällen mit Vorruhestand – für die verschiedene Konstellationen von informatorischen Auskünften im Vorfeld erstellt werden können. Dazu kommen die Versorgungsausgleiche bei Scheidungen, außerdem Hinterbliebenenfestsetzungen. Das Feld ist beinahe unerschöpflich (lacht).
Wie müssen wir uns die Abwicklung einer Versorgungsfestsetzung vorstellen, wenn keine moderne Software-Lösung unterstützt?
Der Aufwand für Praktiker:innen beträgt bei manueller Errechnung aller relevanten Zahlen pro Fall zwischen einem halben und einem ganzen Arbeitstag – je nach Komplexität. Die Dinge müssen dann von Hand ausgerechnet werden, die Dienstzeiten, die Bezüge, alles eben. Dazu kommt das Risiko von Rechenfehlern. Mit einer intelligenten Software dauert die gesamte Abwicklung hingegen nur ein paar Minuten pro Fall. Zunehmend größere Bedeutung erlangen übrigens auch die informatorischen Auskünfte, weil die Menschen früher in Rente gehen und ihre Abschläge erfahren wollen. Wenn Sie das alles manuell rechnen müssten, bleibt Ihnen keine Zeit mehr für andere Arbeiten.
Was sind die Hauptfehlerquellen bei der Versorgungsfestsetzung?
Eine falsche rechtliche Bewertung ist die größte Fehlerquelle, zum Beispiel von Dienstzeiten oder bei der Berücksichtigung von Anrechnungsvorschriften. Das Feld ist riesig, die Fehlerquellen insofern enorm, denn es müssen sehr viele Vorschriften eingehalten werden.
Wird das Thema Versorgungsfestsetzung vor dem Hintergrund des demografischen Wandels an Bedeutung gewinnen?
Selbstverständlich, die geburtenstarken Jahrgänge gehen auch im Bereich der Beamt:innen in stetig wachsender Zahl in den Ruhestand. Da kommt extrem viel Arbeit auf die Personalabteilungen zu – und die sollten sich wappnen!