Zeit zum Umdenken : Warum Payroll neue Perspektiven braucht
Die Lohnabrechnung ist einer der wichtigsten Prozesse in Unternehmen – und einer der komplexesten. Doch statt ihn zu modernisieren, bleiben viele Unternehmen lieber beim Status quo. Natascha Moore, Head of Payroll Service bei Personio, wagt einen Erklärungsversuch und zeigt auf, warum ein Umdenken beim Thema Payroll mit ungeahnten Potenzialen verbunden ist.
Die Lohnabrechnung ist die Basis für ein funktionierendes Unternehmen. Laut einer Studie von Personio bildet für 68 Prozent der Mitarbeitenden das Gehalt den wichtigsten Faktor in ihrem Arbeitsverhältnis – damit ist es ein wichtiger Hebel für Motivation und Mitarbeiterbindung. Zugleich bilden Gehälter mit rund 60 Prozent den teuersten Kostenpunkt für Unternehmen. Kein Wunder, dass sich HR-Verantwortliche beim Thema Payroll keine Fehler erlauben können.
Automatisierung? Fehlanzeige.
Man könnte denken, dass ein so essentieller Prozess feinjustiert und hochgradig automatisiert ist, um das Fehlerrisiko zu senken. Leider ist in vielen Unternehmen das Gegenteil der Fall. Während sich die Welt ständig verändert und weiterentwickelt – man denke an Technologien wie ChatGPT –, scheinen viele Abrechnungsprozesse aus der Steinzeit zu stammen. Oft werden sogar Systeme genutzt, die vor der Digitalisierung aufgesetzt wurden, die also mehr als 20 Jahre alt sind. So wird der Payroll-Prozess komplex, zeitaufwändig, fehleranfällig und zum Blocker für effizientes Arbeiten im Unternehmen.
Viele der Verantwortlichen waren während ihrer Berufslaufbahn schon einmal mit Problemen bei der Lohn bzw. Gehaltsabrechnung konfrontiert – z. B. falsche Berechnungen, verspätete oder fehlerhafte Zahlungen an Mitarbeitende, versäumte Fristen. Payroll-Verantwortliche versuchen deshalb, die Kontrolle zu behalten, frei nach dem Motto: „Wenn du willst, dass es gut wird, mach es selbst.“ Das geht so weit, dass 67 Prozent sogar rund um die Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung keinen Urlaub nehmen, damit sie bei Fehlern schnell agieren können. Ob Payroll-Verantwortliche so wirklich den Prozess kontrollieren – oder nicht eher der Prozess sie –, ist fraglich.
Im Status quo zu verharren, mag sich einigen als sichere Variante präsentieren – ist es aber nicht. Denn notwendige Veränderungen wie eine Digitalisierung wichtiger Prozesse auf später zu verschieben, wird letztlich immense Kosten für das ganze Unternehmen verursachen. Eine höhere Fehleranfälligkeit der aktuellen Prozesse und bereits digital aufgestellte Wettbewerber sind nur zwei kleine Punkte, die man hier aufführen kann.
Warum effiziente Payroll-Prozesse entscheiden
Laut 69 Prozent der Payroll-Verantwortlichen ließe sich Zeit sparen, indem die Vorgehensweise bei der Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung verbessert wird. Automatisierungen sind dafür der Schlüssel: Händische Arbeit ist fehleranfällig.
Ein Großteil der Payroll-Arbeit liegt darin, Daten von A nach B zu übertragen, zu prüfen und nochmal zu prüfen. Was wäre also, wenn HR- und Payroll-Prozesse an einer zentralen Stelle zusammengeführt werden? Wenn Daten automatisch und in Echtzeit geprüft würden, Fehler von selbst hervorgehoben würden und die Compliance eingebaut wäre? Das haben wir uns auch gefragt – und deshalb Personio Payroll entwickelt.
Mit Personio Payroll versuchen wir, genau das zu tun: Wir eliminieren die Komplexität im Payroll-Prozess, damit HR- und Payroll-Verantwortliche sich auf das Wesentliche konzentrieren können.